Fem fördelar med digital referenstagning

Fem fördelar med digital referenstagning

Ska ni anställa en ny medarbetare? Ett sätt att få koll på hur personen har fungerat i olika situationer på en arbetsplats är att ta referenser. Men hur kan du vara säker på att referensen du ringer verkligen är en före detta chef eller kollega? Och hur och när når du lättast en referensperson? Martin Heden Lindgren är CSO på Gradebolaget, Refensa, han berättar mer om fördelarna med digital referenstagning.

Att rekrytera ”fel” person till en tjänst kostar i genomsnitt 700 000 kronor. Dessutom lägger hela organisationen tid och energi på att lära känna och lära upp en ny person. Att i så stor grad som möjligt säkerställa att man rekryterar rätt person är därför viktigt för hela organisationen.

– Att gå på ”magkänslan” eller ”läsa mellan rader” när man rekryterar kan vara olycksbådande och är något man vill förhindra genom hela rekryteringsprocessen, menar Martin Heden Lindgren. Man är mer benägen att tycka bättre om personer som är mer likasinnade, fast det kanske är en annan personlighetstyp som behövs för att komplettera kompetens inom organisationen.

Detta gäller självklart i lika hög nivå när det är dags att ta referenser. När man pratar med en person tenderar man att bli subjektiv och läsa mellan raderna, vilket kan leda till att man tolkar personen fel och fattar felaktiga beslut.

– När man istället använder digital referenstagning minskar risken för subjektivitet då processen sker standardiserat på samma sätt varje gång, berättar Martin. Frågorna bestäms på förhand. Alla referenspersoner får samma frågor som ställs på samma sätt, vilket gör att kvaliteten på svaren förbättras och resultaten blir enklare att jämföra. Detta säkerställer även att inte diskriminerande frågor och följdfrågor ställs under referenstagningen.

Nödvändigt med referenstagning

Ett sätt att säkerställa att en ansökande kandidat har den kompetens och erfarenhet som organisationen eftersöker, är att använda referenstagning. Utifrån den arbetsrelation som referenspersonen och kandidaten har haft, kan referenspersonen bedöma kandidatens potential och uppskatta kandidatens arbetsprestation och kapacitet.

– En referensperson kan också bekräfta den uppfattning man fått om kandidatens personlighet och karaktär och räta ut eventuella frågetecken som kan ha uppstått vid intervjutillfället, kompletterar Martin. En gedigen och väl genomförd referensprocess ger också ett bra underlag för kommande onboarding då rekryterande chef kan få viktig information för att hjälpa den nya kandidaten att så snabbt som möjligt komma in i verksamheten.

Fem fördelar med digital referenstagning

Martin berättar att man genom att använda digital referenstagning får struktur på hela rekryteringsprocessen och referenstagningen blir säkrare och snabbare, både för den som rekryterar, för kandidaten och för referenspersonen.

1. Validitet genom verifiering
I den digitala referenstagningsprocessen får referenspersonen verifiera sig till exempel via BankID. Det innebär att det verifieras att personen verkligen är den man utgett sig för att vara. Det går också att se att referenser och kandidat inte delar på samma IP-adress, skulle det vara fallet kan man larma för bedrägeriförsök.

2. Ökad kvalitet
När referenstagningen genomförs standardiserat och de förutbestämda frågorna ställs på samma sätt till alla referenspersoner, ökar kvaliteten på referenstagningen. Det blir omöjligt att ”läsa mellan raderna” vilket gör att subjektiviteten och risk för diskriminering minskar.

3. Sparar tid och pengar
I genomsnitt sparar ett företag cirka 108 minuter per kandidat med digital referenstagning, vilket motsvarar cirka 615 kronor. Om företaget gör referenstagning på 40 kandidater per månad, motsvarar det en besparing på cirka 25 000 kronor eller 9 arbetsdagar per månad. Genomför man många rekryteringar kan man med andra ord spara mycket tid och pengar.

4. Referenstagning ”on demand”
Rekryteraren startar processen genom ett par knapptryck och är sedan klar. Kandidaten bjuder sedan själv in sina referenser genom att fylla i kontaktuppgifter och svara på cross-checking-frågor som senare också ställs till referenserna. Referenspersonen får ett meddelande och kan själv välja när och från vilken enhet de önskar svara. 51 % av alla referenser väljer att svara utanför ordinarie kontorstid.

5. GDPR-säkert
När referenserna har svarat får rekryteraren en automatiskt aggregerad och lättöverskådlig referensrapport som är helt säker att enligt GDPR dela via mejl och länk. Efter en bestämd tidpunkt kan man anonymisera kandidaters och referensers personuppgifter. Alla uppgifter som hanteras lagras inom EU.

Vill du prova hur digital referenstagning fungerar?

Behöver du oroa dig för Quiet Quitting?

Behöver du oroa dig för ”Quiet Quitting”?

Runt om i sociala medier kan man stöta på begreppet Quiet Quitting, som kan översättas ungefär med att säga upp sig i det tysta. Men vad innebär det egentligen? Och hur vet du om det pågår på din arbetsplats?

Begreppet ”Quiet Quitting” handlar inte nödvändigtvis om att någon ska säga upp sig, utan kan ses mer som en tyst protest från de anställda mot att göra ”det lilla extra”, utöver det man faktiskt är anställd för. ”Det lilla extra” kan till exempel handla om att besvara mejl på fritiden eller att stanna kvar efter arbetstid för att slutföra en uppgift. ­Alltså att man gör något på sin lediga tid, utan att man får någon faktisk ersättning för det. Men det kan också till exempel vara att komma med ett förbättringsförslag, medvetet bidra till en bättre teamkänsla eller att vilja effektivisera en arbetsuppgift. ”Det lilla extra” kan alltså även utföras på ordinarie arbetstid.

I många företagskulturer finns dock en förväntan på att de anställda alltid ska göra det ”lilla extra” eller ”go the extra mile” som det kallas på engelska. Och den förväntan kanske förstärktes under pandemin när många arbetade hemifrån. Dels för att gränsen mellan arbete och fritid blev mer diffus, dels för att chefer fick minskad möjlighet att överblicka sina anställdas arbete.

Varför trendar det nu?

Pandemin och distansarbetet kan vara en av många förklaringar till att anställda utövar Quiet Quitting. Om de nu tvingas tillbaka till kontoret mot sin vilja, även om distansarbetet har funkat bra, så kanske de känner att arbetsgivaren inte litar på dem och de känner sig kontrollerade och övervakade. Det kanske också innebär att flexibiliteten minskar och att de får svårare att få ihop det så kallade livspusslet. Du som arbetsgivare kanske bör fundera på syftet med att du tvingar in dina anställda till kontoret.

Under pandemin ökade också viljan av att göra något ”mer” och bidra till samhällsnytta. Den viljan drog igång trenden med ”The great resignation” i bland annat USA, och även en del företag här i Sverige fick känna på den. Duktiga medarbetare blev headhuntade och lämnade sina jobb eftersom möjligheten att arbeta var som helst plötsligt uppenbarade sig. Varför ska man då vara kvar i en anställning där arbetsgivaren inte bidrar till någon samhällsnytta och inte bryr sig om en som en individ bara för att kontoret råkar ligger nära hemmet?

Vad kan du som arbetsgivare göra?

Om din personal dyker upp varje dag och (bara) gör det de ska utan att protestera så behöver det inte betyda att de utövar Quiet Quitting. Men om du som arbetsgivare vill att dina anställda ska göra ”det lilla extra” under sin arbetstid så bör du se till att de anställda verkligen trivs på sin arbetsplats.

En företagskultur där chefen mejlar sent på kvällen och förväntar sig att någon ska svara, eller att de anställda ska vara tillgängliga på sin fritid, det är ingen sund företagskultur. Sitter denna kultur i dina väggar så måste du vara den som ändrar den. Du som arbetsgivare kan aldrig förvänta dig att dina anställda ska vara tillgängliga utanför arbetstid, även om det kanske finns individer som kan tänka sig att vara det. Dina anställda har en tendens att ärva ditt beteende, även om de inte mår bra av det.

I grund och botten är Quiet Qutting som sagt en tyst protest som vittnar om att de anställda inte riktigt trivs. Och det är väl ingen hemlighet att de som trivs och har kul på en arbetsplats tenderar att göra ett bättre jobb. Du kan jämföra det med att du ska köpa färdiglagad mat, vill du helst köpa den rätten som är tillagad av en matälskare eller den rätten som är tillagad av en som inte vill laga mat men som behöver pengarna?

