Logga in
Boka demo

Artiklar

Digital utbildning lyfter Region Västmanland

Digital utbildning lyfter Region Västmanland

Region Västmanland har hittat ett vinnande koncept för digital utbildning. Med ledord som enkelhet, flexibilitet och mobilt först har regionens centrala utbildningsenhet producerat hundratals utbildningar som regionens 7500 medarbetare enkelt kan ta del av i skräddarsydda program.  

Jim Uusikartano arbetar som mediepedagog på CIFU Utbildning (en del av Centrum för innovation och forskning) i Region Västmanland. 2015 implementerade regionen Grade Learning, och med ny lärplattform gavs nya möjligheter att producera digital utbildning.  

– I samband med att Flash lades ner sökte vi en framtidssäker lösning. Vi ville kunna producera snabbt, och det var viktigt för oss att medarbetarna skulle kunna ta del av utbildningarna när som helst, var som helst och med vilken typ av enhet som helst. Ganska snabbt insåg vi att även om varje enskild produktion är viktig så är det volymen som ger värde, så att vi kan paketera ihop olika typ av lösningar, berättar Jim.

Central utbildningsenhet

I regionens centrala utbildningsenhet arbetar cirka 20 medarbetare med att stötta hela regionen i projekt som har med utbildning att göra. Uppdragen består av allt från chef- och ledarskapsutbildningar till nischade utbildningar inom hälsa och sjukvård.  

– Vi arbetar regionövergripande med alla typer av läraktiviteter. Vi kan till exempel hjälpa klinikerna att producera nya utbildningar och att sätta ihop blended learning-program. Det blir ofta en bra slutprodukt när våra kollegor ute i organisationen står för ämnesexpertisen och vi står för hantverket, berättar Jim.

Kostnadseffektivt med intern produktion

Att ha en effektiv produktionsprocess är A och O för utbildningsenheten, som ytterst sällan tar in externa resurser i projekten. Fokus har aldrig legat på att skapa spektakulära produktioner – det som ger nytta och värde för organisationen är snarare den stora volymen som ger medarbetarna möjlighet att få tillgång till rätt kunskap vid rätt tillfälle.

– Det säger sig självt att det är väldigt kostnadseffektivt för oss att producera själva. Genom att äga utbildningarna själva kan vi också enkelt uppdatera dem vid behov. Vid något enstaka tillfälle har våra uppdragsgivare tagit in extern hjälp för att till exempel filma en brandsituation, men alla enklare videoproduktioner för utbildning löser vi internt, berättar Jim.

– Vår produktionsprocess börjar med ett orienterande samtal som syftar till att få en förståelse för vilka problem vi ska lösa. Därefter fokuserar ämnesexperten på att ta fram content, medan jag och mina kollegor börjar skissa på hur innehållet i utbildningen ska struktureras och presenteras – till exempel om navigeringen i utbildningen ska vara vertikal eller horisontell. Och sen bygger vi helt enkelt utbildningen i Composer, så att ämnesexperten har något konkret att tycka till om. När vi nått en good enough-nivå gör vi utbildningen tillgänglig för organisationen i kurskatalogen, fortsätter Jim.

Digitalt lärande kompletterar klassrumsutbildning

Trots att Jim och hans kollegor under åren producerat flera hundra digitala utbildningar har syftet aldrig varit att ersätta klassiska klassrumsutbildningar.

– Vår uppgift är snarare att förbättra – inte ersätta. Det blir mer och mer vanligt med blended learning, vilket ger medarbetarna möjlighet att ta del av digitala utbildningar inför att de ska genomföra praktiska moment eller andra läraktiviteter. Vi upplever att vi kan erbjuda ett mer jämlikt lärande när vi minskar ner förmedlande föreläsningar till förmån för praktiska moment och dialog. Kursledarna kan också förvänta sig att medarbetarna har en viss nivå av förkunskap inför ett plats- och tidsbestämt tillfälle, berättar Jim.

Tidsinställda certifikat ger trygghet

Att vissa utbildningar bör repeteras med jämna intervall har Region Västmanland löst med tidsinställda certifikat i LMS:et. Medarbetarna och dess chefer blir helt enkelt påminda automatiskt när det är dags att repetera exempelvis brandsäkerhetsutbildningen eller utbildningen om informationssäkerhet.

För utbildningar som rör teknisk utrustning eller särskilda procedurer har regionen tagit fram ett standardiserat sätt att kontrollera medarbetarnas kunskap. Utbildningarna – som kallas Kompetenskort – består av en kort introduktion och ett självrättande kunskapstest. Dessa kan kombineras med praktiska moment på plats. 

– Att vi på ett strukturerat sätt får ett kvitto på att medarbetarna har kunskapen som krävs för att hantera utrustning ger ökad trygghet både för oss som arbetsgivare och den enskilda medarbetaren, avslutar Jim. 

 

Region Västmanland använder Grade Learning. De digitala utbildningarna produceras i lärplattformens inbyggda författarverktyg Composer. 

Jim Uusikartanos bästa tips för att lyckas med digital utbildning:

1. Good enough

Alla utbildningar behöver inte vara fantastiska. Om du är osäker på om en utbildning ger värde kan du ställa dig frågan ”Är det bättre att den finns än att den inte finns?”

2. Mobile first

Fokusera på att skapa utbildningar som fungerar bra i mobil. Det gör utbildningar mer tillgängliga och deltagandet mer flexibelt. Innehållsobjekt som inte fungerar på liten skärm är oftast inte värda att ha med överhuvudtaget.

3. More is more

Fokusera inte för mycket på den enskilda utbildningen, det är helheten och paketeringen som räknas!

Relaterade artiklar

Ladda fler

Attrahera både aktiva och passiva kandidater: Så utformar du en effektiv rekryteringsstrategi för hösten

Attrahera både aktiva och passiva kandidater

Så utformar du en effektiv rekryteringsstrategi för hösten

Hösten är här och det är dags att förnya och förstärka din rekryteringsstrategi. För att bättre lyckas attrahera både aktiva och passiva jobbsökare har vi sammanställt hur du kan skapa en rekryteringsplan med hjälp av REAN-modellen samt konkreta verktyg som kan förenkla processen.

REAN-modellen är en marknadsföringsmodell som ofta används för att strukturera och optimera digitala kampanjer, men den går även bra att applicera på kandidatresan. REAN står för Reach, Engage, Activate och Nurture, och varje steg representerar en fas i hur arbetsgivaren interagerar med kandidater genom deras resa från att vara kandidater till att bli anställda medarbetare.

Attrahera aktiva och passiva kandidater

1. Reach – Nå ut till rätt målgrupp

Det första steget fokuserar på att skapa medvetenhet om er era lediga tjänster. För att nå ut med din jobbannons är sociala medier ett kraftfullt verktyg. Genom att synas på plattformar som LinkedIn, Facebook och Instagram kan du sprida dina jobbannonser till en bredare publik och nå både de som aktivt söker jobb och de som inte är på jakt men ändå kan vara öppna för nya möjligheter.

Tips:

  • Målgruppsinriktade annonser: Med sociala medier kan du skapa skräddarsydda annonser som riktas mot specifika demografiska målgrupper. Detta ökar chanserna att nå de mest relevanta kandidaterna för dina lediga tjänster.
  • Använd flera kanaler: Använd de unika fördelarna med varje plattform; LinkedIn är utmärkt för att nå yrkesverksamma när de är i ett ”jobb-mindset”, medan Facebook och Instagram hjälper dig att nå en bredare och målgrupp som inte aktivt söker jobb.

2. Engage – Engagera och fånga intresset

Steg 2 handlar om att skapa en djupare relation med kandidaterna och få dem att vilja vara en del av din organisation. Här spelar jobbannonsen en central roll. Se till att berätta om fördelarna med tjänsten och lyft era förmåner. I detta steg hittar vi ofta de aktiva jobbsökarna, därför är jobbannonseringsplattformar som Indeed och LinkedIn bra att synas lite extra i.

Tips:

  • Berätta om hur det är att arbeta hos er: Ge potentiella kandidater en inblick i arbetsmiljön. Lyft fram er företagskultur, värderingar och karriärmöjligheter. Detta fångar inte bara intresset hos aktiva jobbsökare, utan väcker även nyfikenhet hos passiva kandidater.
  • Använd jobbannonseringsplattformar: Publicera dina jobbannonser på plattformar som Indeed och LinkedIn. Dessa plattformar kan hjälpa till att öka synligheten och engagemanget för dina annonser. Indeed erbjuder en kraftfull sökfunktion och möjligheter till sponsrade annonser, medan LinkedIn kan hjälpa till att rikta annonser till specifika yrkesgrupper och nätverksanslutningar, vilket ökar chansen att nå rätt kandidater.

3. Activate – Få kandidaterna att ansöka

I denna fas vill du få kandidater att söka din tjänst. Här är det viktigt att göra ansökningsprocessen enkel och transparent, och att uppmuntra kandidater att skicka in sina ansökningar.

Tips:

  • Enkel ansökningsprocess: Gör det lätt för kandidater att ansöka genom att ha en användarvänlig ansökningsprocess. Ett enkelt och smidigt ansökningsformulär ökar sannolikheten för att kandidater fullföljer sin ansökan.
  • Följ upp kandidaterna: Följ upp med kandidater snabbt och håll dem informerade om deras ansökningsstatus. Detta visar att du värdesätter deras tid och engagemang, och kan bidra till en positiv upplevelse av rekryteringsprocessen.

4. Nurture – Vårda relationen med kandidaterna

Den sista fasen handlar om att upprätthålla en positiv relation med de kandidater som inte fick jobbet. Att vårda relationen med potentiella kandidater bidrar till en långsiktig strategi som kan ge stora fördelar. Genom att hålla kontakten och bygga starka relationer kan du skapa en pool av kandidater som är redo när rätt möjlighet dyker upp.

Tips:

  • Var top of mind genom synlighet: Genom att kontinuerligt synas med dina lediga jobb i sociala medier förblir du top of mind hos kandidaterna och håller de uppdaterade när det dyker upp ett jobb som matchar deras profil.
  • Skapa en bra onboardingprocess: Se till att introducera och vårda relationen med den nyanställda genom tex. ett bra onboarding-program. Kom ihåg att våra medarbetare är våra största ambassadörer.

Med REAN-modellen kan du alltså skapa en rekryteringsstrategi som attraherar både aktiva och passiva jobbsökare. Genom att nå ut till rätt målgrupp, engagera kandidater med insiktsfullt innehåll, göra ansökningsprocessen enkel, samt vårda relationen med potentiella kandidater, kan du säkra rätt talanger för ditt företag i höst.

Vill du veta hur Grade Boost kan hjälpa dig att attrahera aktiva och passiva kandidater? 

Läs mer

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

Möt framtidens krav på rätt kompetens med hjälp av HR-teknologi

Möt framtidens krav på rätt kompetens med hjälp av HR-teknologi

I dagens snabbt föränderliga arbetsmarknad står både offentlig och privat sektor inför stora utmaningar när det gäller rekrytering och utveckling av kompetens. I en hektisk arbetsdag riskerar både offentliga och privata organisationer att det strategiska kompetensarbetet nedprioriteras och fortsätter att lösas på samma sätt som tidigare.

För att möta dessa utmaningar är det viktigare än någonsin att använda modern HR-teknologi. Det kommer att bidra till att identifiera, utveckla och behålla rätt talanger och därmed säkerställa att organisationen kan möta framtidens kompetenskrav.


Identifiering av kompetensbehov

En verksamhet som inte arbetar planmässigt med kompetens, och i stället fortsätter på samma sätt som alltid, ökar risken för felrekryteringar, kompetenshöjande åtgärder som inte träffar rätt och en potential för kompetensutveckling som inte realiseras. Relevant kompetens försvinner och uppgifter löses inte tillräckligt effektivt i enlighet med gällande krav och förväntningar. En viktig del av strategisk kompetenshantering är att identifiera den kompetens som redan finns i verksamheten, och vad som eventuellt saknas. Vad kan utvecklas internt och vilken kompetens måste rekryteras?

En av de största fördelarna med att styra kompetenshanteringen digitalt är att det ger en grundlig och noggrann analys av organisationens nuvarande och framtida kompetensbehov. Genom avancerade analysverktyg kan ett digitalt verktyg kartlägga färdigheter och kompetenser över hela organisationen, identifiera luckor och föreslå konkreta åtgärder för att fylla dessa. Detta ger både ledare och HR-personal en tydlig överblick över vilka färdigheter som behövs för att möta organisationens strategiska mål.

En annan viktig funktion är stödet det ger för talanghantering och karriärutveckling. Identifiera interna talanger, följ deras karriärutveckling och föreslå karriärvägar som är anpassade utifrån både organisationens övergripande behov och den anställdes personliga mål. Detta bidrar till ökad medarbetarnöjdhet och lojalitet, samtidigt som det säkerställer att organisationen har rätt personer på rätt plats.

Rekrytering av rätt kompetens

Rekrytering är en tidskrävande och ofta kostsam process, särskilt inom offentlig sektor där kraven på tjänster kan vara mycket specifika. Idag räcker det inte att annonsera en tjänst och luta sig tillbaka för att vänta på kompetenta sökande. Med låg arbetslöshet och många utlysta tjänster måste man sticka ut i mängden. Om en arbetsgivare har utmaningar med att rekrytera och behålla rätt kompetens beror det ofta på att många arbetsgivare konkurrerar om samma kompetens, där arbetsuppgifter, anställdas förmåner och rykte kan ha betydelse för valet av arbetsgivare.

HR-teknologi kan ge betydande fördelar i rekryteringsprocessen genom att göra den mer effektiv, noggrann och datadriven. Se till att du anställer rätt kandidat för jobbet genom att använda teknologi som eliminerar mänskliga fördomar och bias. Attraktiva annonser och marknadsföring av tjänster säkerställer att ni sticker ut i mängden bland konkurrenter. Ett bra rekryteringssystem effektiviserar och säkerställer rekryterarens arbete, men gör också ansökningsprocessen smidigare för kandidaten. Digital referenskontroll automatiserar referenskontrollen, och testverktyg säkerställer att ni får så mycket grund som möjligt för att fatta rätt beslut.

Genom att förenkla och digitalisera rekryteringen med HR-teknologi frigör du tid att fatta smartare strategiska beslut, som leder till bättre anställningar och viktig kompetens in i organisationen.

Utveckling och utbildning

För att säkerställa att anställda håller sig uppdaterade med den senaste kunskapen och färdigheterna kan HR-teknologi erbjuda skräddarsydda lärande- och utvecklingsprogram. Med ett Learning Management System (LMS) kan anställda få tillgång till relevant utbildning när och var de behöver det. Detta gör det enklare att anpassa utbildningen till varje anställds behov och utvecklingsmål.

Att arbeta strategiskt med kompetens innebär att veta var man ska, och vilken kompetens man behöver för att komma dit. Det är ofta billigare och mer effektivt att bygga kompetens internt än att rekrytera externt. Att ha tillgång till ett digitalt lärandesystem, där organisationen kan öka kompetensen hos alla anställda utan att spendera tid och resurser på att skicka vissa på kurser eller extern utbildning, är ovärderligt.

Grade Learning är en komplett lärplattform som hanterar allt från digital mikrolärande till komplexa ledarskapsprogram. Plattformens inbyggda författarverktyg gör det enkelt att skapa interaktiv digital utbildning som engagerar medarbetarna och stärker verksamheten.

Läs mer om Grade Learning

Ökad effektivitet och datadriven beslutsfattande

Genom att arbeta strategiskt med kompetens får alla verksamheter ett bättre beslutsunderlag inom många av de processer som HR ska stödja. HR-teknologi ger möjlighet till ett mer effektivt och datadrivet förhållningssätt till HR-arbetet. Genom att samla och analysera data från olika HR-processer kan ledare få insikt i trender och mönster som kan påverka organisationens prestationer. Detta gör det möjligt att fatta informerade beslut baserade på verkliga data, snarare än magkänsla eller antaganden.

Bättre medarbetarupplevelse

Slutligen, men inte minst, kan HR-teknologi bidra till en bättre medarbetarupplevelse. Genom verktyg som medarbetarundersökningar och pulsmätningar kan organisationen få värdefull feedback från anställda, identifiera områden för förbättring och vidta åtgärder för att öka trivsel och engagemang.

