Optimaliser rekrutteringsprosessen med digital referansesjekk: Fem fordeler for effektiv og pålitelig ansettelse

Skal dere ansette en ny medarbeider? En måte å få oversikt over hvordan personen har fungert i ulike situasjoner på en arbeidsplass er å sjekke referanser. Men hvordan kan du være sikker på at referansen du ringer virkelig er en tidligere sjef eller kollega? Og når og hvordan er den beste måten å kontakte referansen?

Å rekruttere “feil” person til en stilling koster i gjennomsnitt 700 000 kroner. I tillegg bruker hele organisasjonen tid og energi på opplæring og på å bli kjent med den nyansatte. Å sikre at man rekrutterer riktig person er derfor viktig for hele organisasjonen.

Å gå på “magefølelsen” eller “lese mellom linjene” når man rekrutterer er noe man bør unngå gjennom hele rekrutteringsprosessen. Man er mer tilbøyelig til å like personer som er mer lik en selv, selv om det kanskje er en annen personlighetstype som trengs for at kompetansen i organisasjonen skal bli komplett.

Dette gjelder selvfølgelig i like stor grad når det er tid for å ta referanser. Når man snakker med en person, har man en tendens til å bli subjektiv og lese mellom linjene, noe som kan føre til at man tolker personen feil og fatter feilaktige beslutninger.

Når man i stedet bruker digital referansesjekk, reduseres risikoen for subjektivitet da prosessen skjer standardisert på samme måte hver gang. Spørsmålene bestemmes på forhånd. Alle referansepersoner får de samme spørsmålene som stilles på samme måte, noe som gjør at kvaliteten på svarene forbedres, og resultatene blir enklere å sammenligne. Dette sikrer også at ikke diskriminerende spørsmål og oppfølgingsspørsmål blir stilt under referansesjekken.

Nødvendig med referanse innhenting

En måte å sikre at en søkerkandidat har den kompetansen og erfaringen som organisasjonen søker, er å bruke referansesjekk. Ut fra arbeidsforholdet som referansepersonen og kandidaten har hatt, kan referansepersonen vurdere kandidatens potensial og verdsette kandidatens arbeidsprestasjon og kapasitet.

En referanseperson kan også bekrefte inntrykket man har fått av kandidatens personlighet og karakter og rydde opp i eventuelle spørsmålstegn som kan ha oppstått under intervjuet. En grundig og godt gjennomført referanseprosess gir også et godt grunnlag for kommende opplæring, da den rekrutterende lederen kan få viktig informasjon for å hjelpe den nye kandidaten med å komme raskt inn i virksomheten.

Fem fordeler med digital referansesjekk

Ved å bruke digital referansesjekk får man struktur på hele rekrutteringsprosessen, og referansesjekken blir sikrere og raskere, både for den som rekrutterer, for kandidaten og for referansepersonen.

1. Gyldighet gjennom verifisering

I den digitale referansesjekk-prosessen får referansepersonen verifisere seg, for eksempel via BankID. Det betyr at det bekreftes at personen virkelig er den vedkommende utgir seg for å være. Det er også mulig å se at referanse og kandidat ikke deler samme IP-adresse, skulle det være tilfelle, kan man varsle om svindelforsøk.

2. Økt kvalitet

Når referansesjekken gjennomføres standardisert, og de forhåndsbestemte spørsmålene blir stilt på samme måte til alle referansepersoner, øker kvaliteten på referansesjekken. Det blir umulig å “lese mellom linjene”, noe som gjør at subjektiviteten og risikoen for diskriminering minsker.

3. Sparer tid og penger

I gjennomsnitt sparer en bedrift rundt 108 minutter per kandidat med digital referansesjekk, noe som tilsvarer omtrent 615 kroner. Hvis bedriften gjør referansesjekk på 40 kandidater per måned, tilsvarer det en besparelse på omtrent 25 000 kroner eller 9 arbeidsdager per måned. Gjennomfører man mange rekrutteringer, kan man med andre ord spare mye tid og penger.

4. Referansesjekk “på forespørsel”

Rekruttereren starter prosessen med et par tastetrykk og er deretter ferdig. Kandidaten inviterer deretter selv sine referanser ved å fylle ut kontaktinformasjon og svare på kryss-sjekk-spørsmål som senere også blir stilt til referansene. Referansepersonen får en melding og kan selv velge når og fra hvilken enhet de ønsker å svare. 51% av alle referanser velger å svare utenfor ordinær arbeidstid.

5. GDPR-sikkert

Når referansene har svart, får rekruttereren en automatisk aggregert og lettforståelig referanserapport som er helt sikker å dele i samsvar med GDPR via e-post og lenke. Etter et bestemt tidspunkt kan man anonymisere kandidaters og referansenes personopplysninger. Alle opplysninger som behandles lagres innenfor EU.