Om någon säger upp sig så kan det vara smittsamt, om en person gör det, så tenderar fler att följa efter. Om du som arbetsgivare vill vara säker på att dina anställda inte utövar Quiet Quitting och att de inte säger upp sig så snart de blir headhuntade och får ett bättre erbjudande, så bör du ha regelbunden kommunikation med dina anställda.

Kommunikation och respekt

Att sätta en gräns mellan arbete och privatliv är viktigt för att vi ska hålla över tid. Vi har dessutom mycket som stressar oss i samhället redan med inflation, krig och sjukdomar. Vi vill inte ha mer stress. Detta måste du som arbetsgivare acceptera och respektera.

Det är egentligen ganska enkelt. De anställda stannar kvar så länge du kan möta deras behov och de olika individerna kan ha olika behov. Det kan handla om trevliga kollegor, bra lön, anställningstrygghet, känslomässig trygghet, en bra chef, bra förmåner, flexibilitet, utvecklingsmöjligheter och att de vill känna sig betrodda och accepterade.

Att ta reda på och tillgodose alla anställdas behov är omöjligt och det är nog ingen som förväntar sig att en arbetsgivare kan genomföra allt. Men det finns hjälpmedel för att kunna få regelbunden feedback om hur dina anställdas välmående och engagemang ser ut. Då får de anställda möjlighet att lyfta om något inte är bra och också ge förbättringsförslag. Det finns också stöd för att få bra och utvecklande medarbetarsamtal. När du får en bra struktur för dina anställda och deras behov, kommer de att känna sig sedda som individer och du kommer att kunna fånga upp någon innan den utövar Quiet Quitting.

Marknadsföringsguide för rekryterare

Marknadsföringsguide för rekryterare 

Att rekrytering går hand i hand med marknadsföring blir alltmer tydligt när rekryterare ska slåss om de rätta talangerna. Därför kan det hjälpa dig som rekryterar att tänka ur ett marknadsföringsperspektiv för att nå ut till rätt talanger. Precis som i marknadsföring handlar det nämligen om att identifiera sitt erbjudande och sin målgrupp och anpassa sitt budskap till de man vill nå.

Ta fram värdet i ert erbjudande

Det första steget för dig som rekryterar är att ta fram ert så kallade EVP, Employer Value Proposition. EVP är kärnvärdet i hur ni vill uppfattas som arbetsgivare. Du tar fram ditt EVP genom att sätta ord på vad det är som gör er unika och varför någon ska välja er som arbetsgivare. Det räcker med en text på en till två meningar om vad ni erbjuder och hur ert erbjudande skiljer sig från era konkurrenter.

Så här gör du för att hitta ert EVP:

  • Intervjua dina medarbetare och fråga vad de uppskattar med er som arbetsgivare.
  • Identifiera de arbetsgivare som konkurrerar om kandidater med liknande kompetens som de ni söker.
  • Besök konkurrenternas karriärsidor och fundera på hur ni kan särskilja ert erbjudande och hur ni vill framstå.
  • Sammanfatta och formulera ert EVP med vad era medarbetare uppskattar hos er som arbetsgivare och vad som skiljer ert erbjudande från era konkurrenters.

Identifiera er målgrupp

För att nå ut med ditt budskap behöver du först bestämma vem eller vilka du vill kommunicera till. Förmodligen vill du nå flera målgrupper, beroende på vilken roll du ska tillsätta. De målgrupperna är kanske intresserade av olika saker och du kan behöva anpassa vad och hur du kommunicerar till dem.

Skapa en kandidatprofil

För att hitta rätt målgrupp behöver du definiera demografiska och intressebaserade faktorer. Vem ska du anställa? Var finns personen du ska anställa? Vilka personlighetsdrag har personen du ska anställa? När du kan svara på de frågorna ökar sannolikheten för att veta vart din önskade kandidat letar efter jobbinformation och vilken utbildning och yrkeserfarenhet personen har. Det hjälper dig att också att få reda på vart personen söker inspiration och kunskap och vad som är viktigt när personen ska ta ett karriärbeslut.

Så här gör du för att ta fram er kandidatprofil:

  • Bestäm vilka målgrupper som är viktigast
  • För varje målgrupp, svara på frågorna; Vad jobbar de med idag? Vilka problem har de? Vilka drivkrafter har de? Vad skulle motivera dem att byta jobb?
  • Ta fram ett övergripande budskap för varje målgrupp?

Hur du kommunicerar med målgruppen styrs också av var i den så kallade kandidatresan de befinner sig. En målgrupp skulle kunna vara passiva/ovetande kandidater, alltså personer som inte aktivt söker jobb men som blir intresserade av ditt budskap. En person kan gå från passiv till intresserad, från att överväga, till att göra en ansökan och från att vara en medarbetare till att bli en ambassadör.

Med vetskap om målgruppens plats i kandidatresan

Utifrån att veta var i kandidatresan din målgrupp befinner sig så kan du bestämma ditt budskap och anpassa ditt sätt att kommunicera, inte bara efter vem du talar med, utan även efter hur långt en person är från att söka ett jobb.

Så anpassar du kommunikationen för kandidater som inte aktivt söker jobb,

  • Väck intresse genom att dela med er av intressanta projekt ni arbetar med.
  • Väck känslor och nyfikenhet genom att ge insyn bakom era kulisser, till exempel genom att ha en Instagram-kanal som ni ägnar åt employer branding.
  • Få potentiella kandidater att förstå varför de ska välja just er som arbetsgivare, ett ha ett tydligt EVP underlättar.

Så anpassar du kommunikationen för kandidater som aktivt söker jobb,

  • Ha tydliga rollbeskrivningar och erbjudanden i din platsannons för att visa vad kandidaten får hos er.
  • Ha med en tydlig uppmaning att ansöka, en så kallad tydlig ”Call To Action”.
  • Gör det enkelt för kandidaterna att ansöka, även från mobiltelefonen.

Sammanfattningsvis

Utifrån att veta var i kandidatresan din målgrupp befinner sig så kan du bestämma ditt budskap och anpassa ditt sätt att kommunicera, inte bara efter vem du talar med, utan även efter hur långt en person är från att söka ett jobb.

Vill din organisation stärka ert employer brand och attrahera rätt kandidater?

Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

Behåll unga medarbetare – 5 tips som skapar arbetslivskvalitet

Behåll unga medarbetare - 5 tips som skapar arbetslivskvalitet

Varje dag möts vi av information i sociala medier om att vänner och bekanta firar att de har bytt tjänst. Hur ska arbetsgivare göra för att erbjuda arbetslivskvalitet? Och hur attraherar man och får den yngre generationen att stanna kvar?

Att få bra medarbetare att stanna kvar på en arbetsplats är inte ett Sverige-isolerat problem, utan något som man funderar på runt om i världen. Och det blir inte lättare när vi får nya utmaningar med att attrahera och behålla en yngre generation med nya talanger. Nyligen delades ett uppmärksammat LinkedIn-inlägg från Sufiyan Mughal, en HR-specialist från Indien som har mångårig erfarenhet av rekrytering, HR och talent acquisition inom flera olika branscher. Inlägget handlade om hur arbetsgivare ska agera för att behålla sina yngre medarbetare.

En generationsfråga varför man ska arbeta

Sufiyan berättade att det har funnits olika anledningar till att människor arbetar. Industrigenerationen, människor som föddes på 1930–1950-talet, var tvungna att arbeta för att helt enkelt överleva. Arbetet kunde vara under dåliga förhållanden, med dåligt betalt, dålig arbetsmiljö och med en chef som till och med kunde kränka en anställd om den inte gjorde som chefen sa. Frågan om lojalitet för arbetsgivaren existerade inte, en anställd var alltid lojal, det fanns nämligen inga alternativ.

Nästa generation människor födda någonstans på 1960–1980-talet, tillhörde IT och informationsgenerationen. Den generationen behövde ett arbete för att få en bra levnadsstandard. Hade du ett arbete så hade du också möjlighet att ta ett lån till en bil, lägenhet eller ett hus. Även då fanns det dåligt med alternativ till arbete, men lojaliteten minskade hos de anställda, fick man en bättre möjlighet och en bättre lön så bytte man arbetsgivare.