Grade Performance hjälper er att omvandla medarbetarnas kompetens och engagemang till prestationer och handlingar som realiserar organisationens mål. Digitalisera processerna kring målstyrning och medarbetarsamtal till kompetensutveckling med mätbara resultat.

Läs mer om Grade Performance

Med Grade Pulse kan ni enkelt mäta och analysera medarbetarnas engagemang och trivsel. Följ trender i realtid och få hjälp att agera proaktivt baserat på resultatet från pulsmätningarna.

Läs mer om Grade Pulse

För offentlig sektor, som ofta står inför strikta budgetbegränsningar och komplexa krav, är det avgörande att använda HR-teknologi för att säkerställa rätt kompetens. Genom att utnyttja de många fördelarna med HR-teknologi – från identifiering av kompetensbehov till utveckling, rekrytering och talanghantering – kan offentlig sektor bättre möta framtidens krav. Detta kommer inte bara att bidra till mer effektiva och välfungerande organisationer, utan också säkerställa bättre tjänster för samhället som helhet.

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

Så lyckas du med en kompetensbaserad personalstrategi, från rekrytering till offboarding

Så lyckas du med en kompetensbaserad personalstrategi

Det pratas ofta om kompetensbaserad personalstrategi som en viktig del i att upprätthålla en fungerande kompetensförsörjning, speciellt nu med de stora utmaningar som hela arbetsmarknaden står inför gällande stora pensionsavgångar och ökad konkurrens. Arbetsmarknaden är dynamisk och det är viktigt för stora organisationer att implementera en kompetensbaserad personalstrategi i alla led för att fortsätta att attrahera, rekrytera, utveckla och behålla medarbetare. Det bidrar både till en maximerad potential hos medarbetarna och uppnådda långsiktiga mål. Vi har satt ihop en guide som tar dig genom varje steg – från rekrytering till offboarding – och vi kan dela upp den i fyra delar:

1. Rekrytering: attrahera rätt kompetenser

  • Definiera kompetensprofiler: Börja med att identifiera de specifika kompetenser som krävs för varje roll. Detta inkluderar både tekniska färdigheter och mjuka färdigheter som är avgörande för att lyckas bra i rollen.
  • Annonsering och employer branding: Utforma attraktiva jobbannonser som tydligt kommunicerar de nödvändiga kompetenserna och vad organisationen erbjuder. Använd sociala medier och professionella nätverk för att nå ut till rätt kandidater. Se till så att er karriärsida är uppdaterad med aktuell information och rätt värden för att förmedla er kultur.
  • Kompetensbaserade intervjuer: Utveckla en struktur för intervjuer som fokuserar på att bedöma kandidatens kompetenser genom beteendebaserade frågor och scenariobaserade uppgifter. Ta hjälp av de kompetensramverk som finns, till exempel Malin Lindelöw, som ofta går att integrera direkt i ert rekryteringssystem.

2. Onboarding: integrera och utveckla

  • Strukturerad onboarding-process: Skapa en detaljerad onboarding-plan som introducerar era nya medarbetare till organisationskulturen, deras team och specifika arbetsuppgifter. Använd gärna mentorskap och utbildningsprogram för att snabbt integrera nya anställda.
  • Kompetensutvecklingsplan: Utforma individuella utvecklingsplaner som är anpassade efter varje medarbetares kompetenser och karriärmål. Detta kan inkludera intern och extern utbildning, workshops och e-learning

3. Kompetensutveckling: stärka och motivera

  • Regelbundna utvärderingar: Genomför regelbundna kompetensutvärderingar för att identifiera styrkor och utvecklingsområden hos medarbetarna. Använd dessa utvärderingar för att justera utvecklingsplaner och mål. Detta kan med fördel göras och dokumenteras i samband med medarbetarsamtal.
  • Karriärvägar och intern rörlighet: Främja intern rörlighet genom att skapa tydliga karriärvägar som uppmuntrar medarbetarna att utvecklas inom organisationen. Detta hjälper till att behålla talanger och minska omsättningen.

4. Offboarding: avsluta på ett professionellt sätt

  • Strukturerade exit-samtal: Genomför exit-samtal för att förstå varför medarbetare väljer att lämna organisationen och för att samla in feedback som kan användas för att förbättra arbetsmiljön och organisationskulturen.
  • Kunskapsöverföring: Säkerställ att viktiga arbetsuppgifter och kunskap överförs till andra teammedlemmar innan en kollega lämnar. Detta kan inkludera dokumentation, överlämningsmöten och mentorprogram.
  • Avtackning: Sätt upp en avtackning eller en informell sammankomst med teamet för att tacka medarbetaren som slutar för deras tid i organisationen. Detta hjälper till att upprätthålla goda relationer och skapa ambassadörer för organisationen även efter att de lämnat, och ger möjlighet till att stärka banden i det nuvarande teamet.

En kompetensbaserad personalstrategi kräver en helhetssyn på medarbetarresan hela vägen från rekrytering till offboarding. Genom att fokusera på kompetens i varje steg kan organisationer inte bara attrahera och behålla de bästa talangerna utan också skapa ett starkare och mer motiverat team som är redo att möta framtidens utmaningar.

Vill du ha hjälp med hur ni kan digitalisera er kompetensbaserade personalstrategi? Kontakta oss så berättar vi mer!

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

Hur möter du utmaningar med bristande kompetens i arbetslivet?

Hur möter du utmaningar med bristande kompetens i arbetslivet?

Brist på rätt kompetens i arbetslivet blir ett allt större problem för organisationer världen över. Hittar du inte de bästa kandidaterna kan det hindra tillväxt, minska konkurrenskraften och skapa betydande utmaningar i det dagliga arbetet. För dig som arbetar inom HR är det viktigt att förstå orsakerna bakom. Hur kommer det att påverka er organisation, och vilka strategier kan ni implementera för att vara bättre förberedda för framtiden? 

Varför saknar ni kompetens?

  • Teknologisk utveckling: Den snabba utvecklingen kräver nya färdigheter och kunskap som inte alltid finns tillgänglig på arbetsplatsen. Gapet mellan tillgänglig och efterfrågad kompetens är stort.
  • Demografiska förändringar: Dina anställda blir äldre och i vissa fall förlorar du lång och bra erfarenhet till pensionslivet. Det kan skapa ett vakuum av kompetens som är svårt att fylla.
  • Centralisering: Yngre arbetstagare tenderar att dra sig mot större städer när de är klara med studier. Det påverkar villkoren för näringslivet och ger städerna större ekonomisk tillväxtkraft. Därmed blir det svårt för landsbygden att attrahera kvalificerad kompetens.
  • Globalisering: Global konkurrens ökar efterfrågan på högkvalificerade medarbetare. Det kan vara svårt att attrahera den bästa kompetensen nationellt när du konkurrerar med stora globala varumärken. Detta bör du också ha i åtanke när du ska utannonsera en tjänst och marknadsföra den. Pratar du med rätt målgrupp, och ser du till att rätt budskap når de bästa kanalerna för de personer du vill nå?

Hur påverkar detta er organisation?

  • Minskad produktivitet: Utan rätt kompetens kan företag uppleva lägre produktivitet och effektivitet, vilket kan påverka resultatet negativt.
  • Ökade kostnader: Organisationer måste investera mer i utbildning och utveckling av anställda för att fylla kompetensgapet. Detta kan kosta både tid och pengar.
  • Förlust av konkurrenskraft: Företag som inte lyckas attrahera och behålla kvalificerade medarbetare kan förlora marknadsandelar till mer kompetenta konkurrenter.
  • Trivsel: När anställda måste täcka upp för bristande kompetens kan det leda till stress och lägre arbetsglädje, vilket i sin tur kan öka personalomsättningen.

Var förberedd och säkerställ rätt kompetens

Kom ihåg att det är organisationens ledare och HR-personal som spelar en nyckelroll i att hantera kompetensbristen. Men vad bör du egentligen göra?

Kartlägg kompetensen
Har du koll på all kompetens som finns i organisationen idag? Då har du en unik utgångspunkt för att få en översikt över kompetensgap och framtida utmaningar. Vet du exempelvis att en värdefull medarbetare är på väg att gå i pension? Då är det enkelt att planera för att kompetensen ersätts i en smidig överlappning. Har ni plötsligt behov av en digital marknadsförare? Då kan ni enkelt kolla om kompetensen redan finns i organisationen med hjälp av ett digitalt verktyg.

Kartlägg kompetensen med Grade Competence

Proaktiv rekrytering
Vissa får hundratals sökande utan att lyfta ett finger, medan andra organisationer har svårt att hitta rätt. Här handlar det i stor utsträckning om employer branding. Har målgruppen god kännedom om ditt varumärke som arbetsgivare, är sannolikheten större att de söker när du har lediga tjänster. Arbeta proaktivt med rekrytering och engagera potentiella kandidater innan ett akut behov uppstår.

Få hjälp med employer branding från vårt Boost-team

Utbildnings- och utvecklingsprogram
Investera i kontinuerlig utbildning och professionell utveckling för medarbetare, så att de kan uppdatera kompetens och färdigheter i linje med tekniken och marknadsmässiga förändringar. De flesta älskar att utvecklas på jobbet, så detta är en win-win både för organisationen och för medarbetarna.

Skapa digital utbildning med Grade Learning

Användning av teknik
Vi hejar på teknik! Med hjälp av avancerad HR-teknik kan ni skapa en unik översikt som bland annat kommer att identifiera kompetensbrist tidigt och säkerställa stöd för utbildning och utveckling på ett mer effektivt sätt. Rätt HR-teknik kan spara er mycket tid, och kommer att möjliggöra att ni kan ge mer rådgivande stöd till människorna i organisationen.

Läs mer om våra produkter

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

3 tips när du rekryterar kompetensbaserat

3 tips när du rekryterar kompetensbaserat

Att använda sig av kompetensbaserad rekrytering säkerställer att du hittar rätt kandidat som inte bara har relevant erfarenhet, utan också rätt färdigheter och egenskaper för att trivas och lyckas i rollen. Här är tre tips för att förbättra din kompetensbaserade rekryteringsprocess.

1. Gör ett ordentligt förarbete

Förarbetet är otroligt viktigt. Ta fram en noggrant underbyggd kravspecifikation så att det är tydligt vad ni ska ha personen till och vilka kompetenser hen behöver. Detta blir extra viktigt vid ersättningsrekryteringar där man ibland har bråttom och vill ha ut annonsen så snabbt som möjligt. Utan ett ordentligt förarbete blir alla kommande moment fel – annonseringen, intervjun och referenstagningen. Lägg därför alltid lite extra tid på förarbetet.

2. Håll i hela vägen

Släpp inte den kompetensbaserade strategin och kravspecifikationen under rekryteringens gång! Det är viktigt att tänka på rätt saker både genom annonsering, i urvalsarbetet och intervjuarbetet. Förbered intervjuerna noga, ta fram en intervjustruktur och använd de verktyg och mallar som finns att ta stöd i. Behöver vi använda tester och arbetsprov eller räcker intervjun? Tänk efter noga och låt det ta den tiden det behöver.

3. Kompetensbaserad referenstagning

Referenstagningen blir ofta ett kompletterande avslutande steg, men behandla referenstagning som du behandlar intervjun. Förbered ordentligt, ha fokus på rätt saker och använd de verktyg som finns. Vad är viktigt i rekryteringen? Vem behöver vi prata med för att få veta det vi behöver veta om kandidaten? För en dialog med kandidaten för öppenhet och tydlighet. Med kompetensbaserade referensfrågor minskar risken för omedvetna egna tolkningar och rekryteringen blir mer träffsäker.

Grade Refensa KBR-webinar

STREAMA WEBINAR

Automatiserad, kompetensbaserad referenstagning – nu blir digital referenstagning enklare och mer träffsäkert än någonsin.

Vi vet hur viktigt det är för våra kunder att effektivt och träffsäkert kunna rekrytera kompetensbaserat, därför är vi glada att nu kunna presentera vår nyhet: Kompetensbaserade referensfrågor – automatiserat i rekryteringsprocessen.

Fyll i din e-postadress nedan för att streama webinaret:

Upptäck Grade Refensa

Vill du veta mer om hur Refensa kan hjälpa dig och dina kollegor att spara tid och kvalitetssäkra referenstagningen? 

  • Användarvänligt och enkelt att komma igång
  • Automatiserat och tidsbesparande
  • Toppbetyg för support och service

Ryktets roll under medarbetarresan

Ryktets roll under medarbetarresan: nyckeln till att attrahera och behålla de bästa talangerna

På dagens arbetsmarknad är konkurrensen om topptalanger hårdare än någonsin. För att sticka ut som en attraktiv arbetsgivare är det avgörande att förstå hur stor inverkan företagets rykte har på rekryteringsprocessen. Här är några nyckelfaktorer till varför ryktet är så avgörande, och hur du kan stärka det för att attrahera och behålla de bästa kandidaterna.

Första intrycket betyder allt

Potentiella anställda bedömer organisationer på samma sätt som konsumenter bedömer produkter. Första intrycket, som ofta formas av organisationens rykte, kan bli avgörande för om en kandidat väljer att söka en tjänst eller inte. Ett positivt rykte får organisationen att framstå som en attraktiv arbetsplats.

Tips:
  • Ha en professionell karriärsida.
  • Skapa jobbannonser med text och bilder som sticker ut och fångar kandidatens uppmärksamhet.
  • Se till att nuvarande anställda är nöjda, så att ni kan använda dem som ambassadörer. Dela positiva historier om arbetsmiljön i sociala medier.
  • Använd jobbmarknadsföring i sociala medier. Vänta inte på att aktiva sökande ska hitta dig. Genom att använda jobbmarknadsföring når du också de passiva sökande, samtidigt som du bygger rykte genom att vara synlig. Ta gärna hjälp av vårt Boost-team!
  • Rekryteringsprocessen är det första mötet potentiella anställda har med organisationen. Se till att hålla en röd tråd genom hela processen. Allt från annons, ansökningsprocess och intervju till onboarding måste bidra till att bygga upp ert goda rykte.

Onboarding: första steget i de anställdas upplevelse

Onboarding-processen sätter tonen för de anställdas upplevelse. Ett företag med ett gott rykte har ofta mer engagerade och entusiastiska nyanställda. Dessa medarbetare är redan positivt inställda och motiverade att göra sitt bästa. Se till att den nyanställde känner sig välkommen och uppskattad från första dagen.

Tips:
  • Vänta inte till första arbetsdagen innan du involverar den nyanställde. Bjud med på trevliga sammankomster och skapa en miljö där det är lätt att lära känna nya kollegor.
  • All utrustning ska vara på plats första arbetsdagen. Men gå gärna längre än så. Köp blommor, gärna en liten gåva. Överraska med något den nyanställde inte förväntar sig. Detta kommer ge positiva ringar på vattnet. Den nyanställde blir motiverad att göra ett bra jobb, samtidigt som hen kommer att berätta om den positiva upplevelsen för andra.

En perfekt onboarding innebär att du upprepar samma procedur för alla nyanställda. Låt inget vara slumpmässigt och undvik skillnader i rutinerna. Med ett digitalt onboarding-system har ni kontroll på att rutinerna är i ordning och att ingenting faller mellan stolarna. Läs mer om Grade Onboarding.

Skapa en attraktiv arbetsplats

För att skapa en attraktiv arbetsplats med ett gott rykte, måste du också vara en attraktiv arbetsgivare. Varje år mäts Sveriges mest attraktiva arbetsgivare. Undersökningen mäter vad som är viktigt när kandidater bedömer en ny arbetsplats.

