Iisalmen kaupunki – Introlla seurattavuutta ja tasalaatuisuutta perehdytykseen

Iisalmen kaupunki otti viime syksynä seuraavan askeleen perehdytysprosessinsa kehittämisessä ja digitalisoinnissa ja aloitti Intro perehdytysohjelmiston käytön. Perehdytystä haluttiin sähköistää ja sen avulla tuoda lisäapuja etenkin seurattavuuteen. Iisalmessa oli jo aiemmin tehty hyvää pohjatyötä perehdytyksen suhteen ja käytössä oli erilaisia muistilistoja perehdytykseen, joten perehdytyksen digitalisointi oli selkeä seuraava askel. Valmiiden materiaalien avulla Intron käyttö lähti liikkeelle jouhevasti, koska niitä voitiin tuoda Introon ja hyödyntää käyttöönotossa. Iisalmen henkilöstöhallinnossa Intron käyttöönottoa edistämässä olleet Sanna Kouvalainen ja Jani Riiki ovat yhtä mieltä, että Intron avulla perehdytystä on saatu vietyä eteenpäin.

– Meillä kokeillaan innokkaasti uusia työkaluja ja perehdytyksen suhteen Intro oli yksi tällainen työkalu. Päätökseen lähteä käyttämään Introa perehdytyksen digitalisointiin helpotti se, että alueella oli jo useampiakin organisaatioita, jotka käyttivät Introa ja tutun toimijan kanssa oli helppo aloittaa yhteistyötä, aloittaa Sanna.

Tavoitteena tasalaatuinen ja kattava perehdytys

Intron avulla on haluttu panostaa etenkin siihen, että kaikille voidaan tarjota tasalaatuinen ja kattava perehdytys. Perehdytyksen avulla halutaan varmistaa etenkin työturvallisuuteen liittyvät asiat, sekä pitää huolta siitä, että kaikilla työntekijöillä on pääsy perehdytysmateriaaleihin.

– Meillä on ollut käytössä erilaisia paperisia perehdytyssuunnitelmia ja muistilistoja. Perehdytyksen suhteen oli kuitenkin se haaste, että perehdytystä ei voinut seurata mitenkään ja vaikka luotettiin, että esihenkilöt perehdyttävät työntekijänsä, ei tästä ollut mitään dokumentaatiota, jatkaa Sanna.

– Henkilöstökyselyissä tuli esiin se, että perehdytys ei ollut riittävää, joten totta kai tähän haluttiin panostaa. Perehdytys oli sirpaloitunutta ja asiat sekä materiaalit olivat useissa eri paikoissa. Intron avulla on voitu vaikuttaa siihen, että kootaan kaikki perehdytysmateriaalit yhteen paikkaan. Juurikin perehdytysten seurantaan ja raportointiin haluttiin saada lisäapuja sähköisen työkalun avulla, komppaa Jani.

Käyttöönotossa esihenkilöt ja HR keskeisessä asemassa

Intron käyttö lähti etenemään yleisperehdytysmateriaalien kautta. Käyttöönottoa lähdettiin viemään yksittäisten esihenkilöiden kautta. Henkilöstöhallinnon ja pääkäyttäjien rooli on ollut mahdollistaa esihenkilöille tuki ja apu, jotta ohjelmisto käyttö onnistuu mutkattomasti.

– Ketään esihenkilöä ei ole pakotettu ottamaan Introa käyttöön, vaan he ovat itse saaneet päättää haluavatko alkaa käyttämään työkalua. Epäilijöitä löytyy aina ja ensimmäinen askel uuden työkalun käyttöön on usein se vaikein. Käyttöönotossa on toki aina epäilys, että ei opita käyttämään, mutta Intron osalta monet ovatkin huomanneet, että se on helppo käyttää ja todella nopeasti pääsee kiinni siihen, miten ohjelmisto toimii, kertoo Jani.

– Kun alkutyö on tehty ja ensimmäinen perehdytys on saatu käyntiin, onkin huomattu, että perehdytyshän lähtee rullaamaan eteenpäin. Pääkäyttäjien rooli ja lupaus on ollut, että olemme tukemassa esihenkilöitä ohjelmiston käytössä, joten sen kanssa kenenkään ei tarvitse jäädä yksin, jatkaa Sanna.

Perehdytysmateriaalit osaksi Introa

Iisalmessa otettiin myös käyttöön Intro Sisältö, jonka avulla perehdytysmateriaaleja, kuten videoita ja artikkeleita voidaan tuoda suoraan perehdytyssuunnitelmaan. Intro on helpottanut myös sitä, että perehdytystä voidaan tehdä siellä missä itse työ tapahtuu. Etenkin mobiilissa toimivasta perehdytyksestä on tykätty eri yksiköissä.