Efter 2008 hände något, den sociala och digitala generationen födda på 1990-talet och framåt klev in på arbetsmarknaden. Efter lågkonjunkturen dog IT- och informationseran och idag är information gratis och tillgänglig för alla. Vem som helst kan till exempel lära sig programmering på Youtube då alla har tillgång till internetuppkoppling och det finns en uppsjö av fria streamingtjänster att välja bland. Det betyder att man inte längre behöver ta ett arbete i syfte att överleva eller för att har råd att ta ett lån för att få bättre levnadsstandard.

Sufiyan menar att det som dagens unga vill ha är livskvalitet, vilket i ett arbete inkluderar kvalitet i arbetsuppgifter, arbetsmiljö, kompetensutveckling, belöning, ja helt enkelt arbetslivskvalitet. Om en arbetsgivare inte kan erbjuda allt detta så kommer dagens generation att säga tack och hej.

Hur erbjuder arbetsgivaren arbetslivskvalitet?

Idag är det många arbetsgivare som slåss med förmåner och löner för att attrahera nya medarbetare. Men att erbjuda arbetslivskvalitet hänger ihop med att erbjuda andra värden. Naturligtvis kan arbetslivskvalitet innebära olika saker för olika generationer och olika människor. Därför kanske arbetsgivaren måste anpassa förhållandena på arbetsplatsen i den mån det är möjligt, dels för att attrahera nya kandidater, dels för att få människor i olika åldrar att stanna kvar.

Arbetslivskvalitet kan till exempel handla om personlig utveckling för medarbetaren, en meningsfull och ansvarsfull företagskultur och flexibilitet i arbetsplats och arbetstid för att få tid över till en fritid med livskvalitet. Det finns dock ingen quick-fix för att snabbt bli en arbetsgivare som erbjuder arbetslivskvalitet. Men det finns självklart verktyg som kan hjälpa till på vägen.

5 tips för att skapa arbetslivskvalitet 

  1. Företagskultur och ansvar 
    Jobbar ni aktivt med hållbarhet? Studier visar att en sund företagskultur där arbetsgivaren tar ett samhällsansvar och där det också finns ett miljö- och hållbarhetstänk värderas högt hos unga. Ett företag som har ett aktivt med hållbarhetsarbete blir ett mer attraktivt företag och får ett gott rykte på arbetsmarknaden.
  2. Kompetensutveckling i arbetet 
    En medarbetare som är engagerad och som kontinuerligt erbjuds kompetensutveckling är sannolikt en medarbetare som kommer att vara mer lojal mot sin arbetsgivare. Lyssna på medarbetarens önskemål om vad hen skulle vilja lära sig, utvecklas inom eller uppdateras om.
  3. Flexibilitet i arbetet 
    Ett förtroende ”goes both ways”. Känner en medarbetare att arbetsgivaren har förtroende för att arbetet utförs oavsett när och var, så får också medarbetaren förtroende för sin chef. Ett micro management-ledarskap där man ständigt kontrolleras är det faktiskt ingen som uppskattar.
  4. Satsa på medarbetarna 
    Arbetsgivare som vågar satsa på sina anställda kommer också att få ett gott rykte. Ge en anställd chans att få testa andra arbetsuppgifter, roller eller få större ansvar. Satsa på fortbildning och lär upp en befintlig medarbetare istället för att anställa en ny. Det kan vara svårare att hitta en ny person där personligheten klickar än att lära upp en befintlig person som man redan är nöjd med. Att medarbetaren utvecklas på en arbetsplats är en av nycklarna för att man ska vilja stanna kvar.
  5. Våga ta pulsen på medarbetarna 
    Att våga fråga hur en medarbetare mår eller hur hen upplever ledarskapet kan vara tufft, särskilt om det är många anställda. Då kan det vara läge att skaffa ett verktyg som hjälper till med detta. Då får man automatiskt reda på om något skaver i verksamheten och kan snabbt åtgärda det. Men glöm inte att följa upp och ta itu med eventuell kritik och feedback.

3 tips för digital kompetenskartläggning

Digital kompetenskartläggning - ett självspelande piano?

Kompetenskartläggning är en av våra favoritprocesser inom HR. En verksamhet som har koll på vilken kompetens som finns i organisationen och vilken kompetens som behövs utvecklas för att nå övergripande mål har en viktig pusselbit på plats när det kommer till att lyckas med sin kompetensförsörjning. I detta blogginlägg får du en introduktion till digital kompetenskartläggning och 3 tips på hur ni får snurr på kompetenskartläggningen och gör den till en naturlig del av er verksamhet.

Kompetenskartläggning är en process som för de flesta större organisationer flyttat från stora Excel-ark till intuitiva Talent Management System. Möjligheten att hantera sina medarbetares kompetens i digitala plattformar är för många verksamheter en förutsättning när det kommer till att lyckas med sin kompetensförsörjning.

För att kunna rekrytera och kompetensutveckla medarbetare på ett effektivt sätt behöver både chefer och HR ha koll på vilken kompetens som finns i organisationen. Dessutom ger kompetenskartläggningen möjligheter att ta tillvara på outnyttjad kompetens, sätta ihop effektiva team och öppna upp för intern rörlighet och medarbetarutveckling.

Kontinuerlig uppdatering är nyckeln

En förutsättning för att kunna arbeta kompetensbaserat är dock att medarbetarnas kompetensprofiler hela tiden hålls uppdaterade. En kompetensinventering gjord i början av året är inte så mycket värd ett halvår senare om den inte uppdaterats med de förändringar som skett. Genom att samla allt som rör medarbetarnas kompetens, utveckling och lärande i en och samma digitala plattform undviker ni att kompetenskartläggningen blir en isolerad ö bland alla andra HR-processer.

3 sätt att hålla kompetenskartläggningen up-to-date:

1. Kartlägg nya medarbetares kompetens redan i onboardingen

Gör en grundlig kompetenskartläggning av nya medarbetare så att deras kompetensprofiler är korrekta från dag 1. Även om ni rekryterar kompetensbaserat och har koll på att nya medarbetare matchat kravprofilen kan det finnas massor av kompetens som inte efterfrågats för just den aktuella rollen, men som organisationen kan ha nytta av på lite längre sikt eller i enstaka projekt.

Ett tips för att säkerställa att kompetenskartläggningen verkligen blir gjord är att ha Genomgång av kompetensprofil som en obligatorisk aktivitet i onboardingprocessen för nya medarbetare.

2. Koppla läraktiviteter till kompetensnivåer

Detta är kärnan i strategiskt kompetensarbete – och det är just här lärande och kompetens gifter sig så fint. Vad innebär det då? Låt oss ta ett exempel. Säg att ni har en digital grundutbildning i GDPR som ni vill att alla medarbetare ska ta del av – den ingår helt enkelt i rollen Medarbetare. Då har ni rimligtvis också en kompetens inom GDPR – med en skala från t.ex. 0 till 4.

Genom att koppla grundkursen i GDPR till kompetensnivå 2 kan ni automatisera stora delar av kompetenskartläggningen. Medarbetare som ännu inte gått utbildningen blir föreslagen den direkt i sin kompetensprofil, eftersom de har ett kompetensgap inom GDPR. De kan starta utbildningen direkt från kompetensprofilen och när de avslutat den får de automatiskt rätt kompetensnivå inom GDPR. Vårt tips: Koppla alla läraktiviteter till kompetensnivåer – så blir kompetenskartläggningen mer eller mindre ett självspelande piano.

3. Årlig avstämning i medarbetarsamtal

Även om tipsen ovan ger ordentlig snurr på kompetenskartläggningen bör en genomgång av medarbetarnas kompetensprofiler även vara ett naturligt steg i varje medarbetarsamtal. Har det skett förändringar i medarbetarens arbetssituation  som kräver ny kompetens? Inom vilka områden önskar medarbetaren själv utvecklas? Finns det kompetensgap som saknar föreslagen läraktivitet? Är medarbetaren rent av överkvalificerad för aktuell roll? Och vilka roller finns då i verksamheten som på sikt skulle kunna matcha medarbetarens kompetens?

Klicka på knappen om du är nyfiken på hur Grade Talent Management System kan användas för att säkra kompetensförsörjningen i just din organisation. 