Drivkrafter som återkommer varje år:
  • Bra arbetsmiljö
  • Bra ledarskap
  • Möjlighet till vidareutbildning och träning
  • Attraktiv lön och förmåner
  • Trygghet
  • Balans mellan arbete och privatliv
  • Företagets kultur och värderingar

Tips:

  • Skapa en arbetsplats där anställda känner sig uppskattade, respekterade och motiverade. Detta inkluderar god kommunikation, bra arbetsförhållanden och fokus på de anställdas välbefinnande. Investera i de förmåner som är möjliga, flexibla arbetstider, möjlighet till hemarbete och tid för träning. Anpassa utifrån livssituation, ålder och hälsa. Balans mellan arbete och privatliv är ett uttryck som är här för att stanna!
  • Ta pulsen på organisationen! Mät medarbetarengagemanget regelbundet, så att ni tidigt upptäcker missnöje. Då kan ni också mäta vilka genomförda åtgärder som har positiv och negativ effekt. Läs mer om Grade Pulse.
  • Möjlighet till vidareutbildning och utveckling är högt upp på listan över viktiga faktorer när Sveriges mest attraktiva arbetsplats ska mätas. Det är viktigt att kunna använda sin kompetens, men också att utveckla den. Ha översikt och kontroll på all kompetens som finns i organisationen. Med Grade Competence kan ni kartlägga den kompetens ni har, identifiera kompetensgap och möjliggöra vidareutveckling av kompetens eller rekrytering av ny sådan. Viktigt för individen, men också för organisationen.
  • Möjliggör utbildning och utvecklingsmöjligheter för alla anställda, så att de kan växa i sina roller och bidra mer effektivt till företaget. Utbildningen kan erbjudas digitalt och mätas aktivt i ett inlärningsverktyg. Hantera allt från mikrolärande till komplexa ledarskapsprogram med Grade Learning.

En kontinuerlig insats

För att upprätthålla och förbättra sitt rykte måste organisationer kontinuerligt arbeta med flera aspekter av sin verksamhet. Detta inkluderar etisk affärspraxis, socialt ansvar, transparent kommunikation och en stark organisationskultur. Dessutom måste de vara lyhörda för feedback från både anställda och eventuella kunder och aktivt arbeta med att förbättra områden som kan påverka ryktet negativt.

Ett gott rykte leder till att organisationen attraherar och behåller de bästa talangerna, vilket i sin tur har en positiv inverkan på organisationens övergripande resultat. Duktiga och engagerade medarbetare bidrar till ökad produktivitet, innovation och konkurrenskraft.

Tips:

  • Mät och analysera effekten av ryktesskapande åtgärder.
  • Fortsätt att förbättra arbetsmiljön baserat på feedback från anställda.
  • Se till att organisationens värderingar och kultur är väl förankrade i alla delar av organisationen.
Få insikter om medarbetarnas engagemang med Grades pulmätningsverktyg.

Är du nyfiken på hur Grade kan hjälpa dig att attrahera och behålla de bästa talangerna?

Läs mer om våra produkter.

Grades produkter

Så attraherar och behåller du unga – employer branding

Så attraherar och behåller
du unga

Employer branding-tips för offentlig sektor​

Varje år genomförs undersökningar för att ta reda på vad arbetstagare uppskattar och prioriterar hos sina arbetsgivare. Resultaten visar att unga medarbetare framför allt värdesätter bra kollegor och en god arbetsmiljö (källa: Young Professional Attraction Index (YPAI) 2022). För kommuner och offentlig sektor är det därför viktigt att anpassa sin employer branding-strategi för att attrahera och behålla dessa talanger.

Det finns mycket i kommun och offentlig sektor som överensstämmer med unga medarbetares önskemål, det gäller bara att kommunicera det tydligt. Nedan listar vi de tio områden som unga medarbetade värdesatte mest hos en arbetsgivare och hur man inom offentlig sektor kan trycka på sina styrkor inom dem:

1. Bra kollegor och arbetsmiljö

Offentlig sektor har ofta en stark gemenskapskänsla och ett tydligt uppdrag att förbättra samhället. Lyft detta i kommunikationen, arbeta med stolta ambassadörer från olika yrkesområden och dela gärna med er av till exempel eNPS-siffror kring arbetsmiljön, om dessa ser bra ut.  

2. Lön och förmåner

Offentlig sektor kanske inte alltid kan konkurrera med privata företag när det gäller löner, men det finns många förmåner att erbjuda. Bra pensionsavtal, flextid, friskvård och möjligheten att arbeta hemifrån är exempel på attraktiva förmåner som ofta är möjliga.

3. Bra chef/ledarskap

En bra chef kan vara avgörande för medarbetarnas trivsel och utveckling. Offentlig sektor kan i kommunikation lyfta fram sina strukturer för ledarutveckling och det starka stöd som finns för chefer i deras roll.

4. Karriär- och utvecklingsmöjligheter

Erbjud kontinuerlig kompetensutveckling och tydliga karriärvägar inom organisationen. Mentorskap, vidareutbildningar och interna karriärprogram kan hjälpa medarbetare att växa och stanna kvar längre. Betona möjligheten att jobba inom olika delar av den offentliga organisationen som en styrka.

5. Trygg anställning/företagets stabilitet

Framhäv den stabilitet och trygghet som ofta kommer med en anställning i offentlig sektor. Detta kan vara en stor dragningskraft, särskilt i osäkra ekonomiska tider. Kommuner, regioner och myndigheter kan också betona sin roll som samhällsbärande institutioner som ger en känsla av långsiktig säkerhet och stabilitet.

6. Flexibilitet och work-life balance

Inom offentlig sektor finns ofta möjligheten till flextid, något som många tycker är värdefullt när det kommer till flexibilitet och work-life balance.  

7. Arbetsuppgifternas karaktär och utformning

Kommunicera tydligt hur varje roll bidrar till organisationens övergripande mål och samhällsnytta. Lyft fram de unika möjligheterna att direkt påverka och förbättra lokalsamhället genom arbetet.

8. Geografiskt läge av arbetsplatsen

Om arbetsplatsens läge är en utmaning, överväg att erbjuda distansarbete eller flexibla arbetsplatser. Goda kommunikationsmöjligheter och tillgång till kollektivtrafik kan också förbättra attraktionskraften. Kommuner kan även lyfta fram fördelarna med att arbeta nära där man bor, vilket minskar pendlingstid och förbättrar livskvaliteten.

9. Tydlighet och struktur

Ha tydliga riktlinjer och strukturer på plats. Medarbetare behöver veta vad som förväntas av dem och hur de kan nå sina mål. Regelbundna feedback- och uppföljningsmöten kan hjälpa till att hålla alla på samma sida. Inom offentlig sektor finns ofta en tydlig struktur, lyft gärna detta.

10. Jämställdhet, mångfald och hållbarhet

Låt jämställdhet och mångfald inom organisationen ta plats i kommunikationen. Främja en inkluderande kultur och se till att hållbarhetsfrågor prioriteras. Detta är särskilt viktigt för yngre generationer som ofta värdesätter dessa aspekter högt.

STREAMA WEBINAR

Så attraherar Nacka kommun framtidens kandidater

Många organisationer inom offentlig sektor står inför kompetensutmaningar inom kommande år och det blir allt viktigare att ställa om för att attrahera och behålla framtidens kandidater. Nacka kommun satte tidigt mål för hur de ska vara i framkant som arbetsgivare och säkra kompetensförsörjningen både idag och imorgon.

Fyll i din e-postadress nedan för att streama webinaret:

Nacka webinar-thumb2

Så undviker du att diskriminera vid rekrytering

Så undviker du att diskriminera vid rekrytering

Diskriminering i samband med rekrytering är ett vanligt problem, och ofta sker det helt omedvetet. Som arbetsgivare är det viktigt att du undersöker vilka hinder som finns för att ge alla lika möjlighet att söka lediga anställningar och lika möjlighet till interna karriärmöjligheter. Det kan bland annat gälla att se över obefogade eller omotiverade krav i platsannonser när det gäller kompetens, bakgrund eller utbildning.

Börja gärna med att se över följande:

  • Hur ser våra rutiner ut för att ta fram kravprofiler?
  • Vilken typ av kompetens krävs för tjänsten (vid varje enskild rekrytering)?
  • Vilken rekryteringsform använder vi? Urvals-, direkt-, anbuds- eller intern rekrytering?
  • Hur ser möjligheterna ut för intern rekrytering och befordran.

Förra året inkom totalt 922 anmälningar om diskriminering inom arbetslivet, och 28 procent av dessa handlade om rekrytering (källa: DO:s årliga rapport 2023). I anmälningarna beskrivs hur arbetssökande väljs bort av skäl som har samband med en eller flera diskrimineringsgrunder. Utöver detta kan vi räkna med ett stort mörkertal. Nedan listar vi 6 tips för att bli mindre diskriminerande vid rekrytering.

1. Bli medveten om de egna fördomarna

Det är viktigt att rekryterare och rekryterande chefer är medvetna om sina egna fördomar och hur de kan påverka bedömningen av kandidater. Att aktivt arbeta med att minska och övervinna dessa fördomar är ett viktigt första steg.

2. Kompetensbaserad rekryteringsprocess

Genom att använda en kompetensbaserad rekryteringsprocess kan du säkerställa att alla kandidater bedöms kompetens- och situationsanpassat bland annat med hjälp av strukturerade intervjufrågor som bedömer relevanta färdigheter och erfarenheter.

3. Anonymisering av ansökningar

För att minska risken för omedveten diskriminering kan du överväga att anonymisera ansökningar i de tidiga skedena av rekryteringsprocessen. Det innebär att du tar bort namn, kön, ålder och andra identifierande detaljer från ansökningshandlingarna för att bedömningarna ska vara baserade enbart på kandidatens kompetenser och erfarenheter. Använd gärna urvalsfrågor att filtrera utifrån.

4. Rekrytera internt

Innan du påbörjar en extern rekrytering, börja med en noggrann kartläggning av befintliga medarbetares kompetenser och erfarenheter. Det kan inkludera att analysera deras tidigare prestationer, utbildningsbakgrund, färdigheter och intressen. Genom att identifiera befintliga talanger internt kan du upptäcka kandidater som redan har relevant erfarenhet och kunskap som matchar de lediga tjänsterna.

5. Mångfalds- och inkluderingsutbildning för rekryterande chefer

Att ge rekryterande chefer och beslutsfattare utbildning i mångfalds- och inkluderingsfrågor kan öka medvetenheten kring olika former av diskriminering och hur man kan undvika dem i rekryteringsprocessen. Det kan även bidra till att skapa en kultur där mångfald och inkludering prioriteras.

6. Utvärdera kandidaters feedback efter rekryteringsprocessen

Genom att ta vara på kandidatfeedback efter rekryteringsprocessens avslut får du en uppfattning om hur kandidaterna upplever er rekryteringsprocess och får värdefull feedback kring deras känsla av din organisation.  Kandidaterna kan bli värdefulla ambassadörer för er som arbetsgivare.

Vill du veta mer om hur Grades produkter kan hjälpa dig att undvika diskriminering?

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

5 tips för en bättre kandidatupplevelse

5 tips för en bättre kandidatupplevelse

Att attrahera och behålla kandidater är en avgörande pusselbit för de flesta organisationer, och en positiv kandidatupplevelse under rekryteringsprocessen kan vara det som skiljer er från era konkurrenter. Här kommer fem tips för att säkerställa en smidig och givande kandidatupplevelse i dina rekryteringsprocesser.  

1. Transparent kommunikation

Klar och tydlig kommunikation är grundläggande för en positiv kandidatupplevelse. Var transparent med information om hur processen kommer att se ut och ligger till, samt vilka tidsramar och förväntningar som finns knutna till den. Detta inkluderar även att ge konstruktiv feedback till kandidater som har varit på intervju eller har gjort personlighetstester. Genom att hålla kandidaterna uppdaterade och engagerade skapar du en atmosfär av öppenhet och förtroende för dig som arbetsgivare. Drar processen ut på tiden? Kontakta kandidaterna och berätta det. 

2. Var personlig i mötet med kandidaterna

Varje kandidat är en unik individ som sökt sig just till er organisation med tid och engagemang. Inför kontakt med kandidaten, läs på om hens bakgrund, erfarenhet och intressen. Visa att du har tagit dig tid att förstå deras profil och att du uppskattar deras engagemang i er eventuella dialog. Digital referenstagning bekräftar kompetens.

3. Använd digitala verktyg

Digitala verktyg är en kraftfull resurs för att förbättra kandidatupplevelsen. Använd ditt rekryteringssystem för att förenkla ansökningsprocessen, schemalägga intervjuer och sköta dialogen med kandidaten. Se även till att det system du använder är användarvänligt och tillgängligt för alla kandidater. Många rekryteringssystem har även digitala och automatiserade funktioner för att mäta kandidatupplevelsen – vilket ger dig värdefulla data för att förbättra processen inför framtida rekryteringar. 

4. Skapa en positiv intervjumiljö

Intervjuer är en viktig del av rekryteringsprocessen och det är viktigt att skapa en positiv och välkomnande miljö för kandidaterna som kommer på intervju. Se till att intervjuprocessen är strukturerad och att alla inblandade är väl förberedda. Ge också kandidaterna möjlighet att lära känna organisationen och er kultur genom att ge en liten rundvisning och berätta mer om er verksamhet och era värderingar. En positiv intervjumiljö visar att du är engagerad i kandidatens välbefinnande och trivsel.

5. Från kandidat till anställd

Rekryteringsprocessen slutar inte när en kandidat har tackat ja till ert jobberbjudande. Aktiviteter efter rekryteringens avslut är otroligt viktiga för att säkerställa att nya medarbetare integreras smidigt och känner sig välkomna i organisationen. Detta bör inkludera pre- och onboarding, mentorskap och regelbundna uppföljningar för att säkerställa att medarbetaren trivs och når sin fulla potential i sin nya roll. 

En positiv kandidatupplevelse är avgörande för att attrahera och behålla kandidater på dagens konkurrensutsatta arbetsmarknad. Genom att se över er rekryteringsprocess och kandidatupplevelsen kan du både attrahera de bästa kandidaterna och ge dem en givande upplevelse genom hela processen – oavsett om de fick jobbet eller inte.   

Vill du veta mer om hur kandidaterna upplever rekryteringsprocessen i just din organisation?  

Läs mer

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

Skapa bästa möjliga start för nya medarbetare

Skapa bästa möjliga start för nya medarbetare

Efter en lyckad rekryteringsprocess har du signerat drömkandidaten. Men vad händer sen då? Nu börjar arbetet med att få det fina första intrycket att sitta kvar. Kandidaten ska känna sig säker på att hen har valt rätt arbetsgivare, och den röda professionella tråden ska löpa vidare hela vägen fram till anställningsstart.

Att lyckas med en bra onboardingprocess ger inte bara kandidaten bästa möjliga start på sin anställning, det stärker också ert employer brand. Man fokuserar ofta på att visa sina bästa sidor som organisation genom rekryteringsprocessen, men det är minst lika viktigt att framstå som en attraktiv och professionell arbetsgivare efter att anställningen har startat. Fokusera på att vara på topp genom hela anställningsprocessen, från start till slut!

Allt fler har börjat inse vikten av en bra introduktion, och det finns många anledningar till det. Den viktigaste anledningen är att få kandidaten att känna sig välkommen och därigenom underlätta för hen att så tidigt som möjligt bli en del av företagskulturen. En bra start kan betyda mycket för ett framgångsrikt arbetsförhållande.

6 tips för dig som vill skapa bästa möjliga start för era medarbetare:

1. Välkomstprogram och introduktion
Ett genomtänkt välkomstprogram är avgörande för att ge nya medarbetare ett bra första intryck. Det kan inkludera en rundtur på arbetsplatsen, presentation av nyckelpersoner och avdelningar samt en genomgång av företagets värderingar, kultur och historia. Mycket av informationen kan presenteras digitalt för att säkerställa att alla nya anställda får samma värdefulla information. Digital introduktion sparar också organisationen både tid och resurser. Se även till att all utrustning är klar första dagen. Datorutrustningen måste fungera, accesskort, eventuella arbetskläder och liknande måste vara redo. Ha gärna en välkomstgåva som blommor, choklad eller ett välkomstkort redo på skrivbordet. Då kommer den nya medarbetaren att känna sig uppskattad och väl mottagen.

2. Inkluderande företagskultur
En bra arbetsmiljö är en av de mest avgörande faktorerna för att trivas. Det är viktigt att din nya kollega snabbt inkluderas i denna arbetsmiljö. Om det passar kan det vara bra att ha en inkluderande aktivitet med aktiviteter som främjar samarbete, teambuilding och socialt umgänge kort tid efter start. Om det arrangeras något innan första arbetsdagen, se till att bjuda in den nya medarbetaren. Det är ett trevligt och informellt sätt att lära känna alla sina nya kollegor. Aktiviteter som skapar en känsla av samhörighet bygger ett psykologiskt band till företaget. Detta kan bidra till att arbetsförhållandet blir längre och kan vara en smart investering.

