Asiakastarina: Itä-Göötanmaan alue
Itä-Göötanmaan alueen työntekijät ovat useiden vuosien ajan antaneet palautetta työtilanteestaan kiinnittämällä viikoittain erivärisiä magneetteja valkotaululle. Tapa on varsin yleinen julkisella sektorilla. Vihreät, keltaiset ja punaiset magneetit kertovat kunkin osaston senhetkisestä tilanteesta. Ongelmana on, että tilannekatsaus koskee vain kyseistä hetkeä. Esihenkilöt eivät pysty seuraamaan tilanteen kehittymistä kovin helposti. He eivät myöskään saa automatisoitua apua sen suhteen, miten värimagneettien kulloisenkin määrän mukaan pitäisi toimia.
Alueen henkilöstöstrategi ja hallintopäällikkö Linus Lanker kollegoineen näki tilanteessa paljon parannettavaa ja päätti digitalisoida työntekijäpalautteen seurannan.
– Päätimme aloittaa digitaaliset henkilöstömittaukset. Pulse oli luonnollinen valinta, sillä käytimme Graden työkaluja jo valmiiksi oppimisessa, osaamisen hallinnassa ja kehityskeskusteluissa. Halusimme mahdollisimman joustavan työkalun, ja Grade vastasi toiveitamme, Linus kertoo.
Ratkaisu
Henkilöstömittausten lähettäminen alkoi syksyllä 2019, ja niiden julkaisuväli vaihteli eri toimintojen toiveiden mukaan. Osa esihenkilöistä lähetti mittauksia kerran viikossa, osa joka toinen tai joka kolmas viikko. Kyselylinkit lähetetään sähköpostitse, ja kyselyyn voi vastata mobiililaitteella tai tietokoneella. Kaikki vastaukset ovat anonyymejä.
– Kyselyihin vastaamisen on oltava helppoa. Jos työntekijä vastaa pelkästään arviointikysymyksiin, vastaaminen kestää enintään 10 sekuntia. Kysymysten lisäksi työntekijät voivat antaa esihenkilöilleen palautetta ja valita, käsitelläänkö heidän vastauksensa anonyymisti vai ei, Linus jatkaa.
Esihenkilöt voivat seurata mittaustuloksia reaaliaikaisesti Grade-alustan kautta. Näkymä kertoo uusimpien palautteiden keskiarvon sekä mitattavien aihealueiden pitkäaikaisen kehityksen. Esihenkilöt saavat toimenpide-ehdotuksia tilanteen parantamiseksi kyselyssä huonoiten menestyneiden osa-alueiden perusteella. He näkevät myös työntekijöiden kommentit ja voivat ottaa asian käsiteltäväkseen saman tien.
Lopputulos
Niin työntekijät kuin esihenkilötkin ovat ottaneet Pulse-työkalun hyvin vastaan. Merkittävin muutos aikaisempaan magneettimittaukseen on se, että kaikilla työntekijöillä on samat mahdollisuudet saada äänensä kuuluviin. Vuonna 2020 useat työntekijät siirtyivät etätöihin, ja oman työtilanteen arvioiminen digitaalisesti muuttui entistäkin merkityksellisemmäksi. Esihenkilöt arvostavat työntekijöiltä saamaansa palautetta, ja Grade-alustan yksinkertaisen käyttöliittymän avulla he voivat seurata, mitkä osa-alueet kaipaavat erityishuomiota. Alusta antaa myös konkreettisia ja käytännöllisiä vinkkejä mitattujen osa-alueiden pohjalta.
Työntekijöiltä jatkuvasti saatu palaute auttaa esihenkilöitä huomaamaan, mikä aihe on pinnalla milloinkin, ja tarjoaa heille luonnollisen tavan käydä dialogia työntekijöiden kanssa eri aihealueisiin liittyen. Asiat, jotka eivät välttämättä ennen kantautuneet esihenkilöiden korviin, tulevat nyt esille, ja niihin voidaan reagoida välittömästi.
– Sanoisin vinkiksi niille, jotka ovat alkumetreillä henkilöstömittausten kanssa, että kyselyihin vastaamisen tärkeyttä kannattaa painottaa. Älkää myöskään keskittykö pelkästään niihin aihealueisiin ja osastoihin, jotka saavat huonoja tuloksia. Myös positiivisten tulosten ja toimivien toimintatapojen analysointi on tärkeää. Miksi juuri tämä tiimi on niin hyvä? Kuinka vaalimme hyvää, ja kuinka levitämme sitä myös muualle organisaatiossa?