Guide till kunskapstest i LMS

Guide till kunskapstest i LMS

Självrättande kunskapstest är en populär funktion i de flesta LMS. Genom att testen rättas automatiskt sparas massor av tid och kursdeltagaren får direkt feedback på sitt resultat. I detta blogginlägg listar vi 3 saker du inte får missa när du jobbar med kunskapstest i digitala utbildningar. 

1. Kunskapstest eller inte?

Det finns massor av sätt att testa kunskap, och självrättande digitala kunskapstest är bara ett av dem. Innan du bestämmer dig för att skapa ett kunskapstest i en digital utbildning bör du fundera över om kunskapstest är rätt val, och om det ska kompletteras med något praktiskt moment, gruppdiskussion eller annan typ av övning för att uppnå sitt syfte. Vilket leder oss in på tips nummer 2.

2. Definiera syftet

Skapa inte ett kunskapstest utan att tydliggöra syftet med testet – både för dig själv och kursdeltagarna. Med ett tydligt syfte faller sig själva utformningen av testet ofta naturligt, och du undviker onödig oro och stress hos dina kursdeltagare. Exempel på syfte kan vara: 

  • Förstärka kursdeltagarens inlärningen genom reflektion
  • Verifiera att en utbildnings innehåll ger rätt kunskapsnivå
  • Säkerställa en kompetens hos deltagaren
  • Testa förkunskaper inför en utbildning eller workshop

3. Välj rätt typ av frågor

När du skapar testet bör du anpassa innehållet och frågetyperna utifrån testets syfte och hur målgruppen ser ut. Är det viktigt för dig att kursdeltagarna inte kan ”chansa” sig till godkänt resultat? Skapa då en frågebank att slumpa frågor ifrån, så ser testet olika ut från gång till gång. Att slumpa ordningen på svarsalternativen är också ett bra sätt att säkerställa att kursdeltagare som fått godkänt resultat uppnått rätt kunskapsnivå – och inte bara memorerat att ”svaret på fråga 1 är alternativ nummer 3”. 

  • Sant/falskt-frågor är bra att använda när du vill utvärdera förståelse för vanliga missuppfattningar. Dock behövs ett stort antal frågor för att få hög tillförlitlighet, då kursdeltagaren har 50% chans att få rätt svar genom att bara gissa. 
  • Flervalsfrågor är ett väldigt effektivt och mångsidigt sätt att testa kunskap på. Du kan t.ex. presentera frågan i en film och komplettera svarsalternativen i text med bilder. Nackdelen för dig som skapar testet kan vara att det är svårt att komma på rimliga alternativa svar till det korrekta svaret. 
  • Matrisfrågor innebär att kursdeltagaren parar ihop ett antal enheter med varandra. Det är ett smidigt sätt att kontrollera mycket kunskap i en och samma fråga. 

Lycka till!

Digital yrkesrelaterad utbildning – vad tycker svenskarna om det?

Digital yrkesrelaterad utbildning – vad tycker svenskarna om det?

Sedan pandemin slog till 2020 har många organisationer snabbt fått ställa om från traditionella fysiska utbildningar till olika former av digitalt lärande. Vad tycker vi svenskar egentligen om digital yrkesrelaterad utbildning, och är glansdagarna för fysiska utbildningar för alltid förbi?

E-learning tog oss med storm

Kärt barn har många namn – e-learning, webbkurs och webbaserad utbildning är bara några exempel. Och digital utbildning är utan tvekan ett kärt barn. Utan att gå in på detaljer kan vi konstatera att lärande i digital form vuxit enormt i popularitet sedan SCORM, standardformatet för e-learning, gjorde entré för drygt 20 år sedan.

Möjligheten att följa upp deltagarnas framsteg och enkelt kunna importera/exportera utbildningar mellan olika LMS öppnade upp enorma möjligheter för effektiv kunskapsspridning. Lägg därtill möjligheten till repetition, lärande som kan ske just-in-time och tidsbesparingar – och succén är ett faktum.

Digital utbildning idag

E-learning är en oerhört populär form av utbildning än idag, och användningsområdena är i stort sett oändliga. Under pandemin har digital utbildning verkligen satts på prov – lärande som tidigare skett fysiskt har i snabb takt digitaliserats och utvecklats till bland annat e-learning, webinar och videomöten.

Enligt rapporten Svenskarna och Internet 2021 tycker 75% av alla som tagit del av digital yrkesrelaterad utbildning att det fungerar bra. Endast 1 av 10 tycker att det fungerar dåligt – resten har svarat neutralt. Betyder det att digital utbildning för alltid ersatt fysiska utbildningar? Svaret är nej.

Det bästa av två världar

Det vi har lärt oss under pandemin är att yrkesrelaterad digital utbildning fungerar bra – så bra att den i många fall kan ersätta utbildning som tidigare skett på plats. Skalfördelarna med digital utbildning är uppenbara och det finns ingen anledning att helt gå tillbaka till fysiska utbildningar för de utbildningar som på ett framgångsrikt sätt digitaliserats under pandemin.

Nu har vi möjligheten att plocka russinen i kakan. Genom att kombinera lärande på plats med digitala aktiviteter före och under själva utbildningstillfället, kan vi få ut mer än bara genom traditionella fysiska möten. E-learning kan exempelvis säkra en viss kunskapsnivå för deltagare inför en workshop, eller lägga en teoretisk grund för praktiska övningar.

En organisation som verkligen lyckats med att kombinera digital utbildning med fysiska träffar är Telenors säljavdelning. Läs mer om Telenors framgångsrecept här.

Vill du skapa digitala utbildningar som verkligen engagerar målgruppen? Klicka på knappen för att ladda ner vår guide med 5 värdefulla tips.

Medarbetarsamtal på distans – är de här för att stanna?

Medarbetarsamtal på distans – är de här för att stanna?

Den traditionella bilden av ett medarbetarsamtal, där chef och medarbetare sitter ner tillsammans i ett ostört rum på arbetsplatsen, har de senaste åren fått konkurrens av medarbetarsamtal på distans. Ungefär hälften av alla yrkesverksamma svenskar har helt eller delvis arbetat hemifrån sedan våren 2020 och många medarbetarsamtal genomförs på distans. Hur har responsen på digitala medarbetarsamtal varit, och finns det fördelar med att fortsätta med dem på distans även när pandemin är helt över?

Skillnader mellan digitalt och fysiskt möte

Det fysiska mötet är på många sätt svårslaget vi människor trivs helt enkelt i andra människors sällskap. Vår kommunikation sker inte bara verbalt, utan även i kroppsspråk och ansiktsuttryck. Subtila signaler och ändringar i stämningen kan vara svåra att läsa av över en datorskärm.

Addera några ironiska skämt och en svajig internetuppkoppling så blir det tydligt att digitala samtal tenderar att få lite sämre flyt än fysiska. Den som haft möte med en kollega som “fryst” i bild vet att det är svårt att fortsätta dialogen på ett naturligt sätt.

Vad tycker vi om digitala medarbetarsamtal?

Enligt undersökningen Svenskarna och internet 2021 uppger 75% av alla som haft medarbetarsamtal på distans att det fungerar bra. Rapporten visar också att digitala möten överlag fungerar bättre än hybridmöten.

Det finns givetvis flera anledningar till att medarbetarsamtal på distans fungerar så bra. Dels ligger det i samtalets natur att antalet deltagare inte är fler än två, vilket minskar risken för tekniska problem och andra utmaningar som kan uppstå i hybridmöten. Dels är medarbetarsamtal vanligtvis – och förhoppningsvis – ett väl förberett möte med tydlig agenda. 

Kommer vi fortsätta ha medarbetarsamtal på distans? 

I praktiken kan både chefer och medarbetare uppskatta samtal på distans, även när covid-19 inte längre sätter stopp för att ses fysiskt. Geografisk utspriddhet, hemarbete och en fullspäckad kalender är exempel på anledningar till att medarbetarsamtal även i framtiden till viss del med fördel kan genomföras på distans. 

Precis som med andra typer av möten behöver varje organisation prova sig fram till det som fungerar bäst och utforma riktlinjer efter det. Vissa team kommer att uppleva att digitala medarbetarsamtal fungerar precis lika bra som att ses fysiskt, medan andra kommer att gå tillbaka till att stänga in sig i det där ostörda rummet på arbetsplatsen. 

Är du chef och vill fördjupa dig i hur du håller engagerande medarbetarsamtal? Klicka här.