3. Utbildning
Bra utbildning är viktigt av många anledningar. För det första är det avgörande för att hjälpa den nya medarbetaren att snabbt känna sig bekväm i sin nya roll, vilket också sätter i gång produktiviteten. Lärande, ökad kompetens och känslan av att vara användbar är enormt viktigt för medarbetarens motivation och tillfredsställelse. En bra plan för utbildningen av nya kollegor är därför avgörande för en bra introduktion. Utbildningen kan ske genom ett mentorskap där en anställd eller chef ansvarar för att följa upp den nya medarbetaren. Det kan också göras digitalt. Med ett skräddarsytt digitalt introduktionsprogram kan ni säkerställa att utbildningen är likadan för alla, och frigöra tid och resurser i organisationen. En kombination av mentorskap och digital introduktion är optimalt. Nya medarbetare observerar andra i liknande roller och lär sig mycket av dem. Och att kunna fråga, diskutera och observera ger mycket lärande. De olika utbildningsformerna är inte ömsesidigt uteslutande, men de kompletterar varandra och ger det bästa resultatet.

4. Kommunikation och feedback
Se din nya kollega. Hur går det med arbetsuppgifterna? Är utrustningen och åtkomsten för att göra jobbet effektivt i ordning? Har personen kommit väl in i arbetsmiljön? Se till att ha regelbundna avstämningar för att se till att medarbetaren tas om hand. Det finns många exempel på nya medarbetare som placeras framför en dator utan att veta vad de ska göra eller vem de kan fråga. Detta måste undvikas till varje pris. En bra start innebär att se till att nya medarbetare blir sedda och uppföljda tills de är självgående. Uppmuntra till öppen och regelbunden kommunikation mellan nya medarbetare och deras chefer och kollegor. Erbjud också regelbunden feedback för att hjälpa dem att förbättra sig och utvecklas i sina roller. Med digital introduktion kan du sätta upp checklistor för att följa med i utvecklingen hos den nya medarbetaren. Du kan skapa skräddarsydda utbildningsprogram och uppgifter som bidrar till ökad kompetensutveckling. På så sätt bygger de nya medarbetarna kompetens samtidigt som de håller sig sysselsatta, och kommer säkert och effektivt in i arbetet utan att organisationen behöver använda egna resurser för utbildningen.

5. Utvärderingsprocess och uppföljning
På första arbetsdagen är det viktigt att genomföra ett introduktionssamtal. Detta samtal bör innefatta förväntningar på den nya medarbetaren, men även den nya medarbetarens förväntningar på organisationen och ledningen. Efter en viss tid kan ni fortsätta samtalet. Lever båda upp till förväntningarna? Ett sådant samtal ger utrymme för utveckling åt båda håll samtidigt som man är säker på att båda parter är nöjda. Om chefen är nöjd är detta en utmärkt tidpunkt att betona det. Bra feedback är viktigt för ökad motivation.

6. Kontinuerlig förbättring
Slutligen, se till att kontinuerligt utvärdera och förbättra introduktionsprogrammet baserat på feedback från nya medarbetare och andra inblandade. Detta kommer att bidra till att säkerställa att organisationen fortsätter att erbjuda bästa möjliga start för alla nya anställda.

Lycka till!

Vill du veta mer om hur ni kan utveckla er pre- och onboarding av nya medarbetare med hjälp av Grade Onboarding? 

Läs mer

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

Avslagsmeddelanden bygger också employer brand

Avslagsmeddelanden bygger också employer brand

Oavsett om du har 20 eller 100 sökande till ett ledigt jobb är det viktigt att alla som inte går vidare till anställning får ett avslagsmeddelande. Vad kan du göra för att avslaget ska kännas värdefullt för den sökande – och även för dig?

Sökande lägger ner mycket tid och ansträngning när de skickar in sin ansökan – de har läst igenom annonsen, satt ihop sin ansökan, gjort sitt bästa för att visa vilka de är och sedan tagit sig igenom alla ansökningssteg. De har en förhoppning om att bli en del av din organisation, och kandidaterna minns processen och ifall de fick svar eller inte. Detta påverkar deras bild av er organisation även på sikt. Sannolikheten är också stor att kandidaten nämner för vänner och bekanta hur de blev bemötta, och genom dålig återkoppling tappar vi både en bra kandidat och försämrar vårt rykte. Det är svårt att svara alla personligt, men det finns några saker du kan tänka på för att göra avtrycket så bra som möjligt.

Tips för ett bra avslagsmeddelande:

 
Tacka för ansökan
Kandidaten har lagt ner tid på att skicka in sin ansökan till just din organisation. Det är det viktigt att tacka för.
 
Skriv lite mer utförligt än ”vi har gått vidare med andra kandidater”
Meddelandet behöver inte vara jättelångt, det kan finnas många anledningar till att kandidaterna inte gick vidare och det kan vara svårt att motivera så att det passar alla om det varit många ansökningar. Men skriv gärna lite mer än en rad om att ni gått vidare med andra kandidater och repetera gärna vad det var ni efterfrågade.
 
Var personlig
Prata direkt till kandidaten och använd gärna ett du-tilltal.
 
Avsluta uppmuntrande
Lägg gärna till ”Lycka till i framtiden!” eller ”Varmt välkommen att söka till oss igen!” till exempel.

 

Fyra nivåer bland kandidater

Ofta kan man dela in de sökande i fyra nivåer.

  • Den som inte är aktuell och som inte heller har lagt ner arbete i ansökan
  • Den som inte är aktuell för den här tjänsten, men har skrivit en genomarbetad ansökan
  • Den som inte kom på intervju, men kunde ha varit aktuell – med andra ord en person du vill ha en professionell relation till
  • Den som har varit på intervju

Nivå 1 – den oengagerade kandidaten
Om det är tydligt att kandidaten inte har ansträngt sig i ansökningstexten är det högst troligt att personen antingen inte är intresserad eller att hen skickar ut en massa ansökningar. Men kom ihåg att detta också kan vara en person som inte har mycket erfarenhet av att skriva ansökningar, till exempel en nyutexaminerad student eller någon som har haft samma jobb i många år. Om du fått en ansökan som var full av skrivfel eller andra fel, till exempel att kandidaten glömde att byta företagets namn i ansökan, kan det värdefullt att återkoppla detta.

Nivå 2 – den som inte är aktuell
Om någon har skrivit en bra ansökan, men där kompetensen inte överensstämmer med arbetsuppgifterna, vore det fint om du har möjlighet att skriva en mening om detta. Det kan faktiskt vara så att jobbannonsen inte var tillräckligt tydlig. Det kan också hända att den här personen kan vara aktuell för en annan tjänst på företaget i framtiden.

Nivå 3 – den som du gärna skulle ha haft på intervju, men som inte riktigt nådde upp till kraven
I det här fallet skulle det vara bra om du hade tid att skriva en eller två meningar om varför den här sökanden inte blev kallad till intervju. Kandidater inom denna nivå kan få samma meddelande, till exempel “Vi fick många högkvalificerade ansökningar till den här tjänsten. Vi märkte att din ansökan var välarbetad och intressant för oss. Du kom inte på intervju, men vi skulle gärna vilja att du ansöker till en tjänst hos oss i framtiden.”

Nivå 4 – den som har varit på intervju
Här bör du ringa kandidaten eller till och med bjuda in till ett samtal. Hen har kanske lämnat in ett arbetsprov, genomgått personlighetstest och varit på flera intervjuer. Ett annat alternativ är att skicka avslagsmeddelandet först och sedan bjuda in till samtal för att förklara avslaget mer ingående.

Vill du veta vad kandidaterna tycker om er ansökningsprocess? 

Upptäck Realcruit

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

5 tips för bra jobbannonser

5 tips för bra jobbannonser

Ska du anställa en ny kollega? En jobbannons har främst två viktiga uppgifter – att attrahera rätt kandidater och att bygga ert arbetsgivarvarumärke. Sättet din jobbannons är skriven och utformad på kommunicerar mer med omvärlden än du tror. Är texten korrekt och formell? Spännande? Seriös? Full av energi? Ganska ofta kan även roliga och kreativa företag skriva lite för stela och högtidliga jobbannonser – något som inte speglar organisationen och därför kanske lockar helt fel kandidater.

5 tips för att locka rätt sökande:

1. En beskrivande tydlig jobbtitel som fungerar bra i många kanaler
Det första kandidaten möter är rubriken/titeln. Det är den som dyker upp i sökningar och listor, och som avgör hur många som klickar sig vidare för att läsa mer. Det innebär att du behöver tänka på saker som sökord, rubriksättning och läsbarhet. På många plattformar, till exempel LinkedIn där titlar matchar kandidaternas erfarenheter, är det inte bra med en för lång titel där kanske den delen som berättar mest om vilken tjänst det överhuvudtaget rör försvinner vid första anblick på grund av för många tecken. Lägger du titeln sist i en sådan annonsrubrik finns det risk att kandidaten missar vad det är för tjänst.

Även i andra kanaler, som på Indeed eller Platsbanken där kandidaten kan söka på den vanligaste titeln kopplat till rollen, är det bra att matcha titel/rubrik med vilken tjänst det faktiskt rör. Det är viktigt att kandidaten får en tydlig uppfattning om vad det är för roll och att den går att hitta. Detta gäller även Google, om kandidaten googlar efter jobb.

2. Fånga intresset snabbt! 
Tänk på Attention, Interest, Desire, Action (AIDA). För att någon överhuvudtaget ska klicka på din jobbannons måste du väcka uppmärksamhet tidigt. Kanske kan du sätta en rubrik som sticker ut lite? När en potentiell kandidat klickar på annonsen måste han eller hon bli intresserad snabbt, så inled gärna annonsen med en härlig bild som beskriver arbetsplatsen och väcker nyfikenhet.

3. Tänk utifrån den sökande
Börja med att beskriva den sökande. Vem letar du efter? Vad kan personen bidra med? Vilka arbetsuppgifter kommer personen att ha? Och vilket team kommer personen att mötas av på arbetsplatsen? 

4. Våga vara personlig
Skriv personligt. Allt fler fokuserar på personliga texter, och många förväntar sig texter som berättar något om företagets kultur och vad dess medarbetare brinner för. Våga vara lite personlig och rolig, om det matchar er arbetsplats. Och använd gärna personliga bilder.

5. Tänk utanför boxen. Kanske behöver du skapa något mer än en traditionell jobbannons? Se till exempel på denna fantastiska film från Kantega i jakten på fler utvecklare. En film kan leva länge och bygger arbetsgivarvarumärke även när ni inte rekryterar aktivt. 

Behöver du hjälp med att nå ut med din jobbannons? 💻 Vi har lång erfarenhet av vad som krävs för att få en kandidat att lägga märke till din annons, bli intresserad av tjänsten och kanske till och med ansöka – eller tipsa någon annan som kan vara lämplig.

Mer om jobbannonsering

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

Positiv offboarding stärker arbetsgivarvarumärket

Positiv offboarding stärker arbetsgivarvarumärket

Många organisationer lägger mycket tid och kraft på onboardingprocesser, men något som kan vara lätt att missa är en bra offboarding när en anställd väljer att gå vidare. Genom en strukturerad och välplanerad offboardingprocess med medarbetaren i fokus säkerställer du att avslutet blir så bra som möjligt, vilket på sikt resulterar i ett starkare employer brand och många utvecklingsmöjligheter.

Några punkter som kan vara viktiga i en offboardingprocess är:

Avslutningsintervju 
Boka ett personligt avslutningssamtal strax innan medarbetarens sista dag. Ni får möjlighet att tillsammans debriefa anställningstider och medarbetaren får yttra sina tankar och komma med feedback kring organisationen och anställningen. Vad kan vi göra bättre nästa gång? Kan personen tänka sig att rekommendera oss i framtiden? Ha gärna en intern mall så att alla som slutar får samma frågor, inte minst för mätbarhetens skull.  

En personlig avtackning 
Anpassa avtackningen utifrån individen. Vissa trivs i rampljuset, andra inte. Se över hur ni ska hålla avtackningen för att det ska bli så fint och personligt som möjligt för samtliga.  

Håll kontakten! 
Att ha kontakten med en tidigare kollega är ovärderligt – de besitter en enorm kunskap som kan vara användbar för alla nyanställda som ska ta över deras tidigare position. Det ska inte heller uteslutas att en tidigare anställd vill återvända till din organisation vid ett senare tillfälle. Eller kanske bli kund i framtiden? Fråga om det är okej att ni håller kontakten, och på vilket sett hen önskar att göra det. Kanske via LinkedIn?  

Exit-enkät – samla in information och mät trender 
Exitenkäter, eller avslutningsundersökningar, är värdefulla verktyg för organisationen när en anställd väljer att lämna. Genom att anonymt samla feedback från medarbetare kan du identifiera områden där förbättringar behövs. Det kan vara allt från arbetsmiljö och ledarskap till arbetsuppgifter och förmåner. Denna insikt gör det möjligt att mäta trender, och du får chans att göra de anpassningar som behövs för att bidra till att fler trivs och väljer att stanna.  

Kartlägg kompetensen 
Vad har medarbetaren som lämnar organisationen för kompetensprofil? Genom att kartlägga kompetenser och se över vilka förändringar som skett sen medarbetaren rekryterades kan du identifiera vilka gap som behöver fyllas. Är det samma kompetens som organisationen behöver idag, eller har det förändrats med tiden? Använd gärna ett digitalt verktyg för att kartlägga kompetensen så att det alltid finns dokumenterat.  

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

Skapa en attraktiv arbetsplats med kompetensstyrning

Svartvit bild på Grades Lone bredvid ett citat om att kompetensstyrning kan användas för att skapa attraktiva arbetsplatser

Ta hjälp av kompetensstyrning för att skapa en attraktiv arbetsplats

Kompetensstyrning har blivit en allt viktigare del av strategiskt kultur- och employer branding-arbete för att attrahera och behålla talanger. Genom att ta ett helhetsgrepp som inkluderar kompetenskartläggning, mobilisering och kulturfrämjande aktiviteter kan du skapa en attraktiv arbetsplats.

Employer branding är mer än bara det som syns utifrån vad gäller image och identitet. Det handlar också om att ta hand om medarbetare och se till att kärnan i organisationen är frisk och mår bra. Att kartlägga den kompetens som finns inom organisationen är därför viktigt. Många medarbetare får nämligen inte användning av sin fulla potential – istället rekryteras nya medarbetare för att möta verksamhetens behov.

Bristfällig kompetensstyrning kan leda till onödigt hög personalomsättning

En medarbetare som inte får användning av relevant kompetens riskerar att uppleva en engagemangsdödande obalans mellan sin egen potential och möjligheterna att utvinna denna potential. Detta kan leda till en rad negativa effekter, både för organisationen och den enskilde medarbetaren.

Om det är dålig matchning mellan medarbetarnas potential och de arbetsuppgifter de ska hantera kan det resultera i minskat engagemang, svagare insats och till och med en vilja att lämna organisationen. Dålig kompetenshantering riskerar helt enkelt bli extremt kostsamt för organisationen, och därför bör det vara ett viktigt fokusområde för dig som vill bygga en attraktiv arbetsplats.

Börja med kartläggningen

För att lyckas med kompetenskartläggning börjar du med att definiera roller, så att varje enskild medarbetare är medveten om vilken kompetens som krävs för arbetsuppgifterna hen förväntas utföra. Själva genomgången av medarbetares kompetensprofil leder vanligtvis till givande samtal om medarbetarens drivkrafter, mål och inte minst syn på sin egen roll.

Hög kompetens inom ett särskilt område betyder inte nödvändigtvis att just det är området medarbetaren vill fortsätta utvecklas inom – det kanske inte heller är ett kompetensområde som linjerar med verksamhetens mål och strategier?

