Digitaliser organisasjonens opplæring – Fra onboarding til offboarding
Opplæring, informasjon og kommunikasjon i en organisasjon er komplekst. Mengder av informasjon er nødvendig fra øyeblikket du starter i bedriften, gjennom hele arbeidsforholdet og til den dagen du slutter. Hvor mye tid og ressurser kan dere spare på å digitalisere all opplæringen?
De ansatte trenger opplæring og informasjon i alt fra obligatoriske rettigheter, retningslinjer på arbeidsplassen, sikkerhetshensyn, lovpålagte sertifikater og mer skreddersydd opplæring for å kunne utføre jobben de er satt til å gjøre. Å digitalisere denne informasjonen og opplæringen er en effektiv måte å forbedre ansattes utvikling, og sikre at bedriften har gitt den nødvendige informasjonen som trengs for å sikre effektiv informasjonsflyt og kontinuerlig kompetanseutvikling.
Et digitalt læringssystem vil absolutt løse utfordringer knyttet til tid, ressurser og kvalitet i opplæringsprosesser.
Hva betyr digitalisering av opplæring?
Digitalisering handler om å overføre tradisjonelle opplæringsmetoder til en digital plattform, hvor læring skjer online, og alle administrative oppgaver knyttet til opplæring automatiseres. Dette sparer ikke bare tid, men sikrer også at opplæring er tilgjengelig når som helst og hvor som helst. Det betyr mindre administrativt arbeid for HR og ledere, som kan fokusere på å utvikle talentene sine fremfor å bruke tid på å følge opp kurs og sertifiseringer manuelt.
Fra onboarding til offboarding - en sømløs læringsreise
Onboarding
Med et digitalt system blir onboarding langt mer effektivt. I det øyeblikket en kandidat signerer en arbeidskontrakt hos dere, bør læringsreisen være i gang. Nå er de aller fleste spente og klare til å bli bedre kjent med sin nye arbeidsgiver. I denne fasen kan dere starte med å gi innlogging til deres digitale læringsplattform, og gi tilgang til introduksjonsvideoer, og nyttig informasjon knyttet til arbeidsforholdet.
Når den nyansatte er på plass, er det mengder med informasjon som trengs før de setter i gang med oppgavene sine. Det kan være obligatoriske kurs om sikkerhet, GDPR eller lignende. Slike videoer kan lages og brukes om og om igjen. I stedet for å bruke tid på å manuelt organisere kurs for nyansatte, kan digital opplæring tilrettelegge ferdige opplæringsløp for ulike roller. Det gir tilgang til ferdiglagde kurs, statistikk og rapporter som viser hvilke kurs den nyansatte har fullført, slik at HR har full oversikt. Ved å strukturere onboarding digitalt, reduseres faren for dårlig onboarding som kan føre til høy turnover.
Les mer om onboarding: Skap den beste starten for nye medarbeidere
Kontinuerlig opplæring og utvikling:
En annen fordel med et digitalt læringssystem er at det gir mulighet for kontinuerlig kompetanseutvikling. Dette er spesielt viktig for å beholde og utvikle ansatte, og unngå at de mister kompetanse på grunn av manglende opplæring. Gjennom bruk av et opplæringsbank med ferdiglagde kurs, kan ansatte enkelt tilegne seg ny kompetanse i tråd med organisasjonens behov. Kursene kan gjøres obligatoriske og være knyttet til en ansatts utviklingsplan, eller være valgfrie og tilgjengelig ved behov. HR har hele veien full oversikt over hvilke kurs den ansatte har tatt.
Les mer om kompetanseutvikling: 3 tips for digital kompetansekartlegging
Compliance og sertifiseringer:
I mange bransjer er det krav til at ansatte har spesifikke sertifiseringer og kurs. Dette kan være tidkrevende å administrere manuelt, og ofte er sertifiseringen gått ut før man rekker å oppdatere kursene. Med digitalisert opplæringssystem kan HR følge med på hvem som har gjennomført nødvendige sertifiseringer, og når de må oppdateres. I tillegg får de ansatte varsel når det nærmer seg ny sertifisering. Det sikrer at organisasjonen alltid er i samsvar med regulatoriske krav, noe som er essensielt innenfor blant annet bygg og anlegg eller helse- og sikkerhetssektorer.
Offboarding:
Når en ansatt forlater organisasjonen, er det like viktig å ha en plan for overføring av kompetanse. Med en digital læringsplattform kan du ha oversikt over hva slags opplæring de ansatte har gjennomført, slik at deres kunnskap kan videreføres til andre i teamet. Dette gjør offboarding til en mye mer kontrollert og effektiv prosess. Dere kan også lage videoer som forteller hva den ansatte må huske på før de avslutter sitt arbeidsforhold. Det kan være innlevering av nøkler og nøkkelkort, sletting av brukerkontoer eller andre ting som er viktig å huske på i denne fasen.
Les mer om offboarding: Positiv offboarding styrker deres employer brand.
Hva løser digitalisering av opplæring?
- Redusert tid og kostnad: Å sende ansatte på eksterne kurs kan være dyrt og tidkrevende. Med digital opplæring kan organisasjoner spare penger på både kurskostnader og tapt arbeidstid, ettersom kursene kan gjennomføres når det passer den ansatte.
- Tilgjengelighet og fleksibilitet: Ansatte kan ta kursene når det passer dem, noe som gjør det enklere å integrere læring i en travel arbeidsdag.
- Økt kontroll og kvalitet: Ved å digitalisere opplæringen får ledere tilgang til statistikk som viser hvilke kurs som er gjennomført og hvilke som fortsatt gjenstår. Det gir også en god oversikt over viktige sertifiseringer. Dette gir full kontroll over de ansattes opplæring og utvikling, og sørger for at ingen viktig sertifisering eller kompetanse faller mellom to stoler.
- Økt tilfredshet på arbeidsplassen: Ansatte som har mulighet til å utvikle seg og tilegne seg nye ferdigheter, er mer fornøyde og blir lengre i organisasjonen. Dette bidrar til lavere turnover, som i seg selv sparer penger og sikrer at organisasjonen beholder dyktige medarbeidere.
Klar for å digitalisere organisasjonens opplæring?
Ved å implementere et digitalt læringssystem som Grade Learning, er organisasjonen din godt rustet for fremtidens utfordringer. Ikke bare sikrer du at ansatte har de nødvendige ferdighetene for å lykkes i dag, men du legger også grunnlaget for at de kan utvikle seg i takt med markedets krav.
Vil du vite mer om hvordan digitalisering av opplæring kan forandre din organisasjon? La oss hjelpe deg i gang med å gjøre læringsreisen sømløs fra start til slutt!