3 tips för övergången från distansarbete till framtidens arbetsliv

3 tips för övergången från distansarbete till framtidens arbetsliv

Under våren 2020 bytte ungefär hälften av alla yrkesverksamma svenskar sitt dagliga arbete på kontor mot distansarbete hemifrån. Tillsammans har vi beklagat oss över långa dagar av Teams-möten och obekväma arbetsställningar, men också konstaterat att hemmatristessen delvis vägs upp av minskad pendlingstid, lugnare morgnar och mer tid över till exempelvis träning.

De flesta vill fortsätta arbeta hemifrån

I Internetstiftelsens rapport Svenskarna och internet 2021 framgår att 9 av 10 som arbetat hemifrån under pandemin vill fortsätta med det även när pandemin är helt över. Drömscenariot bland heltidsarbetande som arbetat hemifrån är att fortsätta arbeta hemifrån i genomsnitt 2,2 dagar i veckan.

Olika förutsättningar för distansarbete

Storstadsbor som arbetar i privat sektor vill gärna arbeta hemifrån i större utsträckning, medan personer i åldersgruppen 16-29 år och singlar/ensamstående önskar arbeta hemifrån något mindre.

Att vi har olika förutsättningar för både distansarbete och kontorsarbete ställer givetvis höga krav på dig som arbetsgivare. Ska medarbetarna själva få välja varifrån de arbetar? Ska vi återgå till hur vi arbetare innan pandemin? Eller ska vi välja en hybridmodell? Oavsett vilken modell din organisation väljer vill vi dela med oss av tre tips:

1. Tydliggör policy för hybridmöten. I rapporten Svenskarna och internet 2021 framkommer det att helt digitala aktiviteter generellt fungerar bättre än hybridlösningar, det vill säga när några är på distans och några på plats. Vilken typ av möten passar er organisation bäst? Kommunicera vilken möteskultur ni vill främja och skapa tekniska förutsättningar för att lyckas med den väg ni väljer.

2. Gör er arbetsplats attraktiv. Många organisationer brottas med utmaningen att medarbetare som tidigare arbetat på kontoret vill fortsätta jobba hemifrån även när pandemin är över. Därför har en trivsam arbetsplats kanske aldrig varit viktigare än nu i samband med återgången till att arbeta på plats. Ta ett rejält omtag om er arbetsplats och se hur ni kan göra den mer attraktiv. Involvera gärna medarbetarna i arbetet. Föredras pingisbord eller darttavla? Ny kaffemaskin eller större utbud av frukt och mellanmål? Ordna sociala aktiviteter på kontoret som får även den mest hemmakära medarbetaren att vilja återförenas med sina kollegor.

3. Följ upp med pulsmätningar. Oavsett hur återgången till arbetsplatsen ser ut är det bra att med täta intervall följa upp hur medarbetarna mår och trivs på arbetsplatsen. Medarbetare som varit negativa till att lämna hemmakontoret bakom sig kanske efter ett par månader av kontorsarbete trivs hur bra som helst. Pulsmätningar kring exempelvis mående och arbetsmiljö låter er samla in viktig data i realtid, så att ni kan agera direkt utifrån både positiva och negativa trender.

Vill du läsa mer om pulsmätningar? Klicka här

5 funktioner som gör dig till en bättre chef

5 funktioner som gör dig till en bättre chef

Vår plattform GRADE stöttar tusentals chefer varje dag – men hur? Vi listar fem funktioner som underlättar din vardag som chef och lägger grunden för bättre ledarskap. För det är ingen hemlighet att ledarskapet är avgörande när det kommer till att skapa engagerade medarbetare.

1. Pulsmätningar

Som chef är en av dina viktigaste uppgifter att leda och stötta dina medarbetare så att de kan utföra de uppgifter som leder till verksamhetens mål. Men hur vet du att medarbetarna upplever motivation och trivsel, och inte störs i arbetet av t.ex. konflikter och dålig arbetsmiljö? Med GRADE:s pulsmätningar har du känselspröt ut i verksamheten och kan fånga upp både positiva och negativa signaler direkt. Dessutom får du förslag på åtgärder utifrån hur dina medarbetare svarat på de anonyma enkäterna. Ett ovärderligt verktyg för dig som chef!

2. Onboarding

GRADE hjälper dig att ge nya medarbetare bästa möjliga introduktion. Uppfinn inte hjulet varje gång du får en ny medarbetare, utan ta hjälp av standardiserade checklistor för att säkerställa att inga introduktionsaktiviteter faller mellan stolarna. Med GRADE:s funktioner för digitalt lärande kan medarbetaren ta del av relevanta utbildningspaket och snabbt komma på fötter. Genom att digitalisera delar av onboarding-processen kan du spara värdefull tid för både dig själv och medarbetaren.

3. Medarbetarsamtal

Har du årliga medarbetarsamtal med dina medarbetare? GRADE stöttar dig genom hela processen. Du kan lägga grunden för givande samtal genom att låta dina medarbetare se och kommentera innehållet i samtalet i god tid. Samtalen består av en guidande process med t.ex. frågemallar, medarbetarens kompetensprofil, mål och aktiviteter, utvecklingsplan och slutligen signering. Allt krypteras och sparas digitalt så att det alltid är tillgängligt för dig och medarbetaren att gå tillbaka och titta på.

4. Feedback

En viktig motivationsfaktor för de flesta medarbetare är känslan att bli sedd och få feedback på sina prestationer. Med GRADE har du stenkoll på när dina medarbetare når sina mål och genomför aktiviteter ni kommit överens om, så att du kan ge feedback i direkt anslutning till en genomförd – eller utebliven – prestation. Dessutom kan du använda dig av 360°-feedback – en feedbackmetod som låter andra medarbetare i organisationen ge sin bild av en specifik medarbetare.

5. Kompetensprofiler och karriärvägar

En vanlig orsak till att medarbetare väljer att byta arbetsgivare är att de känner att de inte längre kan utvecklas i sitt arbete. Som chef har du ett stort ansvar i att vägleda dina medarbetare kring hur de kan utvecklas – både i sin nuvarande roll och eventuellt i andra roller i verksamheten. GRADE hjälper dig genom att på ett tydligt sätt visualisera vad varje medarbetare kan i förhållande till vad hen bör kunna. Om medarbetaren är intresserad av att fortsätta sin utvecklingsresa inom andra områden i verksamheten kan ni använda er av funktionen Karriärvägar för att se vilka utvecklingsmöjligheter som finns på lite längre sikt.

Läs mer om hur GRADE funkar här.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig? Kontakta oss direkt. 

5 tips för lyckad kompetenskartläggning

Digital kompetenskartläggning

Nedan följer våra bästa tips för att få bättre snurr på er kompetenskartläggning

Känner du att det är dags för en grundläggande inventering av era medarbetares kompetens? Vi har erfarenhet av kompetenskartläggning i både stora och små organisationer, och vill gärna dela med oss av våra bästa tips för varje steg i processen.

1. Hitta ert varför

Vi börjar med det viktigaste av allt. Innan ni drar igång en kompetenskartläggning bör ni ha syftet klart för er. Varför vill ni kartlägga era medarbetares kompetens? Vanliga anledningar är att man står inför en större kompetensutvecklingsinsats och helt krasst inte vill utbilda folk i onödan.

Organisationsförändringar kan också vara en anledning till att göra en inventering. För att kunna ta sig dit man vill är det en absolut förutsättning att veta vart man är i nuläget.
Det är också vanligt att organisationer vill göra en helt förutsättningslös kompetensinventering för att ta reda på vilken kompetens som finns i verksamheten, och utifrån informationen som samlas in ta beslut om hur verksamheten ska utvecklas framåt.

2. Tillvägagångssätt och kreativitet

När ni vet varför ni vill göra en kompetenskartläggning är det dags att börja fundera på hur den ska genomföras. Kanske passar det er organisation bäst att varje chef ansvarar för kartläggningen av sin avdelning? Vill ni skicka ut mail till medarbetarna direkt? Eller intervjua dem? Det finns inga rätt och fel – var kreativa!

Ni kan också börja i andra änden. Sammanställ vilka befattningar och roller som finns inom verksamheten och fundera över vilka kompetenser dessa bör inneha. Därefter mappar ni medarbetarna mot rollerna och ser vilka kompetensgap som finns utifrån skall-kraven för respektive roll. Vårt tips är att börja i liten skala med medarbetare som är tillgängliga och enkla att komma i kontakt och kommunicera med.