Engagemang och attityd som komplement till kunskap

Kompetens handlar om potential, det vill säga att kunna bemästra uppgifter, möta krav och nå definierade mål. Men medarbetares potential avgörs inte enbart av deras kvalifikationer, utan även en önskan och vilja att lära och utvecklas. En persons kompetens består därför inte bara av kunskap, utan av attityder, personlig fallenhet och konkreta färdigheter. I praktiskt kompetensarbete tenderar dock kunskapen att vara överfokuserad och attityden underfokuserad.

Visste du att vi på Grade kan hjälpa din organisation att arbeta strategiskt och effektivt med kompetenstyrning? Competence är en del av vår Talent-plattform som hjälper organisationer att behålla talanger och skapa en företagskultur som optimerar varje enskild medarbetare.

 

Hur fungerar det?

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

Kan alla bli bra ledare? Intervju med Johan Book

Kan alla bli bra ledare?

Johan Book är utbildaren, föreläsaren och inspiratören som är fullkomligt galen i arbetspsykologiforskning. Han har ägnat de senaste 20 åren åt ledarskap, medarbetarskap, förändringsarbeten och teamutveckling och är medgrundare till organisationen HejEngagemang. I den här intervjun delar Johan med sig av sina tankar kring bra ledarskap och förutsättningarna som behöver vara på plats för lyckas. Ledarskapet har stor betydelse för hur medarbetare mår och presterar. Enligt Gallup påverkar ledarskapet hela 80 procent av variansen i medarbetares engagemang. – Men det vi inte får glömma bort är att ledarskapet påverkas otroligt mycket av chefens chef, vad man mäts och följs upp på, vad man får för konsekvenser etcetera. Därför kan vi inte bara titta på individen, utan vi måste också nagelfara organisationen som chefen verkar i. En organisation får sällan bättre chefer än vad den förtjänar, berättar Johan.

Hur är en bra ledare?

Ett bra ledarskap kännetecknas ofta av att medarbetare får de bästa förutsättningarna för att må och prestera bra. – I det ligger att bygga jäkligt goda relationer, skapa förtroende och tillit, lyssna för att förstå, involvera och framförallt skapa måltydlighet tillsammans med medarbetarna. Dessutom ska du vara en jäkel på att uppmuntra, följa upp och återkoppla, säger Johan. Vår omvärld förändras i snabb takt och det kan vara utmanande för ledare att hänga med och samtidigt få det dagliga arbetet att fungera. Att leda på distans kan exempelvis vara mer utmanande än att leda på plats. – Många ledare är alltför operativa, de glömmer bort att leda också är att vara operativ. Att hänga med i de snabba förändringarna blir då ibland lite som att byta eller laga däcket på cykeln samtidigt som man cyklar. Vi måste alla bli bättre på att våga misslyckas och ta lärdom av våra misslyckanden. Det är först när vi vågar testa nya saker och tänka på nya sätt som vi kan bli konkurrenskraftiga och framåtlutade, säger Johan.

Hur når vi dit?

Det är inte ovanligt att chefer anser sig själv vara bra ledare, men att medarbetarna tycker det motsatta. När det till exempel gäller psykologisk trygghet visar studier att chefer i stort sett alltid skattar den högre än vad medarbetarna gör. – Att som ledare visa sig sårbar och vara tydlig med både sina tillkortakommanden och misslyckanden är en bra start för att få sann feedback och eventuell kritik från medarbetarna. När du nyfiket ställer frågor kring vad som kan göras bättre eller annorlunda i organisationen, kan medarbetarna uppleva att du verkligen vill åtgärda det som inte fungerar. När medarbetarna känner att ledaren verkligen vill dem väl, då jäklar blir det mycket enklare att både framföra kritik och att ge feedback till varandra, berättar Johan. Att lära sig bli en bra ledare är inte omöjligt om viljan finns – men för att omsätta teori till konkreta handlingar krävs rätt förutsättningar. – Chefer behöver rätt förutsättningar från sina chefer, så om vi vill ha bra ledare måste vi se till att de har rätt förutsättningar till att bli det. Det vill säga att de har en chefsroll som är designad för att leda, samt att stöd- och styrsignaler runt dem främjar det goda ledarskapet istället för att hämma det, avslutar Johan. Läs mer om Hej Engagemang här. Visste du att vår Talent-plattform hjälper tusentals chefer att förbättra ledarskapet i vardagen?
Upptäck Grade Talent

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

Reboarding – så säkrar du en engagerande nystart

Reboarding - så säkrar du en engagerande nystart

Många organisationer har genomarbetade processer för pre-, on- och offboarding. Men har du tänkt på att även reboarding-aktiviteter kan ha stor påverkan på medarbetares engagemang och produktivitet? Medarbetare som kommer tillbaka från en längre föräldraledighet eller tjänstledighet har ofta behov av en introduktionsprocess liknande den som ges till nyanställda. I denna artikel ger Mimmie Swärdén, Regional HR Manager på Grade, sina bästa tips.

Precis som för helt nya medarbetare, så är den första tiden viktig för att snabbt bli varm i kläderna. Det är ingen engagemangshöjare att komma tillbaka från en längre ledighet och behöva leta efter sladdar, starta nya konton eller att inte bli informerad om stora förändringar som hänt sedan sist. Med en genomtänkt reboarding-plan kan återvändande medarbetare snabbt bli en del av gemenskapen igen och bidra till verksamheten.

Tips på reboarding-aktiviteter innan första arbetsdagen:

  • Tilldela en reboarding-kollega som din återvändande medarbetare kan vända sig till med sina frågor.
  • Kommunicera att medarbetarens återkomst till jobbet är efterlängtad.
  • Se till att all utrustning och viktiga inloggningar finns på plats.
  • Informera de närmsta kollegorna om att medarbetaren kommer tillbaka.
  • Sammanställ information om förändringar som skett under tiden medarbetaren varit borta.
  • Om möjlighet finns, skicka gärna blommor eller ett kort veckan innan för att välkomna medarbetaren tillbaka.

Tips och trix för första tiden:

  • Sätt upp en rundtur på arbetsplatsen för att informera om eventuella förändringar och introducera nya kollegor.
  • Planera gärna in en gemensam välkommen tillbaka-lunch/fika med teamet.
  • Gå igenom medarbetarens kompetensprofil och rollbeskrivning. Har något förändrats? Behövs utbildning eller annan kompetensutveckling planeras in?
  • Se till att boka in ett par samtal med medarbetaren om förväntningar framåt och hur ni kontinuerligt kommer att följa upp den första tiden.
  • Låt gärna medarbetaren lämna feedback på sin reboarding i en enkät, så att du och din organisation får data som underlag till förbättringar.

Är du nyfiken på hur Grades lösningar kan hjälpa dig att engagera och behålla medarbetare?

Upptäck Grade Talent

Läs fler liknande inlägg

Karlstads kommun årets Attract-vinnare på Grade Awards

Från vänster: Johanna Zander, Liselott Hjärpe, Asude Unver, Christina Stenstrand och Katarina Glennert

Karlstads kommun årets Attract-vinnare på Grade Awards

Juryns motivering: “Här hittar du stolta kollegor som med äkta arbetsglädje utvecklar staden långsiktigt och hållbart. På ett glatt, snyggt och genomtänkt sätt har denna organisation jobbat hårt med sitt arbetargivarvarumärke och för att förstärka den redan välkända bilden av solen som skiner över staden – årets pris för Grade Attract går till Karlstads kommun!”

I denna intervju möter vi Liselott Hjärpe och hennes kollegor som arbetar med HR på Karlstads kommun.  

Stort grattis till priset! Vad är receptet bakom ert starka arbetsgivarvarumärke?  

– Vi har arbetat för en enhetlig kommunikation och jobbat med Karlstads kommuns varumärke på bred front. Sättet vi kommunicerar kommunen som plats och kommunen som arbetsgivare påverkar såklart varandra, kommunikation och HR har jobbat i tätt samarbete vilket har varit framgångsrikt. 

I motiveringen uppmärksammade juryn er interna stolthet. Hur genomsyrar det er kommunikation mot potentiella framtida medarbetare? 

– Vi försöker alltid hitta belägg för de påståenden vi gör i kommunikation till potentiella kandidater. Att majoriteten av våra medarbetare är stolta över sina jobb har framgått upprepade gånger i våra medarbetarundersökningar. Inom Karlstads kommun finns många goda ambassadörer och det är något vi gärna lyfter utåt och kommer jobba ännu mer med framöver. 

Har ni något tips till andra organisationer som vill göra samma resa som ni gjort?

– Hitta dragkraften hos varandra, för oss har det varit avgörande att jobba funktionsövergripande. Vi tycker om det arbetssättet och har fler samarbeten genom olika partners, samarbetskommuner och liknande. 

Ni utvecklar ju hela tiden ert vinnande koncept – har ni några nya spännande projekt på gång? 

– Ja verkligen, vi står inför att införa en ny styrmodell som bygger på ett processorienterat arbetssätt. Det kommer stärka förutsättningar för den gemensamma dragkraften ytterligare och vi kommer kunna jobba ännu mer funktionsövergripande. 

Slutligen – har ni hittat någon bra plats på kontoret för er nya fina pokal?

– I skrivande stund ligger den i min (HR-strategens) datorväska och kommer med från möte till möte. Vi är så många som gjort jobbet med arbetsgivarvarumärket och vi sitter på olika adresser. Så priset vandrar runt och presenteras för kollegor inom HR och kommunikation. Slutmålet är en mästerlig plats i en av våra gästentréer.  

Om Grade Awards

Grade Awards är ett pris som delas ut på Gradedagarna till organisationer som utmärkt sig extra i sitt arbete inom HR och kompetensförsörjning. Priset delas ut inom fyra olika kategorier.

Vinnare 2023:

Årets Grade Employee Journey – Nacka kommun
Årets Grade Talent – Würth
Årets Grade Recruit – Serviceförvaltningen, Stockholms stad
Årets Grade Attract – Karlstads kommun

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

Würth vinnare av årets Talent-pris på Grade Awards

Från vänster: Therese Andersson och Erika Kjellberg

Würth årets Talent-vinnare på Grade Awards

Juryns motivering: ”Vinnaren av Grade Talent har haft stor framgång med digitalt lärande, inte minst i sina genomarbetade onboardingprogram för nyanställda. De har haft ett djupt och detaljrikt fokus på att få till en positiv och värdefull upplevelse för alla medarbetare, och hela tiden utvecklat och förbättrat längs vägens gång, med målet att förbättra kundupplevelsen. Priset för årets Grade Talent går till Würth!”

I denna intervju möter vi Therese Andersson och Erika Kjellberg som arbetar med Learning & Development på Würth – en av Sveriges ledande B2B-leverantörer av förbrukningsmaterial, verktyg och maskiner.

Stort grattis till priset! Therese och Erika, vilka är ni?

–  Jag heter Therese Andersson och jag är ansvarig för Würths kundutbildningar. Jag har lång erfarenhet av L&D, och ett stort intresse av lärande. Att arbeta mot målgruppen kunder ger nya dimensioner av lärande, vilket är spännande.

–  Och jag heter Erika Kjellberg. Mitt fokus är våra medarbetare. Jag har över tio års erfarenhet av L&D, varav sex år på Würth. Även om Therese och jag har olika målgrupper så använder vi samma systemstöd och tankesätt när det kommer till lärande. Det digitala onboardingprogrammet har vi arbetat fram tillsammans.

–  Det ger så mycket att samarbeta inom de här områdena. Vi kommer hela tiden på förbättringsförslag och nya infallsvinklar, säger Therese.

Vad är receptet bakom er framgång inom lärande och utveckling?

– En framgångsfaktor vi kan se när vi tittar tillbaka på uppbyggnaden av vår onboardingprocess är att vi inte enbart utgått från vad vi själva tycker att nyanställda ska få kunskap och information om. Jag tror att guldnyckeln har varit att vi frågat de nyanställda i stället för att gissa. Det har varit frågor som Vad i din introduktion har du uppskattat? Vad hade varit bra om du också fick information om? Vad hade varit bra om du fick koll på lite tidigare? berättar Erika.

– Vi hade inte allt från början. Vi började med en bas, och den har vi utvecklar kontinuerligt sen start. Vi får massor av bra feedback från våra medarbetare. 90 dagar efter första dagen på Würth får de svara på en enkät, som är kopplad till det digitala onboardingprogrammet. Frågorna handlar om hur man upplevt sina första 90 dagar hos oss, i allt från ledarskap till stöttning av kollegor, säger Therese.

– Jag har dessutom lyxen att träffa alla nyanställda under deras ”take-off” här på kontoret. Under dessa tre introduktionsdagar blir det naturligt att prata om onboardingprogrammet och kolla så att allt fungerar som det ska med de automatiska mailutskicken exempelvis, säger Erika.

– När det kommer till våra kundutbildningar så har de bidragit till en viktig pusselbit i vårt erbjudande som helhet. För vissa av de produkter vi säljer finns krav från Arbetsmiljöverket på utbildning. Exempelvis inom allergiframkallande kemiska produkter, då det är lagstadgat att genomgå en utbildning i syfte att man ska hantera produkten på ett säkert sätt samt ha kunskap om hur eventuella olyckor ska hanteras. Nu kan vi erbjuda både produkten och utbildningen vilket är väldigt uppskattat hos våra kunder. Efter varje avslutad utbildning får kunden svara på en enkät, på så sätt kan vi fortsätta utveckla utbildningarna effektivt, berättar Therese.

– Ja, och så har vi verkligen fokuserat på att förenkla och effektivisera våra processer. Vi automatiserar så mycket det bara går, för att underlätta för våra medarbetare och kunder. Man ska exempelvis inte behöva leta efter sitt onboardingprogram – det tilldelas automatiskt till nya medarbetare. Programfunktionaliteten i Grade Learning förenklar enormt mycket för oss. Vi sparar allas tid genom att servera färdiga utbildningspaket, säger Erika.

Hur ser onboardingprocessen ut i er organisation?

– Två veckor innan första arbetsdagen får alla nya medarbetare ett välkomstmail. Vi har försökt att göra det så snyggt och roligt som möjligt. Mailet innehåller utvalda länkar till vår hemsida och en film som visar en rundtur på kontoret. Vi vill att alla nya medarbetare ska känna sig bekväma och trygga redan inför första besöket på kontoret, berättar Erika.

– När sedan första arbetsdagen kommer och medarbetaren öppnar sin inkorg finns där ett mail som hälsar medarbetaren välkommen till Würth-akademin. Vi informerar om hur man loggar och berättar att det finns ett färdigt utbildningspaket för medarbetaren; General skills at Würth. Det är vårt digitala onboardingprogram, och det innehåller 11 steg. Det är allt från obligatoriska onlinekurser som GDPR och Compliance till länkar till personalhandboken och en instruktionsfilm om hur man registrerar sin arbetstid, fortsätter Erika.

– Efter 90 dagar får medarbetaren svara på en enkät om hur man upplevt sin första tid hos oss. Ett exempel på fråga som fått betydligt högre betyg sedan vi introducerade vårt onboardingprogram är frågan om hur bra koll man har på vem man ska kontakta för olika typer av frågor. Det sparar tid för alla men framför allt känslan för den nyanställda att hen kan lösa saker på egen hand, säger Therese.

Vilka är era tips till andra organisationer som vill komma i gång med digitalt lärande och onboarding?

– Ta det lugnt! Allt behöver inte vara perfekt från början. Det går inte att göra ett onboardingprogram som är 100% relevant för alla och tar upp precis allt. Där behöver vi på HR vara en mur och väktare. En fråga att ställa sig är: Vad måste man få till sig just nu? Och vad kan vänta till efter de första 90 dagarna? Att begränsa vad som ingår i onboardingen är en viktig uppgift för oss, säger Erika.

– Och kom ihåg att man kan åstadkomma mycket med små medel. Vår rundtur på kontoret är till exempel filmad på en halvdag med en mobilkamera, och den är så uppskattad, säger Therese.

– Ett annat tips är att aldrig anta någonting. ”Det fattar man väl”. Nej, det är inte säkert – var hellre övertydlig och få medarbetaren att känna sig trygg, säger Erika.

– Och tänk att alla processer ska tålas att skalas upp rejält. Om du kan automatisera en manuell process som i dagsläget tar 10 minuter i veckan så gör det, tipsar Therese.