– Intro Sisältöön on pyritty tuomaan yleisiä materiaaleja, jotka toimivat kaikille. Esimerkiksi artikkeleita, jotka ovat aiemmin olleet Intrassa on nyt voitu tuoda suoraan perehdytyssuunnitelmaan, joka on helpottanut niihin käsiksi pääsyä huomattavasti, kertoo Sanna.

– Intro ja Sisältö lisäosa helpottavat myös sitä, että perehtyjät voivat itsenäisesti perehtyä eri materiaaleihin, joten perehdytys ei ole ainoastaan passiivista perehtymistä, jossa annetaan liikaa informaatiota kerrallaan. Tämä mahdollistaa sen, että perehtyjät voivat itse vaikuttaa aktiivisemmin omaan perehdytykseensä, jatkaa Jani.

– Mobiilisti toimiva järjestelmä on mahdollistanut sen, että perehdytys tapahtuu paremmin työn ohessa. Kaikilla toimialoilla ei ole käytössä tietokoneita, niin työpuhelinten avulla on voitu viedä perehdytyksiä eteenpäin esimerkiksi lomituspalveluissa. Täällä on säästytty myös siltä, että ei ole tarvinnut pitää erillisiä toimistopäiviä perehdytykseen, kuten aiemmin, jatkaa Jani.

Kaikille toimialoille mahdollisuus omanlaiseensa perehdytykseen

Eri toimialojen tarpeet perehdytykseen vaihtelevat. Intron avulla on pyritty siihen, että kaikilla toimialoilla olisi mahdollisuus luoda omanlaisensa perehdytyskäytännöt ja perehdytyksissä voidaan panostaa siihen, mikä koetaan tärkeäksi.

– Perehdytyksen osalta on huomattu, että tarpeet perehdytyksille eroavat huomattavasti eri toimialojen välillä. On ammattiryhmiä, joissa riittää kevyempi yleisperehdytys ja sitten on niitä erikoisempia, joissa perehdytys vaatii paljon enemmän tietoa, olipa kyse työturvallisuudesta tai opetussuunnitelmista. Intron avulla jokaiselle ammattiryhmille pyritään muodostamaan omat mallipohjansa, jotta kaikille olisi käytössä valmiit materiaalit jatkossa, kertoo Jani.

– Esihenkilöillä on usein monta rautaa tulessa, joten Intron avulla on haluttu säästää aikaa tässäkin ja tehostaa perehdytyksiä tuomalla mukaan mahdollisimman paljon valmista materiaalia. Jatkossa on tarkoitus, että kaikki perehdytykset menisivät Intron kautta ja näin ollen voimme paremmin raportoida ja seurata perehdytysten etenemistä, kehitystä ja perehdytystyytyväisyyttä.

Perehdytystä kannattaa kehittää rohkeasti ja avoimesti

Vinkkinä muille perehdytyksiin panostaville Iisalmessa kerrotaan, että kannattaa aloittaa tekemään ja suunnittelemaan. Perehdytys ei heti ratkaise kaikkia ongelmia, mutta se auttaa monissa asioissa ja helpottaa. Myös Introon on oltu tyytyväisiä sekä myös asiakaspalvelusta saatu apu ja kehitysideoiden vastaanotto ovat olleet hyviä.

– Perehdytyksen kehittämistä kannattaa viedä organisaatiossa eteenpäin avoimesti. Se ei ole vain HR:n tehtävä, vaan tietotaito perehdytyksiin löytyy usein sieltä arjesta. Toimialat itse tietävät, miten he voivat parhaiten toteuttaa omia perehdytyksiään. Meidän ei tarvitse alkaa kertomaan, miten arjessa käytettävät työkalut toimivat, kertoo Jani.

– Perehdytystä kannattaa rohkeasti lähteä kehittämään. Jostain pitää aloittaa ja esimerkiksi perehdytyssuunnitelmien kehittämistä voidaan tehdä niin, että testataan niiden toimivuutta ja parannetaan niitä kentältä saadun palautteen mukaan. Kannattaa myös miettiä mitkä työkalut auttavat omaa toimintaa perehdytysten suhteen. Perehdytyksen kehityksessä ei ole oikopolkua, vaan se vaatii aktiivista otetta ja kehitystyötä, jatkaa Sanna.

– Intron kanssa on ollut helppo toimia. Järjestelmä on ollut helppokäyttöinen ja palaute myös esihenkilöiden suusta on ollut positiivista. Intron asiakaspalvelusta vastaukset kysymyksiin saa myös nopeasti ja sieltä käy myös ilmi, että itse työkalua halutaan kehittää. Kehitysideoita ei ole tyrmätty, vaan ne otetaan hyvin huomioon, lopettaa Jani.