3. Testa på pilotgrupp

Innan ni genomför kartläggningen på bred front är vår starka rekommendation att testa upplägget på en pilotgrupp. Välj ut en avdelning som ni tror kan ge värdefull feedback. När pilotgruppen genomfört kompetenskartläggningen utvärderar ni, justerar och testar igen på en ny pilotgrupp. Tiden ni lägger på denna fas vinner ni tillbaka många gånger om, om feedbacken ni får förbättrar genomförandet av kompetenskartläggningen på verksamhetsnivå.

4. Genomför med tempo

När ni genomför kompetenskartläggningen för hela organisationen är tempo nyckeln till framgång. Om inventeringen drar ut på tiden finns det en överhängande risk att den insamlade datan hinner bli inaktuell innan ni är klara. Avsätt tid för organisationen att genomföra kartläggningen så intensivt som möjligt tidsmässigt.

5. Ta väl hand om skatten

När kompetenskartläggningen väl är genomförd sitter ni på en riktig guldgruva av information. Nu gäller det att hitta rutiner för att underhålla informationen om medarbetarnas kompetens, så att det stora arbetet ni lagt ner på kompetenskartläggningen inte stannar vid en ögonblicksbild av läget just nu. Hitta rutiner för att sammanställa nya medarbetares kompetens, och bestäm hur befintliga medarbetares kompetensprofiler ska hållas uppdaterade.

Ni kan exempelvis låta cheferna se över och eventuellt justera medarbetarnas kompetensprofiler som en del av medarbetarsamtalen. En digital plattform gör ofta det kontinuerliga underhållsarbetet enkelt att genomföra. Ge gärna medarbetarna tillgång till sina kompetensprofiler, så kan de ta del av hur de kan växa och utvecklas i verksamheten framåt.

Vill du läsa mer? Vi har samlat en massa intressant information om kompetenshantering och hur det funkar. Klicka på knappen för att läsa mer!

Hitta rätt i djungeln

Att något är ”en djungel” – är ett begrepp som ofta används när något börjar bli rörigt eller svåröverskådligt. Lite så kan det kännas när man ger sig in i vegetationen runt området digitala utbildningar och kompetensutveckling. Vad är författarverktyg och blended learning? Och vad är egentligen skillnaden mellan ett LMS och ett författarverktyg? Låt oss vara din machete och följ med oss när vi lite närmare reder ut begreppen du behöver ha koll på för att få ut det mesta av dina satsningar inom digital utbildning. Bra att ha i åtanke är dock att många av orden kan ha olika betydelser och detta är vår definition av vad orden betyder.

Kompetensutveckling

Som ordet beskriver så handlar kompetensutveckling om att utveckla de kunskaper en person besitter. Det handlar oftast främst om utvecklingen av karriärmässiga kompetenser, men ibland även om den personliga utvecklingen. När man pratar om kompetensutveckling brukar det handla om all typ av utbildning – allt från universitetsstudier till att privat läsa böcker om ett ämne som man tycker är intressant.

Kompetensförsörjning

I stort handlar kompetensförsörjning om rätt person på rätt plats – att hitta rätt medarbetare, utveckla dem och att få dem att vilja stanna kvar i organisationen.

Kompetensplattform

För att kunna fullfölja resan mot effektivare kompetensförsörjning och säkerställa att rätt person matchas med rätt kompetens, krävs en kompetensplattform. Denna består av fler verktyg som bl.a. ett LMS, ett TMS, men även andra digitala hjälpmedel som används för att lyckas med kompetensförsörjningen.

LMS

Ett LMS (Learning Management System) är en digital lärplattform som huvudsakligen används för att distribuera, genomföra, administrera och följa upp olika former av lärandeaktiviteter – t.ex. onlinekurser och traditionella klassrumskurser.

TMS

Ett TMS (Talent Management System) är också en digital plattform – som fokuserar mer på bl.a. karriärvägar, successionsplanering, målstyrning och digitala medarbetarsamtal.

e-Learning

e-Learning är ett kärt barn med många namn, vilket gör det svårdefinierat. e-Learning kan syfta på en specifik digital kurs eller utbildning – men kan också användas som ett samlingsnamn för digital utbildning generellt.

Författarverktyg

När man ska bygga en digital kurs, eller en e-Learning, krävs ett författarverktyg. I detta verktyg produceras utbildningen och exporteras sedan i ett en typ av format, som t.ex. SCORM. Idag har dock många författarverktyg en direkt koppling till ett LMS, vilket gör att man kan publicera sin e-Learning eller digitala utbildning utan att behöva exportera.

Ibland kan detta verktyg kallas produktionsverktyg eller internationellt– authoring tool.

Blended Learning

Detta är ett samlingsbegrepp för en utbildning eller kurs där man helt enkelt blandar olika typer av lärande. Det kan vara en blandning av t.ex. lärarledda klassrumstillfällen och olika former av digitala utbildningsformer.

LXP

En Learning Experience Platform är, till skillnad från ett LMS, inte ett eget system eller app – utan mer ett paraplybegrepp för olika typer av plattformar för digitala utbildningar, där mycket av innehållet skapas och publiceras av slutanvändarna.

Kompetensuppfyllnad

Kompetensuppfyllnad används för att visualisera en eller flera medarbetares kompetens.
Kompetensuppfyllnad kan användas för att titta på hela arbetslag eller projektgrupper. Man får då en överblick över den totala kompetens som finns i gruppen. Kompetensuppfyllnad är motsatsen till Kompetensgap, som ju beskriver vilken kompetens som saknas i förhållande till medarbetarens roll eller verksamhetens utveckling framåt.

Kompetensväxling

Ordet syftar på att ändra riktning på en t.ex. en medarbetares kompetens eller roll – på ett mer agilt sätt. Vilken typ av lärande som behövs för att göra en större kursändring varierar, men verksamheter som kan genomföra kompetensväxlingar står oftast starkt rustade mot förändringar i omvärlden.

Vi hoppas att detta gav dig något i ditt sökande och att du har fått en mer klar bild av den digitala utbildningsdjungeln. Har du frågor om hur du kan få fart på era digitala utbildningssatsningar, tveka inte att höra av dig till oss!

5 tips till dig som vill ta dina e-learnings till nästa nivå.

Just nu är behovet av digital utbildning stort, men för att skapa e-Learnings med genomslagskraft krävs mer än bara ett bra författarverktyg. En bra pensel gör ingen konstnär. Vi vill därför dela med oss av fem oumbärliga grundprinciper för produktion av innehåll i digitala utbildningar. Med dessa i bakhuvudet kommer du kunna skapa e-Learnings som verkligen når fram till din målgrupp och åstadkommer det resultat du är ute efter.

Vad är problemet?

Problemställningen bör vara central i utbildningen eftersom det underlättar inlärningen att utbildningsdeltagarna är engagerade i att lösa ett problem. Problemet bör upplevas intressant, relevant och engagerande för de som går utbildningen. Försök också att göra det så autentiskt och verklighetsnära som möjligt.

Aktiva deltagare lär sig bättre

När vi lär oss något nytt utgår vi ifrån sådant vi känner till och lärt oss tidigare. Skapa förutsättningar för att integrera den nya kunskapen med sådant som utbildningsdeltagarna har tidigare erfarenhet av. Hjälp gärna utbildningsdeltagarna att plocka fram den tidigare kunskap som ska utgöra basen för den nya. Om det inte finns någon tidigare kunskap på området kan du underlätta för lärandet och minnet genom att erbjuda en logisk struktur av den nya kunskapen.

Visa med exempel

Vägled utbildningsdeltagarna genom att visa hur man ska göra/använda kunskapen i verkligheten – det handlar om att ”visa”, inte ”tala om”. Visa gärna med exempel hur utbildningsdeltagarna ska kunna använda kunskapen i olika sammanhang.

Öva, öva, öva!

Lägg till praktiska övningar/scenarion i utbildningen som är så verklighetsnära som möjligt. Detta ger utbildningsdeltagarna möjlighet att testa och applicera sina kunskaper. Övningarna bör öka i svårighetsgrad succesivt och ge utbildningsdeltagarna vägledande feedback som gradvis kan minska i omfång.

Repetera och reflektera

Uppmuntra gärna utbildningsdeltagarna att använda kunskapen praktiskt. Du kan uppmuntra dem till att ”visa upp” sin nya kunskap, reflektera kring den eller vägleda i hur de kan utforska sätt att använda kunskapen på egen hand.