Ni utvecklar ju hela tiden ert vinnande koncept – har ni några nya spännande projekt på gång?

– Absolut! Var sjätte månad ser vi över vårt onboardingprogram, så vid årsskiftet släpper vi ett uppdaterat program för våren 2024, berättar Erika.

– Vi arbetar också med att tagga våra utbildningar i kurskatalogen så att de ska vara ännu enklare för våra medarbetare att hitta. Utifrån sin roll på företaget och området man arbetar inom ska man smidigt presenteras riktade utbildningar, fortsätter Therese.

Slutligen – har ni hittat någon bra plats på kontoret för er fina pokal?

– Ja, den står fint inne på vårt gemensamma kontor. Det går inte att missa den. Den har till och med silkestyget kvar. Om Grade Awards var startskottet för fler priser får vi skaffa en glasmonter med belysning och larm, avslutar Erika och skrattar.

Om Grade Awards

Grade Awards är ett pris som delas ut på Gradedagarna till organisationer som utmärkt sig extra i sitt arbete inom HR och kompetensförsörjning. Priset delas ut inom fyra olika kategorier.

Vinnare 2023:

Årets Grade Employee Journey – Nacka kommun
Årets Grade Talent – Würth
Årets Grade Recruit – Serviceförvaltningen, Stockholms stad
Årets Grade Attract – Karlstads kommun

Läs fler liknande inlägg

Serviceförvaltningen på Stockholms stad vinnare av årets Grade Recruit på Grade Awards

Från vänster: Linn Qvarnström, Ellen Åkerberg, Anna Nordahl, Karin Toll Lane och Carla Adriasola.

Serviceförvaltningen på Stockholms stad vinnare av årets Grade Recruit på Grade Awards

Juryns motivering: Genom tydligt servicefokus med ständiga mätningar och förbättringar har den här organisationen utmärkt sig lite extra det här året. De har vunnit interna hederspris, ökat sin kundnöjdhet och varit föredömliga i effektivitet. Priset för årets Grade Recruit går till serviceförvaltningen på Stockholms stad!   

I denna intervju möter vi Karin Toll Lane, verksamhetschef rekrytering på Serviceförvaltningen inom Stockholms stad.

Stort grattis till priset, Karin! Vill du börja med att berätta om dig själv? 

– Jag heter Karin Toll Lane och jag är verksamhetschef för rekryteringsteamet på Serviceförvaltningen i Stockholms stad. Jag brinner verkligen för att leverera proffsiga konsulttjänster, och har varit med och byggt upp den här avdelningen under nio år nu. Jag kommer tidigare från managementkonsult-branschen och bemanningsbranschen, men är från början socionom som har jobbat inom akutsjukvård och flyktingmottagning. Därför känns det väldigt spännande att vara tillbaka i samhällets tjänst igen, efter några år inom konsultbranschen.

Vad är receptet bakom er framgång inom en effektiv rekryteringsprocess?

– Vi har under de här nio åren verkligen lyckats att attrahera och rekrytera oerhört bra konsultprofiler med en stor portion nyfikenhet, engagemang och driv framåt. Vi har också lyckats ta tillvara på det i hög utsträckning, trots att vi befinner oss inom de tajta ramar som det innebär att vara en kugge i en stor organisation. Vi har ständigt sökt förbättringar och förfinat det vi gör. Det är inte en enmansshow, det är drivet av ett helt team som är nyfikna, öppna och verkligen vill framåt. I dagsläget är vi 23 stycken på avdelningen, och vi hjälper alla trettio förvaltningar i Stockholms stad samt alla helägda bolag inom Stockholms stad. Alla har möjlighet att köpa in våra tjänster inom rekryteringsstöd. Vi jobbar alltså inhouse, och man köper våra tjänster högst frivilligt.

I motiveringen uppmärksammade juryn att ni hela tiden jobbar med förbättringar och mätningar. Hur genomsyrar det ert dagliga arbete?

– Alla konsulter mäts på sina uppdrag. Vi har ungefär 1000 uppdrag per år, och vi har under alla nio år som vi varit igång skickat enkäter till rekryterande chef efteråt. De får 10-11 frågor om de har haft hjälp med ett helt uppdrag. Frågorna rör bland annat bemötande, stöd och helhet. Resultatet får varje rekryteringskonsult för att de ska kunna följa upp deras arbete uppfattats. Vissa kan tycka att det är lite nervöst, men det avdramatiserar vi. Det handlar om ett lärande, vi vet på riktigt att vi håller en riktigt hög kvalitet med det höga resultat vi får. Parallellt har konsulterna krav på sig att göra ett antal reflektioner kring sin egen insats på minst 25 % av uppdragen. Någon gång kan det ju bli fel, och det är inte hela världen, allt går att fixa och lära sig av. Sedan sju år tillbaka mäter vi även kandidatupplevelsen. Vi är nu inne och testar Realcruit för att få mer ännu mer data om kandidatupplevelsen som ligger oss varmt om hjärtat.

Vi tittar över processerna hela tiden och skruvar och plockar idéer från kund och kandidat där vi hittar saker vi kan ändra. Större frågor tar vi upp i en arbetsgrupp, vi följer en checklista för förändring med ett antal frågor vi ska svara på och hur gruppen ska ta det vidare för att sedan om förslaget är bra implementera. Det är en del i vår löpande verksamhetsutveckling. Vi jobbar även mycket med omvärldsbevakning, där vi delar upp ansvaret. Vi tittar bland annat på tester, mångfald, inkludering, arbete och hälsa, search, kandidatupplevelse och rekryteringsprocessen i stort. När vi hittar något bra, då plockar vi in det och följer vår checklista för förändring. Sedan ett halvår har vi en egen verksamhetsutvecklare som är driver för merparten av dessa utvecklingsinitiativ vi hittar.

Har ni något tips till andra organisationer som vill göra samma resa som ni gjort?

– För att hänga med i en föränderlig tid där allt kan ändras och är under ständig tillväxt måste man mobilisera medarbetarna i verksamhetsutvecklingen. Vi lägger tid på att omvärldsbevaka, förfina och förbättra. Våra tjänster säljs också till extremt konkurrensutsatta priser, det är inte dyrt jämfört med om man köper tjänsterna ute på marknaden. Det har gjort mycket av vår framgång. Vi vill vara en organisation som är i framkant. Vi jobbar inom Sveriges största kommun, då kan man inte vara först på allt, men vi har en ambition att alltid fånga upp nya digitala verktyg och arbetssätt. Vi har regler att leva upp till, så om saker är tveksamma får vi välja att avstå.

Ni utvecklar ju hela tiden ert vinnande koncept – har ni några nya spännande projekt på gång?

– Vi tittar ständigt på nya saker och är mycket uppvaktade av tekniska lösningar. Nu är det mycket på temat att använda digitaliseringens möjligheter och AI ytterligare, det kommer ständigt nya smarta lösningar. Då behöver vi se över vad som är möjligt att integrera i befintliga system, men också vad som är möjligt att använda utifrån informationssäkerhetsaspekten och GDPR. Många lösningar är fantastiska men inte anpassade utifrån offentlig sektor.

Vi har jobbat mycket den senaste tiden med bedömningsankare. Det är ett stort projekt tillsammans med Nils Hallén, utgår från Stockholms stads chefsprofil. Vi har fem kompetenser som är viktiga, och då lägger vi upp vad som är viktigt att titta efter när vi rekryterar och intervjuar kopplat till kompetenserna. Syftet är att skapa en likvärdig struktur för hur vi bedömer dessa egenskaper och värderar svaren från våra kandidater. Det är viktigt att vi skapar arbetssätt och strukturer för att vara så eniga som möjligt i hur vi bedömer chefsprofiler för att motverka godtycklighet i bedömningen. Bedömning av människor kan vara jättesvårt.

Slutligen – har ni hittat någon bra plats på kontoret för er nya pokal?

– Vi har ett aktivitetsbaserat kontor, och där har vi ett skåp där vi bland annat har en fin prideflagga från vår HBTQ-utbildning, och bredvid där står glaspokalen. De flesta passerar där, så det är väldigt synligt. Vi blev väldigt överraskade att vi vann!

Om Grade Awards

Grade Awards är ett pris som delas ut på Gradedagarna till organisationer som utmärkt sig extra i sitt arbete inom HR och kompetensförsörjning. Priset delas ut inom fyra olika kategorier.

Vinnare 2023:

Årets Grade Employee Journey – Nacka kommun
Årets Grade Talent – Würth
Årets Grade Recruit – Serviceförvaltningen, Stockholms stad
Årets Grade Attract – Karlstads kommun

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

Nacka kommun vinnare av årets Employee Journey på Grade Awards

Sex medarbetare från Nacka kommun står på scenen på Gradedagarna med sin glaspokal
Från vänster: Elin Frantz, Mithoo Theander, Therese Prohorenko, Felicia Schölander, Denise Lekare och Linus Holmgren.

Nacka kommun vinnare av årets Employee Journey på Grade Awards

Juryns motivering: Med tydliga visioner, höga mål och fokus på sitt starka arbetsgivarvarumärke har denna organisation stuckit ut lite extra. Det inspirerande employer branding-arbetet genomsyrar hela medarbetarresan, som gång på gång når nya höjder med hjälp av digitala lösningar för varje steg. Priset för Grade Employee Journey går till Nacka kommun!

I denna intervju möter vi Linus Holmgren, employer branding-chef på Nacka kommun. 

Stort grattis till priset, Linus! Vem är du och vad arbetar du med?

– Tack! Det är jättekul att vi fick motta priset. Jag heter Linus Holmgren och arbetar som employer branding-chef i Nacka kommun sedan februari 2022. Jag har bakgrund inom både rekrytering, HR och employer branding sedan 2010.

Jag har jobbat inom både rekryterings- och bemanningsbranschen tidigare, men även i offentlig sektor och på storbolag. Inom offentlig sektor är det väldigt spännande att få verka i en innovativ miljö där det händer mycket, även om man kanske inte tror det.

Att komma till Nacka kommun var ganska givet för mig utifrån att jag vet vilka möjligheter som finns i en kommun, och vilka förutsättningar som finns för att göra allt bättre. Det lockar mig att jobba med employer branding i en innovativ kommun som Nacka. Jag jobbar nära HR- och kommunikationsavdelningen och vår inhousebyrå. De hjälper oss att skapa content som har värde för både medarbetare både idag och imorgon. Det är kul att verka i en kommun som verkligen vill åstadkomma något.

Hur ser ert employer branding-arbete ut?

– Man kan i grunden se det som att vi har två stora mål i kommunen när det kommer till employer branding. Vi vill bli en av Sveriges bästa arbetsgivare på sikt. Och vi vill vara studenternas förstahandsval när de går ut i arbetslivet. För att lyckas måste vi se över våra processer. Tidigare har vi haft mer traditionella processer utifrån att uppmärksamma medarbetare och kandidater på vad som händer i Nacka.

Det som varit en bas i arbetet har varit hur vi kan skapa en rekryteringsprocess i världsklass, och att se digitalisering som en möjlighet och inte ett hot. Hur kan vi jobba med till exempel AI? Vi har försökt jobba in en modell som funkar för oss i Nacka, och den handlar mycket om den första delen i medarbetarcykeln, attrahera och rekrytera, där vi har genomfört många bra saker.

Vi har bland annat fokuserat på screeningdelen och referenstagningen, men också hur vi jobbar med våra ambassadörer för att få dem att bli bra förebilder i det content vi tar fram. Vi har hela tiden en medvetenhet i vad vi gör i de olika delarna.

I motiveringen uppmärksammade juryn era höga mål och visioner. Hur genomsyrar det er kandidat- och medarbetarresa?

– Jag tror att det genomsyrar en hel del. Vi är en stor organisation – nästan 5000 medarbetare. Mycket av vårt arbete handlar om att marknadsföra det vi gör och skapa relationer. Med hjälp av tester och piloter kan vi analysera vad som ger spinoff-effekter. Initiativet kommer från högsta ledningen, politiker och stadsdirektör, och det motiverar organisationen att vara med på tåget.

Inom några år kommer en halv miljon medarbetare inom offentlig sektor gå i pension eller sluta. Hur möter vi den kandidatutmaningen på rätt sätt? På ett sätt har vi kanske börjat lite för sent, men ändå tidigare än många andra. Den här utmaningen är reell, och den måste man verkligen omfamna på ett bra sätt. Då kan man inte använda gamla traditionella vägar, utan får utforska nytt.

Det är ett högt mål att vara en av Sveriges bästa arbetsgivare, men vi har inte så många andra val. Det är inte ett alternativ att vara en organisation som andra springer om, vi siktar högt och det kommer att generera bra resultat.

Det finns fina synergier mellan nästa generation och vad de vill ha av ett arbete och det som vi som kommun kan erbjuda. Nacka kommun kan erbjuda ett meningsfullt arbete med utvecklande arbetsuppgifter, goda förmåner och bra balans mellan jobb och fritid. Marknadsföringen mot generation Z är så otroligt viktig, och vi tickar många boxar kring vad de prioriterar. Vi ska bara våga stå upp för det.

Har du något tips till andra organisationer som vill göra den resa ni gjort?

– Först måste man få ett mandat att genomföra resan, och då behöver man analysera varför man ska få det mandatet. Det trendar mycket att prata om HR-analys, vad kostar det till exempel för oss att ta in en extern byrå som rekryterar? Om vi själva inte har koll på vår utmaning, hur ska då byrån ha koll på det?
Det krävs också stor portion mod. Och våga ta hjälp! Inom offentlig sektor är vi förunnade att vi kan ta hjälp av varandra.

Har du folk i ditt nätverk som du ser upp till, inom till exempel employer branding – steel with pride! Hitta personer du har förtroende för och nyttja dem. Utan Grade hade vi inte kommit så långt som vi har gjort – digitala lösningar i kombination med nätverk, mandat och mod har varit viktigt för oss.

Ni utvecklar ju hela tiden ert vinnande koncept – har ni några nya spännande projekt på gång?

– AI är väldigt i ropet just nu. Vi håller till exempel på att se över hur vi kan jobba vidare med AI-genererade intervjuer. Jag tror att vi tillsammans med Grade kan driva många spännande frågor framöver. Vi har många projekt som ligger och kokar under ytan, med nytt fokus på utveckla- och motiverafasen av medarbetarresan. Hur jobbar vi med våra ambassadörer? Det är ett stort fokus för oss under 2023 och 2024. Lanseringen av en ny karriärsida ser vi också fram emot.

Slutligen – har ni hittat någon bra plats på kontoret för er nya fina pokal?

– Den står faktiskt hemma hos mig än, men den ska naturligtvis till hemvisten. Den kommer få en naturlig plats där.

Om Grade Awards

Grade Awards är ett pris som delas ut på Gradedagarna till organisationer som utmärkt sig extra i sitt arbete inom HR och kompetensförsörjning. Priset delas ut inom fyra olika kategorier.

Vinnare 2023:

Årets Grade Employee Journey – Nacka kommun
Årets Grade Talent – Würth
Årets Grade Recruit – Serviceförvaltningen, Stockholms stad
Årets Grade Attract – Karlstads kommun

Läs fler liknande inlägg

Så lyckas du med e-learning i en stor organisation

Så lyckas du med e-learning i en stor organisation

Att producera e-learning har aldrig varit enklare. Men när varenda medarbetare kan ses som en potentiell utbildningsproducent blir det extra viktigt med en tydlig ansvarsfördelning och förvaltningsprocess. Vi delar med oss av 8 tips till dig som arbetar med digital utbildning!

Att utbilda medarbetare digitalt är ofta en självklarhet i stora organisationer. Ju större målgrupp desto större blir besparingarna av tid, kostnader och miljö.

Vi behöver inte backa bandet så hemskt många år för att minnas tiden då författarverktygen som användes för att producera e-learning krävde dedikerade utbildningsproducenter med hög teknisk kompetens. Idag kan i princip vem som helst med internetuppkoppling skapa e-learning med hjälp av fördefinierade mallar och självinstruerande drag-and-drop-gränssnitt. Dessutom är författarverktygen ofta helt integrerade med organisationens LMS.

Vems ansvar är säkerhetsutbildningen?

