Refensa er kollegaen som jobber døgnet rundt

Majoriteten av rollene hos Securitas er kollektivansatte. Det er en personalintensiv bransje der de ansatte på ulike måter jobber med å levere sikkerhetstjenester til Securitas’ kunder. Dette i roller som vektere, ordensvakter, sikkerhetsvakter, butikkkontrollører, hundeførere, flyplasskontrollører osv. Felles for de ulike rollene er at de ansatte ofte er ute hos Securitas’ kunder, og majoriteten av rekrutteringene er sesongbaserte, spesielt til sommersesongen.

– Vi rekrutterer omtrent 2000 medarbeidere per år, og cirka 1300–1400 av disse er personell vi rekrutterer til sommeren. Det blir volumrekruttering i stor grad, og vi håndterer veldig mange stillinger over hele landet, forteller Marcus.

For å kvalitetssikre og effektivisere rekrutteringsprosessen bruker de en rekke verktøy, deriblant Refensa.

– Vi mottar omtrent 50 000 søknader per år, og å redusere dette antallet til 2000 er en veldig stor jobb hvis man ikke bruker smarte utvalgsverktøy. Vi jobber kompetansebasert og ønsker å være rettferdige mot kandidatene, samtidig som det skal være bærekraftig for de som jobber med rekrutteringen. Refensa er et av mange systemer som gjør det mulig for oss å håndtere denne store kandidatmengden, fortsetter han.

Refensa ble introdusert med en pilot i 2021, og deretter ble det implementert i hele virksomheten.

– Årsaken til at vi implementerte det i hele virksomheten var primært to ting. Den ene var å validere selve rekrutteringsprosessen og sikre at referanseinnhentingen som steg gjøres kompetansebasert og strukturert. Våre referanseinnhentinger må være så gode som mulig, og vi ønsket å standardisere dette slik at alle referanser får de samme spørsmålene, sammenlignet med en telefonsamtale. Den andre årsaken var effektivitetsgevinsten. Vi håndterer en veldig stor mengde kandidater, og for oss som sikkerhetsselskap er referanseinnhenting et svært viktig steg. Vi minimerer risikoen for at en stresset rekrutterer ringer. Vi sparer tid som rekruttereren kan bruke på viktigere ting enn selve samtalen. Dette gjør også at vi ikke er avhengige av arbeidstidene våre. Refensa som kollega er aldri syk, tar aldri ferie og jobber døgnet rundt. Referansesjekken kan gjennomføres på kveldstid, om natten eller i helgene.

Referansesjekk er et viktig steg i alle rekrutteringer, men gitt den bransjen Securitas er i, blir det ekstra viktig.

– Det er vanskelig å bli ansatt hos oss, og det skal det være, med tanke på de oppgavene vi jobber med. Det er viktig at prosessen blir så objektiv og kompetansebasert som mulig.

Securitas bruker SmartRecruiters som ATS, og det finnes en integrasjon direkte til Refensa. Det innebærer at når kandidaten når steget for referansesjekk, sendes det automatisk en e-post til Refensa, og kandidaten må oppgi kontaktinformasjon til sine referanser. Så snart referansesjekken er fullført, får rekruttereren en melding om at det er ferdig. De har også vært involvert i flere av produktets forbedringer de siste årene.

– Det er en del av et samarbeid å utvikle hverandre, og vi opplever at Refensa og Grade har vært imøtekommende.