Och du, innan du sätter gång – tänk på att ha målet med utbildningen klart. Målet ska aldrig handla om kunskapen i sig utan om det utbildningsdeltagarna ska göra med kunskapen.

Fyll i din e-mail för att ladda gärna ner vår fullständiga guide till bättre e-Learnings!

Klicka här om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa dig att producera e-Learnings.

Klicka här om du vill veta mer om vårt författarverktyg COMPOSER!

Är det möjligt att hålla medarbetarsamtal på distans?

Medarbetarsamtal mellan chef och medarbetare är ett extremt personligt och viktigt samtal för båda parter. Detta kan göra att det kan kännas motvilligt att hålla just medarbetarsamtal på distans. Enligt våra erfarenheter är det mer än bara möjligt, det är t.o.m. väldigt effektivt att hålla medarbetarsamtal utan att vara på samma fysiska plats. 

Digitalisering av medarbetarsamtal är självklart för oss idag, och i en tid då distansarbete blir allt mer vanligt kan det vara bra att tänka över de vanliga rutinerna för just denna typ av samtal mellan chef och medarbetare. 

Nedan har vi samlat fem tips som hjälper dig som chef att få ut det mesta av dina medarbetarsamtal på distans.

1. Förbered inför samtalet 

För att medarbetarsamtalet ska bli effektivt rekommenderar vi att båda parter förbereder sig genom att läsa igenom alla frågorna och lägga till kommentarer – gärna tidigare än dagen innan. Som chef kan det vara bra att påminna medarbetaren om samtalet redan veckan innan och då även tipsa om att lägga till just kommentarer. Ju längre tid man har att tänka över vad man vill förmedla, desto mer relevant blir samtalets innehåll.  

Båda parter bör även ha tittat igenom verksamhetsmålen och funderat över vilka av medarbetarens personliga mål som bidrar till just dessa verksamhetsmål. 

2. Kombinera verktyg

Kombinera vår plattform GRADE med ett collaboration-verktyg så som Microsoft Teams/Skype/Zoom, så blir tröskeln lägre att komma igång. Se bara till att öva på att hålla vanliga möten över videosamtal, och kika gärna på best practices för videomöten. Ni slipper då handskas med onödiga problem och att tappa fokus när samtalet ska äga rum. Läs mer här om vilka best practises är.

3. Video ska vara påslaget under samtalet

För vissa kan det vara lättare att prata förtroligt om man inte behöver se varandra i ögonen. Vår erfarenhet är dock att man får mer genuina samtal om man kan se varandra och kan läsa av kroppsspråket. Välj en plats där du känner dig bekväm och sitter upp ordentligt. Se även till att klä upp dig lite, en gammal favorit-tröja är helt klart mysig att ha på sig, men man ”sträcker” lite mer på sig när man har klätt upp sig. (i alla fall på den delen som syns i kameran.) 

4. Dela skärm

Att dela skärm med medarbetaren gör det mer tydligt vad ni båda pratar om. Samtidigt som samtalet fortgår kan du enkelt lägga till mål och kommentarer, och då få en bra gemensam överblicksbild över vad som har eller inte har avhandlats.  

5. Avsluta samtalet och boka in uppföljning

Se till att alla punkter är avklarade och att båda parter känner sig nöjda med samtalet innan ni avslutar. Viktigt är även att boka in uppföljningsmötet, så ni båda vet när nästa tillfälle är och vad som krävs av båda för att nå de nya målen. När mötet är slut, ta lite tid att reflektera över det och signera sedan mötet. När du som chef signerar samtalet i GRADE kommer medarbetaren att få ett automatiskt mail med en påminnelse om att också signera.

Är det då möjligt att hålla medarbetarsamtal på distans? Ja, tycker vi! Detta var några av våra samlade lärdomar och insikter om vad man kan tänka på när man håller denna typ av personliga samtal på distans. Det enklaste sättet att få reda på om det skulle fungera hos er, är att pröva på.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er med medarbetarsamtal, läs gärna mer nedan eller hör av dig till oss direkt! 

Läs mer om medarbetarsamtal

Vill du veta mer om hur det funkar med medarbetarsamtal?

Läs mer om Talent Management

Ska du hålla medarbetarsamtal och behöver ett Talent Mangement System?

3 vanliga misstag vid införande av Learning och Talent Management System

3 vanliga misstag vid införande av Learning och Talent Management System

Står er verksamhet inför att införa ett digitalt stöd för HR-processer som t.ex. medarbetarsamtal, engagemangsmätning och kompetensutveckling? I så fall är ett införandeprojekt startskottet för att få systemet på plats i organisationen.

I införandeprojektet konfigureras systemet för att passa er verksamhet, och eventuella integrationer mot andra system sätts upp. Vi har erfarenhet av införandeprojekt i både privat och publik sektor och vi vill dela med oss av 3 vanliga misstag – och tips på hur ni undviker dem.

1. Oklara övergripande effektmål

Ett vanligt misstag är att man fokuserar mer på projektmålen än de övergripande effektmålen – kanske för att projektmålen känns mer konkreta. Men för att på längre sikt kunna se effekten av införandeprojektet bör man även ha fokus på de övergripande effektmålen. Vad vill ni på lite längre sikt att systemet ska bidra med för verksamheten, medarbetarna och kunderna? Med tydliga effektmål kristalliseras vad som krävs efter driftsättningen. 

2. Bortglömd uppväxlingsperiod

Uppväxlingsperioden är tiden efter driftsättningen – systemet är konfigurerat och redo att börja användas. Men det är lätt att fokusera så mycket på själva driftsättningen att man inte har en plan för hur man ska få organisationen att börja använda det digitala stödet.

Vårt tips är att se uppväxlingsperioden som en del av införandeprojektet. Genom att planera i detalj hur organisationen ska introduceras i det nya systemet får ni ut maximalt värde av er satsning. En nyckel för lyckade införandeprojekt är kommunikationen till organisationen – ”sälj” in nyttan och börja gärna med funktionalitet som direkt ger ett lyft för medarbetarna och cheferna.

3. Långdragna diskussioner kring användardata

Det är vanligt att hämta/synka information om verksamhetens medarbetare från ett HR-system. Rent tekniskt är det möjligt att överföra hur mycket information som helst om användarna, men med tanke på t.ex. GDPR bör man givetvis inte göra det. Vår erfarenhet är att det kan bli ganska långdragna interna diskussioner kring vilken typ av användardata som är relevant att synka.

Tipset är att utgå från verksamhetens administrativa processer för att ta beslut om vilka rapporter som kommer att behövas och vilken typ av användardata rapporterna ska innehålla. Faktureringsunderlag är ett exempel på en rapport som ofta måste skräddarsys. Exempel på användardata det kan uppstå diskussioner kring är Ålder, Titel och Kön.

I ett stort införandeprojekt kan beslutet kring användardata framstå som bagatellartat, men vår erfarenhet är att man vinner mycket på att göra en grundlig utredning så att det blir rätt från början.

Vill du veta mer om hur det går till att implementera ett Talent och Learning Management System?

Håller du medarbetarsamtal som engagerar?

Två personer pratar på kontor

Att engagerade medarbetare påverkar och till och med är avgörande för att skapa framgångsrika verksamheter är ingen nyhet. Företag och organisationer med engagerade medarbetare har överlag högre lönsamhet och nöjdare kunder. Dessutom är både personalomsättningen och frånvaron bland medarbetarna lägre.

Vad är det då som avgör om medarbetarna är engagerade eller inte? Och kan inte en löneökning, bonus eller annan morot göra oengagerade medarbetare mer engagerade? Nej, riktigt så enkelt är det ju inte. Studier visar att denna typ av morötter till och med kan ha motsatt effekt. Daniel Pink (Drivkraft, 2010) menar att belöningar (till exempel prestationsbaserad provision) kan tränga undan en individs inre motivation – så att resultatet blir sämre än vad det skulle ha varit utan provisionen.

För att undvika att hamna i ett läge där din verksamhet får onödigt stora löneökningar för att behålla och engagera era medarbetare bör du som chef fokusera på att stärka dina medarbetares inre motivation och engagemang. Följande 3 faktorer har visat sig ha stor betydelse för detta:

  • Självstyre. Medarbetare stimuleras och mår bra av en viss nivå av självstyre och av att kunna agera självständigt inom de ramar som är hens ansvarsområde.
  • Mästerskap. Medarbetare drivs och engageras av att lära nytt, utvecklas och bli bättre på sitt arbete.
  • Mening. Verksamheter som har visioner och övergripande mål för verksamheten som känns meningsfulla för medarbetarna att bidra till har överlag högre medarbetarengagemang.