Tänk dig att din organisations IT-chef – vi kan kalla henne Stina – skapar en digital IT-säkerhetsutbildning. Ett halvår senare lämnar Stina verksamheten. En efterträdare tillträder, som gör ett par ändringar av er IT-säkerhetspolicy. Utbildningen som Stina skapade blir dock aldrig uppdaterad – den nya IT-chefen producerar i stället en ny IT-säkerhetsutbildning.

Nu möts du och dina kollegor av två helt olika IT-säkerhetsutbildningar i ert LMS. Vilken av utbildningarna är det som gäller? Vem ansvarar för innehållet i dem? Och varför ser de så olika ut trots att er grafiska profil varit densamma sedan 2005?

I stora organisationer är denna typ av scenarier inte helt ovanliga. Därför vill vi ge dig ett par tips för att säkerställa en effektiv utbildningsprocess. 

8 tips till dig som arbetar med e-learning inom en större organisation:

1. Utse en central utbildningsfunktion med övergripande ansvar för organisationens utbildningar. Dessa medarbetare kan själva producera e-learning, ta beslut om när det är läge att ta hjälp av en e-learningbyrå, stötta verksamheten, kvalitetssäkra och ha ansvar för att utbildningarna uppfyller organisationens krav gällande allt från pedagogik till utseende.

2. Utbilda era utbildare.  Ge organisationens utbildningsproducenter rätt förutsättningar, så att de i sin tur använder ett gemensamt arbetssätt när de producerar intern utbildning.

3. Skilj på need-to-know och nice-to-know. Med ett stort kursutbud är det viktigt att medarbetarna förstår vilka utbildningar som är obligatoriska och vilka som är frivilliga. Koppla gärna utbildningarna till medarbetarnas roller och kompetensprofiler för att tydliggöra för medarbetarna vilka utbildningar de förväntas genomföra.

4. Använd författarverktygets teman och mallar. Det sparar tid och skapar en enhetlig grafisk identitet för organisationens utbildningar.

5. Granska behörigheterna för era utbildningsproducenter. Ge begränsade rättigheter till de som är sällan-användare, och utökade rättigheter till de som arbetar med utbildning dagligen.

6. Använd LMS:et för att tydliggöra vem som är ansvarig för uppdatering av utbildningar. Ange hellre roll än namn, till exempel IT-chef i stället för Stina Danielsson, för att undvika att uppdateringar av utbildningar faller mellan stolarna.

7. Distribuera digitala utbildningar effektivt så att de når rätt medarbetare. Många LMS erbjuder funktioner för att förenkla distributionen. Gör inte alla utbildningar synliga för alla och använd filtreringsfunktioner för att underlätta sökandet i kurskatalogen.

8. Uppfinn inte hjulet. Det finns massor av färdiga e-kurser som enkelt kan importeras i ert LMS. Exempelvis erbjuder Grade prenumeration av e-learning inom områden som GDPR, Informationssäkerhet och Likabehandling.

Nyfiken på att läsa mer om digital utbildning?

Upptäck e-learning

Läs fler liknande inlägg

Fokus på kompetens och ARUBA leder Falköpings kommun framåt

Fokus på kompetens och ARUBA leder Falköpings kommun framåt

För Kajsa Linnarsson och Ulrika Sanfridsson Fritz är ingen dag den andra lik i arbetet med rekrytering och kompetensförsörjning på Falköpings kommun. Att arbeta kompetensbaserat för att undvika den klassiska ”magkänslan” har blivit en självklarhet och Grade Varbi har verkligen underlättat kommunens rekryteringsprocesser.

Falköpings kommun har cirka 3000 anställda och gör över 400 rekryteringar under ett år. Kajsa Linnarsson och Ulrika Sanfridsson Fritz arbetar båda som HR-konsulter med olika fokusområden. Tillsammans jobbar de för att kommunens rekryteringar ska ske kompetensbaserat, ett arbete som underlättades mycket när de började använda Grade Varbis rekryteringssystem.

– KBR-modulen i Grade Varbi ger ett jättebra stöd för våra chefer, berättar Kajsa. I modulen får cheferna bestämma de egenskaper de vill att en kandidat ska ha och får utifrån dem ett frågebatteri som de använder i både intervju och referenstagning. Det gör att de kan undvika att gå på den klassiska ”magkänslan”.

– Att arbeta med kompetensbaserad rekrytering har blivit en kvalitetssäkring av våra intervjuer. Vi upplever att cheferna använder sig av underlagen i allt större utsträckning och att de berättar för varandra hur bra det funkar, säger Ulrika.

Ulrika och Kajsa är överens om att Grade Varbi är ett mycket användarvänligt system som gör det lätt för cheferna att göra rätt. De upplever också att cheferna gör proffsigare intervjuer och att man har fått en bättre hantering på uppföljning av annonser och för återkoppling till kandidaterna.

– De flesta av våra chefer är ju sällan-användare men de kan ändå hantera sina annonser på ett enkelt sätt i Grade Varbi. Det är också bra att vi kan lägga in steget kravprofil, då våra chefer förut har haft en tendens att hoppa över det steget i processen. Men i och med att det ligger i systemet blir det tydligare och vi får all dokumentation samlad på ett och samma ställe, säger Ulrika.

– Vi kan också följa status för kandidaterna och för chefernas arbete i systemet, vilket gör det enklare för oss att se när de kan behöva vårt stöd. De gånger man behöver hjälp finns det också bra kontaktvägar in till Grade Varbi. Man får nästan en familjär känsla när man pratar med supporten, berättar Kajsa.

Fokus på ARUBA hjälper till med kompetensutmaningar

Falköpings kommun fokuserar också på att arbeta aktivt med områdena inom hela ARUBA-hjulet, det vill säga Attrahera, Rekrytera, Utveckla, Behåll och Avveckla. Kajsa berättar att de i år har fört in begreppet ARUBA i den kommunövergripande flerårsplanen, vilket synliggör arbetet på en mer strategisk nivå och stärker kommunens arbete med de kompetensutmaningar som finns.

– För oss på HR har ARUBA varit en del av vårt arbetssätt sedan länge, berättar Ulrika. Just nu är det mer fokus på Utveckla och Behålla, genom att vi arbetar lite extra med arbetsmiljö och friskfaktorer till exempel. Men inom vissa yrkesområden, såsom vård och omsorg, ligger även fokus på Attrahera för att nå flera olika målgrupper.

Som de flesta andra arbetsgivare har Falköpings kommun utmaningar med kompetensförsörjning, särskilt inom vård och omsorg. Därför jobbar kommunen också aktivt för att stärka sitt arbetsgivarvarumärke, employer brand, så att de kan locka och rekrytera blivande medarbetare men även för att behålla den personal de har idag.

– Det görs olika insatser för att stärka vårt employer brand mot alla målgrupper. Vi försöker arbeta brett på alla nivåer och på olika sätt i våra olika förvaltningar, säger Kajsa.

– Vi erbjuder också kontinuerligt varierade former av kompetensutveckling för våra medarbetare för att vi ska använda våra resurser på bästa sätt, vi jobbar aktivt för att det ska vara rätt kompetens på rätt plats helt enkelt, kompletterar Ulrika.

Varierande arbetsuppgifter i en lagom stor organisation

Att Falköpings kommun är en ”lagom stor” organisation menar Ulrika har varit en fördel i ARUBA-arbetet. Olika organisationer har olika förutsättningar men att få in begreppet och de olika delarna i kommunens långsiktiga plan tror hon är ett måste för att skapa fokus och även för att få ekonomiska resurser för att arbeta med det.

– Det är väldigt roligt att vi har fått upp begreppet på en lednings- och politisk nivå, säger Kajsa. Det känns som att vi då fick ett större grepp och det blev lättare att se över vad hela kommunen och alla förvaltningar faktiskt gör inom de olika områdena, bara det känns attraktivt i sig.

Kajsas och Ulrikas jobb varierar mycket från dag till dag. Kajsa jobbar just nu mer aktivt tillsammans med kommunikationsavdelningen för att Falköpings kommun ska vara en Attraktiv arbetsgivare för alla åldrar. Ulrikas huvudfokus är kompetensförsörjning och när hon inte granskar och publicerar annonser så håller hon bland annat i utbildningar inom HR för både medarbetare och chefer.

– Vårt uppdrag innebär att arbeta både operativt och strategiskt inom vårt område, så det blir verkligen en mix av arbetsuppgifter. Den ena dagen är aldrig den andra lik och ett telefonsamtal på morgonen kan kullkasta hela dagens planering. Men det är det som är tjusningen och anledningen till att vi trivs så bra, avslutar Ulrika.

Nyfiken på hur Grade kan hjälpa dig med kompetensbaserad rekrytering? 

Upptäck Grade Varbi

4 tips från Grades Employer Branding Advisor

4 tips från Grades Employer Branding Advisor Veronica

I denna intervju möter du Grades Veronica Persson Kangas som berättar om sin nya roll som Employer Branding Advisor och delar med sig av sina bästa tips för att attrahera rätt kandidater.

Veronicas resa inom Grade började våren 2022 då hon anslöt till supportteamet för rekryteringsverktyget Grade Varbi. Under hösten gick hon över till rollen som Customer Success Manager och blev kontaktperson för några av våra kunder.

“I min roll som Customer Success Manager har jag haft möjligheten att få sätta mig in våra kunders rekryteringsprocesser och hjälpa dem att identifiera och tillgodose behov med de produktlösningar och funktioner som vi erbjuder inom Varbi och Grade” berättar hon.

Ny roll som Employer Branding Advisor

Nu tar Veronica steget vidare som Employer Branding Advisor på Grade Boost. Grade Boost erbjuder användare i Grades rekryteringsverktyg att enkelt marknadsföra sina lediga jobb och nå rätt kandidater i Sveriges största sociala medier – Facebook, LinkedIn och Instagram.

“I min nya roll som Employer Branding Advisor kommer jag att hjälpa användare i våra rekryteringsverktyg att få en djupare förståelse för hur de bäst kan nå ut med sina lediga jobb och samtidigt stärka sin employer branding. Jag ser fram emot att dela min kunskap och hjälpa våra användare att bli ännu bättre på att attrahera rätt kandidater.”

“En av de största utmaningarna våra kunder står inför är att nå ut med sina jobbannonser till rätt kandidater. Många arbetsgivare har en vana att endast publicera sina annonser på sina karriärsidor och Platsbanken, vilket kan vara bra för att nå de kandidater som aktivt söker jobb. Men det begränsar möjligheterna att nå de passivt sökande – de som kanske inte aktivt letar efter ett nytt jobb men skulle vara öppna för rätt möjlighet om den dyker upp. Här kan sociala medier spela en avgörande roll, då så många som sju av tio kandidater räknas som passiva”.

Veronicas tips för att attrahera rätt kandidater:

 

Kandidatperspektivet i fokus

Ha i åtanke att de mest kvalificerade kandidaterna i många fall inte aktivt letar efter ett nytt jobb. Lyft era förmåner och låt gärna era medarbetare berätta om vad de uppskattar mest med att jobba hos er.

Använd sociala medier för att nåt rätt målgrupp

Fördelen med annonsering i sociala medier är att vi kostnadseffektivt kan nå ut till en bred målgrupp – eller nå en väldigt specifik målgrupp med rätt erfarenhet och kompetens.

Enkel ansökan ger större urval av talanger

Hur enkelt är det att söka jobb hos er? Testa gärna att ansöka på både mobil och dator och fundera över om det är något steg i ansökan ni kan ta bort eller ändra. Är det absolut nödvändigt att skicka in CV, eller kan ni få samma information från urvalsfrågor i ett första urval?

Syns du så finns du!

För många av våra kunder har närvaro i sociala medier blivit alltmer självklart, det fungerar ofta som ett digitalt skyltfönster för att nå ut till en bredare publik. För att attrahera de bästa kandidaterna behöver arbetsgivare synas där kandidaterna finns, och dela med sig av både lediga jobb och berätta om hur det är att jobba hos dem.

Vill du veta mer om hur du bäst attraherar rätt kandidater? Läs mer om Grade Boost här. 

Läs fler liknande inlägg

Hur attraherar ni generation Z?

5 tips för att attrahera och behålla generation Z

Att få in unga människor i arbete är nödvändigt för alla företag och organisationers framtid. Men för att få dem att söka jobb hos er och se er som en attraktiv arbetsgivare kanske ni måste anpassa er till deras unika behov och önskemål.

Generation Z, personer födda mellan 1997 och 2012, är den första generationen som helt och hållet växt upp i en digital värld. De spenderar dagarna, och ibland nätterna, uppkopplade via sina mobiler eller datorer. Via olika sociala kanaler och forum håller de sig informerade om de problem som finns i världen.

Generation Z är därför otroligt medvetna om vad de önskar hos en framtida arbetsgivare.

Att attrahera generation Z och få dem att vilja söka ett arbete är kanske därför inte helt lätt och det kan betyda att er organisation behöver se över sitt arbetssätt och ert employer brand. Har ni till exempel koll på hur ni uppfattas av unga människor? Kanske de ser er som ett mossigt företag med gamla värderingar? Eller uppfattas ni som en modern arbetsgivare där innovation främjas?

Enligt Academic Works senaste undersökning, YPAI 2022 (Young Proffessional Attraction Index), rankas bra kollegor och arbetsmiljö högst vid valet av arbetsgivare, tätt följt av lön och förmåner, bra chef och ledarskap och karriär och utveckling. Detta kan ge en indikation på de områden som kan vara bra för er organisation att se över för att bli en mer attraktiv arbetsgivare för unga.

Här följer våra tips på hur ni som arbetsgivare kan tänka och agera för att först attrahera och sen förstås behålla generation Z.

  1. Bygg en bra kultur: När en organisation har en bra kultur och ett starkt employer brand inkluderar det både att arbetsmiljön är god och att medarbetarna trivs. Att värdesätta mångfald, inkludering och arbetsglädje ger en god arbetsmiljö och när ledarskap fungerar bidrar det också till att medarbetarna trivs, vilket främjar en bra kultur. När kulturen är bra genomsyrar det hela organisationen och syns även utåt vilket återspeglas i ert employer brand. Genom att genomföra regelbundna pulsmätningar kan ni ta reda på hur medarbetarna trivs och ni får även möjlighet att snabbt eliminera det som eventuellt skaver. Pulsundersökningarna är helt anonyma, vilket ger möjlighet för medarbetarna att ge ärliga svar på allt från hur ledarskapet och teamet fungerar, till hur kompetensutveckling och arbetsmiljön upplevs.
  2. Fokusera på utveckling: Generation Z är målinriktade och ambitiösa. De söker efter jobb som ger dem möjlighet att utvecklas både kompetens- och karriärmässigt. Det bör därför vara en självklarhet att erbjuda möjligheter till kompetensutveckling vidareutbildning och yrkesmässig utveckling. När ni samlar er kompetensutveckling i ett LMS och kartlägger verksamhetens kompetens, får ni koll på hela verksamheten och vilka kompetenser som finns, saknas och vilka ni kan erbjuda kurser inom. Det ger er struktur på all utbildning och det ger er förutsättningar att hitta vilka karriärutvecklingsmöjligheter som är möjliga.
  3. Erbjud flexibilitet: Generation Z, som många andra, värdesätter frihet och flexibilitet. Ni bör därför se över om det är möjligt att erbjuda flexibla arbetstider och distansarbete. Att ha en arbetsplats som tillåter anställda att arbeta från olika platser och vid olika tidpunkter kommer att locka många fler unga som kanske har svårt att få ihop livspusslet och som värdesätter möjligheten att arbeta när och var de vill.
  4. Arbeta med socialt ansvarstagande: Generation Z är medvetna om problemen som finns i världen och de vill jobba för arbetsgivare som tar ansvar och agerar inom dessa områden. Därför bör ni engagera er i sociala frågor och ta ett ansvar för områden som rör till exempel hållbarhet och miljö.
  5. Go digital: Eftersom generation Z är uppvuxna med att vara uppkopplade större delen av tiden är det en förutsättning för dem att även kunna vara det på ett jobb. Därför kommer de också att söka sig till de arbetsgivarna som håller sig uppdaterade inom modern teknik och som använder digitala verktyg och plattformar i det vardagliga arbetet.