Många chefer är medvetna om detta. I det dagliga arbetet kommuniceras därför tydliga mål och förväntningar, ansvar delegeras, medarbetarna är delaktiga i beslut och man coachar medarbetarna i syfte att de ska utvecklas och bli bättre på sitt arbete. Men! Tillämpar du samma förhållningssätt när det kommer till medarbetarsamtal? Rätt genomfört kan medarbetarsamtalen bli riktiga engagemangshöjare. Med utgångspunkt i Pinks motivationsfaktorer vill vi ge dig som ska hålla medarbetarsamtal följande konkreta tips:

Förberedelse

  • Bjud in medarbetaren till samtalet i god tid och avsätt generöst med tid för samtalet. Det signalerar att du tycker att medarbetaren och hens utveckling är viktig. Medarbetaren får möjlighet att förbereda sig inför samtalet och ni behöver inte oroa er för att behöva avbryta mitt i för att mötestiden tar slut.
  • Förbered dig ordentligt inför varje samtal du ska ha med dina medarbetare. Se till att du har koll på medarbetarens arbetsuppgifter och prestationer i detalj. Läs igenom anteckningarna som gjordes vid föregående samtal och fundera över hur medarbetaren har utvecklats sedan dess. Om ni har ett digitalt verktyg för medarbetarsamtal och medarbetaren har delat sina anteckningar med dig inför samtalet bör du läsa igenom dessa noga. Kan du utläsa någon röd tråd i medarbetarens anteckningar? Anpassa i så fall samtalet efter detta så att ni har gott om tid att prata igenom det som är viktigt för medarbetaren.
  • Hinner du inte förbereda dig inför samtalet? Föreslå då en ny tid. Att som chef komma oförberedd till ett medarbetarsamtal visar på bristande intresse och engagemang från din sida och är dömt att misslyckas.

Genomförande

  • Antagligen har du redan när du bjöd in till samtalet kommunicerat vad syftet är, men börja ändå med att berätta varför ni har samtalet och vad målet med samtalet är.
  • Bekräfta att du tagit del av medarbetarens anteckningar inför samtalet. Läs aldrig medarbetarens anteckningar första gången under samtalet – det är en riktig engagemangsdödare som signalerar att medarbetaren och hens utveckling inte stått speciellt högt upp på din agenda.
  • Lyssna på medarbetaren. Detta är det absolut viktigaste under samtalet. Visa att du lyssnar genom att hålla ögonkontakt, nicka, upprepa det medarbetaren har berättat och ställ följdfrågor. Försök att på djupet förstå vad som motiverar och engagerar medarbetaren. Låt medarbetaren delvis styra inriktningen på samtalet genom att fördjupa er i frågor som hen tycker är viktiga. Undvik att ställa ledande frågor och frågor som kan svaras med ja eller nej. Fyll inte i medarbetarens svar, och tänk på att om du är tyst en stund kan du ibland få mer information från medarbetaren än om du ställer en riktigt bra fråga.
  • När det kommer till målsättning går medarbetarens egen önskan till utveckling ibland helt i linje med verksamhetens övergripande mål. Men om det inte är så – vad kan du som chef göra för att stärka medarbetarens inre motivation att nå de mål ni kommer överens om? För det första är det viktigt att medarbetaren ser en mening med sina personliga mål – det vill säga att kopplingen till verksamhetens övergripande mål och visioner är tydlig. För det andra ökar sannolikheten att medarbetaren kommer att nå målen om hen får bestämma hur målet ska nås.

Säg till exempel att ni kommer överens om att medarbetaren det närmsta året ska öka sin kompetens inom ett egenbyggt IT-system. Ett ganska smalt kunskapsmål som kanske inte helt ligger i medarbetarens eget intresse. Istället för att anmäla medarbetaren till en heldagskurs kan du låta medarbetaren själv bestämma hur hen ska gå tillväga för att lära sig mer om systemet. Hen kanske föredrar att ”skugga” en kollega med hög kompetens om systemet en dag för att exempelvis lära sig använda mer avancerade funktioner.

  • Var lyhörd för vilka områden medarbetaren vill utvecklas inom, och fundera över hur verksamheten skulle kunna dra nytta av denna kompetens.
  • Är det tydligt för medarbetaren hur hen kan utvecklas inom företaget? Om ni har ett digitalt verktyg för karriärvägar kan ni utgå från medarbetarens befintliga roll och kompetenser och se vilka eventuella kompetensgap som finns jämfört med andra roller inom företaget som medarbetaren skulle vilja utvecklas mot på lite längre sikt.

Uppföljning

Efter samtalet dokumenterar du vad ni har kommit överens om och låter medarbetaren signera samtalet. Ni har nu en gemensam bild av vilka mål medarbetaren och verksamheten har och vilka aktiviteter medarbetaren ska utföra för att nå sina personliga mål.

Eftersom medarbetaren ser en mening med målen, själv varit med och bestämt hur de ska uppnås och får fortsätta att utvecklas i arbetet är hen antagligen riktigt taggad för att nå dem. Följ upp medarbetarens insatser och planerade aktiviteter löpande, så att utvecklingsplanen alltid är aktuell och medarbetaren får feedback på sina prestationer och utveckling.

Läs mer om medarbetarsamtal och engagemang 

Att mäta engagemang är inget nytt

Tekniken för att samla in data för att ta tempen på organisationer har funnits i flera årtionden. Då menar jag inte bara ”tekniken” som i digital teknik och system, utan själva möjligheten att skicka ut enkäter för att samla in både kvalitativa och kvantitativa medarbetardata. Men det svåra är inte att samla in data, utan problemet, som jag ser det, kommer i nästa steg – att veta vad man skall göra med den.

Allt för ofta slås jag av hur vissa kunder berättar att de faktiskt samlat in ganska stora mängder av information, att de sitter på en guldgruva som påvisar var medarbetarengagemanget ligger, var det bär och var det brister, men att dom inte har gjort något vid det än. Datan var tiptop, men det föll lite mellan stolarna…

På lunchen slog det mig. Tänk tillbaka på den där gången, på den där konferensen, med den där karismatiska talaren som fick hela rummet att surra med engagemang och inspiration. Där och då hade ni svaren på alla problem och du var själv beredd att förändra världen.

Men redan i bilen hem började den där varma känslan att kallna. Veckan efter mindes du bara problemen och kanske små fragment av lösningarna. Ett år senare, ja – då hade du nästan glömt i vilken stad konferensen hölls. Visionen ersätts av vardagen och möjligheterna av måsten.

Varför denna smått deprimerande återblick då?

Jo, att mäta medarbetarnas engagemang och välmående UTAN att förvalta svaren är inte bara att ödsla tid, utan det kan till och med ha en motsatt effekt på engagemanget. En engagemangsmätning är en signal att om att man bryr sig om organisationen och skapar en förväntan på förändring.

Se därför till att ta vara på den information som ni faktiskt samlar in. Dra lärdom av det ni lyckats med, gräv djupare där det brister och se framförallt till att inkludera medarbetarna i arbetet. Det låter kanske lite grundläggande, men ni skulle bli överraskade över hur ofta det faktiskt glöms bort.

Om ni är rädda om denna ”ädelmetall” som vi i periodiska systemet kallar ”Me” (medarbetarengagemang) så vädjar jag om att ni tar detta till er. För informationen blir inget om den inte konkretiseras ­– så se till att ta nästa steg och glöm det inte i bilen hem.

  1. Ta vara på data – Disponera tid till analys av data och bestäm vad den skall användas till.
  2. Fokusera på rätt saker – Titta inte bara på det negativa. Dra lärdom av interna framgångar –det kan finnas många svar där. Ställ frågan: Varför är vi särskilt engagerade inom ett område eller en enhet?
  3. Använd digitala hjälpmedel – Mät engagemanget med hjälp av digitala verktyg, låt alla följa utvecklingen. Analysera och vidta åtgärder med hjälp av Talent och Learning Management system.

//Henning Karlsson

Henning Karlsson – Senior Advisor – Grade AB