 

Om YPAI

Varje år genomför Academic Work undersökningen Young Professional Attraction Index (YPAI), i vilken de frågar young professionals – studenter och akademiker i början av karriären – vilken arbetsgivare de helst skulle vilja jobba hos och vad som gör en arbetsgivare attraktiv. Studien syftar till att hjälpa företag och organisationer att förstå, attrahera och utveckla morgondagens arbetskraft. Undersökningen har genomförts åtta år i rad på de sex marknader där Academic Work är verksamma. Studien, som baseras på data från över 5 200 respondenter, ger värdefull insikt i vad som är viktigt för young professionals i Sverige vid valet av arbetsgivare samt vilka faktorer som påverkar deras beslut.

Vill du veta mer om hur du kan attrahera rätt kandidater?
Upptäck Grade Attract

Läs fler liknande inlägg

Fryshuset och Grade – En framgångsrik samverkan

Fryshuset ❤️ Grade - digital utbildning gav kompetenslyft

Med hjälp av Grades plattform för digitalt lärande kan Fryshuset nu framgångsrikt utveckla sina medarbetares kompetens. Hanna Järnmark, L&D-specialist på Fryshuset, berättar om projektet ”Kompetenslyftet” och hur resultatet har stärkt deras kapacitet att fortsätta sitt viktiga arbete med att skapa mötesplatser där unga kan synas, höras och få möjlighet att växa.

Fryshuset är en av världens största organisationer för unga och har en vision om att förändra världen genom ungas passioner. Sedan 1984 har de erbjudit olika aktiviteter och stöd för unga både i Sverige och utomlands. Fryshuset verksamhet omfattar socialt engagemang, skolverksamhet, utbildningar och fritidsintressen för unga, med särskild fokus på de som riskerar att hamna i utanförskap.

Hanna Järnmark arbetar som L&D (Learning & Development) Specialist på Fryshuset. Hon berättar att Fryshuset är en ideell och icke-vinstdrivande stiftelse som är oberoende av både religiösa och politiska påverkningar. Deras verksamhet finns på flera platser runt om i Sverige och de strävar efter att skapa fler mötesplatser där unga kan synas, höras och få möjligheter att växa och utvecklas.

– Vi har gjort betydande framsteg i arbetet med unga. Utöver våra lokala aktiviteter har vi också etablerat internationella partnerskap och tillsammans når vi flera tusen unga både genom att träffas och genom vår digitala mötesplats Ungdomar.se, berättar Hanna.

Kompetenslyftet – projekt för intern kompetensutveckling

Ett av Fryshuset framgångsrika projekt är “Kompetenslyftet”. Projektet fokuserade på att utveckla kompetensen hos medarbetare som arbetar direkt och indirekt med unga, både med sociala frågor i allmänhet och med barn- och ungdomsverksamheten i synnerhet. Projektet finansierades av svenska ESF-rådet (europeiska socialfonden) och bestod av två parallella delar, ett i Stockholm och ett i Skåne.

– Vi har inte arbetat så digitaliserat med internutbildning förut så detta projekt blev ett helt nytt sätt för oss på Fryshuset att utbilda oss på, berättar Hanna. Och med ett digitalt arbetssätt kunde medarbetare från flera regioner genomgå utbildningarna på ett enkelt och effektivt sätt.

Grades plattform öppnade nya möjligheter

Då Fryshuset är en kunskapsorganisation som arbetar med unga så är det extra viktigt för dem att ha full kontroll över innehållet i sina utbildningar. Grades LMS spelade därför en grundläggande roll i projektet.

– Vi valde Grade Learning eftersom vi ville ha ett LMS (Learning Management System) som tillät oss att producera eget innehåll som vi också kunde anpassa efter verksamheten. Grade svarade bra mot våra interna behov och vår plan framåt med att kunna digitalisera våra HR-processer kring lärande och kompetensutveckling. Det som avgjorde valet av LMS var Grade Composer, ett inbyggt produktionsverktyg som kan bygga utbildningar i SCORM*-format.

Projektet i Stockholm bestod av tre program med teman Självledarskap, Svåra samtal och Projektledning. Varje program hade sitt unika upplägg, som bland annat kombinerade webbinarier, e-learning, digitala workshops, självstudier och digital coaching.

– Vi använde Grades verktyg Composer för att skapa innehållet och det gav oss möjlighet att leverera utbildningarna i olika programsteg med korta kapitel, vilket gjorde att upplägget blev mer flexibelt, berättar Hanna.

Framgångsrikt projekt

Projektet “Kompetenslyftet” var framgångsrikt på flera sätt. Genom att blanda olika inlärningsmetoder och erbjuda digitala mötesplatser för erfarenhetsutbyte kunde Fryshuset möta behoven hos deltagare från olika platser, vilket utökade deras räckvidd och gjorde det möjligt för dem att nå och engagera medarbetare som annars kanske inte hade haft möjlighet att delta i deras program. Grades plattform gav också Fryshuset möjlighet till en interaktiv och engagerande kunskapsdelning och inlärningsmiljö.

– Vi såg många framgångsfaktorer med projektet, säger Hanna. Att kunna designa, producera och anpassa vårt innehåll gav oss möjlighet att ha program som löpte under en längre period men med flera korta programsteg, vilket var väldigt uppskattat av deltagarna.

Nöjda deltagare

Genom att kombinera bland annat digitala workshops, självstudier och digital coaching kunde Fryshuset erbjuda flexibilitet i programdesignen och ge deltagarna möjlighet att anpassa sin inlärning efter sina egna tidsplaner och behov. Dessutom kunde de samarbeta och interagera digitalt på ett enkelt sätt, vilket också möjliggjorde ett aktivt erfarenhetsutbyte och lärande för deltagarna.

– Med Grades plattform kunde vi underlätta kommunikationen och interaktionen mellan deltagarna, även om de befann sig på olika platser. Vi skapade helt enkelt en framgångsrik samverkan och levererade ett effektivt och engagerande kompetenslyft för våra medarbetare, säger Hanna.

Resultaten av projektet kan mätas genom förbättrade kunskaper och färdigheter hos medarbetarna, stärkta nätverk och samarbete samt ökad kapacitet hos Fryshuset att fortsätta arbeta med unga och sociala frågor på ett framgångsrikt sätt.

– Vi har fått mycket positiv feedback på utbildningarna från våra deltagare. Vår verksamhet är utspridd i hela landet och många medarbetare har bara sin mobil som arbetsredskap i vardagen. Därför blev de digitala utbildningarna mycket mer tillgängliga då formatet bestod av flera korta delar och man kunde till exempel sitta med sin mobil på väg till jobbet och genomföra ett kapitel som tog cirka 10 minuter. Utbildningarna har verkligen hjälpt oss att skapa en ökad känsla av gemenskap och riktning samt en ökad transparens och tilltro, avslutar Hanna.

Vill du läsa mer om att digitalisera lärande?

Upptäck Grade Learning

*SCORM står för Sharable Content Object Reference Model och det är ett standardformat för e-Learning. SCORM gör det möjligt att exportera och importera digitala utbildningar mellan olika LMS. 

Läs fler liknande inlägg

Inkludera fler i era digitala lösningar

Svartvitt porträtt på Niklas Gårdelid, i fotostudio, med vit bakgrund.

Inkludera fler i era digitala lösningar

Den digitala tekniken tar allt större plats i vårt samhälle. Därför är det oerhört viktigt att alla ges möjlighet att ta del av denna teknik på ett jämlikt sätt. Så väl offentliga som privata aktörer bör arbeta för att göra sina lösningar mer inkluderande, berättar Niklas Gårdelid, tillgänglighetsexpert på Grade.

Vårt samhälle genomsyras i allt större utsträckning av den digitala tekniken. Allt från att sköta sina bankärenden till att anmäla sitt barn till en förskola sköts idag via en dator, mobil eller surfplatta. I ett läge där teknikutvecklingen går snabbt och nya möjligheter ständigt uppkommer, är det mycket viktigt att säkerställa inkludering för alla personer, oavsett förutsättningar.

Ökad tillgänglighet är en aktuell fråga rent generellt. Diskrimineringslagen (SFS 2008:567) anger bristande tillgänglighet som en form av diskriminering. Vidare anges i FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning, vilken Sverige undertecknat, en princip om ”fullständigt och faktiskt deltagande och inkludering i samhället” (Ds 2008:23).

Ny lag om tillgänglighet

När det gäller digitala tjänster fick Sverige dessutom en lag om Tillgänglighet till Digital Offentlig Service (SFS 2018:1937), som trädde i kraft i januari år 2019. Lagen säger i korthet att webbplatser och e-tjänster som tillhandahålls av en offentlig aktör, exempelvis en kommun, region eller myndighet, ska vara tillgängliga för alla. Tillgängligheten uppnås genom att följa en europeisk standard, EN301549, som i sin tur bygger på de så kallade WCAG-riktlinjerna (Web Content Accessibility Guidelines), som tagits fram av W3C (World Wide Web Consortium). WCAG-riktlinjerna är i sin tur uppdelade på tre nivåer, A, AA respektive AAA, där AAA ger den högsta nivån av tillgänglighet. För att följa aktuell lagstiftning ska webbplatser och e-tjänster uppfylla A respektive AA-kriterierna (Webbriktlinjer, U.Å).

Under sommaren år 2025 kommer även det så kallade Tillgänglighetsdirektivet att träda i kraft i Sverige (Regeringen, 2021). Detta direktiv ställer krav på tillgänglighet för bland annat banktjänster, biljettautomater och e-handel.

Även om en verksamhet kanske inte tillhör någon av grupperna ovan är ett inkluderande arbetssätt ändå något att eftersträva, då det bidrar till ett minskat utanförskap för de av användarna som är i behov av en tillgänglig lösning. Men att kunna marknadsföra sina tjänster som inkluderande för alla gynnar naturligtvis även organisationens rykte och ökar dess trovärdighet.

Ge verksamheten en rejäl skjuts framåt

Det finns såklart vissa digitala tjänster som inte kommer att nyttjas av personer med funktionsnedsättning. Det kan exempelvis röra sig om interna system som används på en arbetsplats som inte har någon person med funktionsnedsättning anställd. I sådana lägen kan det vara svårt att motivera den tid och de resurser som trots allt behöver läggas på att tillgänglighetsanpassa en digital miljö. Det är då viktigt att betänka det stora, långsiktiga värde som en inkluderande omgivning ger, så väl fysiskt som digitalt. Den dag då tjänsten används av en person med särskilda behov, exempelvis när ett företag anställer en person med synnedsättning för att hen hade de bästa meriterna för en tjänst, kommer företagets rykte otvivelaktigt att få en rejäl skjuts framåt, om det visar sig att alla digitala system redan fungerar med olika typer av hjälpmedel. Ett tillgängligt gränssnitt blir dessutom mer lättanvänt för alla, oavsett förutsättningar (Digg, 2023).

På Grade arbetar vi kontinuerligt för att alla våra gränssnitt, så väl interna som externa, ska vara inkluderande för alla. För oss är det viktigt att leva upp till aktuella lagkrav, och vårt mål är att se till att alla våra gränssnitt uppfyller alla tillgänglighetskriterier i WCAG-riktlinjerna, så väl A, AA som AAA, då vi tror på digital tillgänglighet som ett led i att skapa ett mer inkluderande samhälle.

Fem tips för ett mer inkluderande gränssnitt

Nedan följer några tips på vad du som utvecklare eller innehållsskapare kan tänka på för att göra ditt gränssnitt mer inkluderande:

  • Se till att alla bilder även beskrivs i text.
  • Märk gärna länkar och andra element med visuella symboler, men skriv också med en textetikett som beskriver elementet.
  • Se till att eventuella rubriker är kodade med rätt typ av HTML-tagg. Om en rubrik endast markeras med fet text kan den inte presenteras lika bra av olika hjälpmedel.
  • Dubbelkolla så att gränssnittet går att använda enbart med tangentbordet.
  • Filmer kan vara både roliga och informativa. Lägg till textning samt syn- och teckenspråkstolkning, så blir de roliga och informativa för ännu fler.

Genom att tillsammans arbeta med tillgänglighet i våra digitala gränssnitt, bidrar vi på ett mycket viktigt sätt till att skapa ett samhälle där alla kan leva på jämlika villkor!

Niklas Gårdelid, tillgänglighetsexpert, Grade AB

Vill du veta mer om hur våra lösningar kan hjälpa dig att skapa tillgänglighetsanpassat innehåll?

Referenser

Läs fler liknande inlägg

Ny e-learning stärker Minds volontärer

Ny e-learning stärker Minds volontärer

Att Minds volontärer är rätt rustade för medmänskliga samtal är av största vikt. Tillsammans med Grade har Mind tagit fram ny e-learning med fokus på pedagogik och interaktivitet. Mona Wennberg, utvecklingsledare på Mind, berättar om samarbetet med Grade och hur den nya utbildningen har stärkt volontärerna i deras viktiga uppdrag.

Mind är en ideell organisation som främjar psykiskt välbefinnande genom att erbjuda medmänskligt stöd, sprida kunskap och driva påverkansarbete. Organisationens övergripande mål är ett ökat psykiskt välbefinnande och kraft att leva. En stor del av Minds arbete utförs av volontärer som har i uppdrag att ge medmänskligt stöd i Självmordslinjen, Livslinjen, Föräldralinjen, Äldrelinjen och Mind forum.

Stödverksamheten bemannas av cirka 735 volontärer och uppdraget består av att vara en medmänniska som lyssnar och som kan vara ett stöd för den som kontaktar Mind.

Mona Wennberg arbetar som utvecklingsledare på Mind. Hon berättar att alla volontärer går igenom en rekryteringsprocess och får en grundlig utbildning. Men utbildningen har inte varit lika för alla stödlinjer, utan har sett olika ut beroende på vilken stödlinje volontären tillhör.

– Grundutbildningen vi använde tidigare hade för få moment där volontärerna själva fick ta del av samtal så det kom vi fram till att vi hade ett större behov av, berättar Mona. Det tidigare upplägget gav heller inte möjlighet till den interaktion som behövdes för att känna sig redo och trygg i att ta egna samtal. Volontärerna efterfrågade både mer kunskap och fler praktiska övningar.

Mona och hennes kollegor insåg att utbildningen behövde uppdateras för att skapa bättre förutsättningar för volontärerna. Att skapa en e-utbildning riktad till alla volontärer, oavsett vilken stödlinje volontären tillhör, och som baseras på forskning, beprövad erfarenhet och samtalsverktyg för Minds medmänskliga samtal, blev därför ett prioriterat projekt.

– Vi behövde få till en pedagogisk, interaktiv och digital utbildning, som rustar våra
volontärer för medmänskliga samtal, viktiga avgränsningar och som förtydligar vad som ingår i uppdraget, berättar Mona. Tillsammans med Grade tillsatte vi därför en projektgrupp för att skapa en målbild över utbildningens koncept, innehåll och upplägg.

Projektet tog form

Magnus Lundén arbetar som projektledare på Grade och han var en av medlemmarna i utbildningsprojektet med Mind. Han berättar att det inte var ett lätt projekt då det inte finns några enkla och universella lösningar när det handlar om att möta och se en annan människa.

– Grade fick uppdraget att ta fram en övergripande utbildningsstruktur, ett koncept, en design, grafik, en kurssida och att producera e-utbildningen i verktyget Grade Composer, berättar Magnus. Vi skulle helt enkelt ta Minds metod, samt de praktiska färdigheter en volontär behöver för att kunna stötta på rätt sätt och vara en god lyssnare, och omvandla detta till ett digitalt material.

Mind försåg Grade med skriftlig, rörlig och muntlig information om utmaningar, behov, volontärens uppdrag och ramar och om vad det konkret innebär med medmänskliga samtal i Minds stödlinjer. Tillsammans tog Mind och Grade sedan fram ett upplägg som innefattade omfattning, val av pedagogik och media, samt ambitionsnivå och kurslängd.

– Stor vikt låg förstås på tonalitet, språk och avvägning mellan hur vi kan vägleda till egen förståelse och vara ett stöd, utan att vara den som kommer med råd och färdiga svar, poängterar Magnus. Det finns inga enkla och universella lösningar när det handlar om att möta och se en annan människa, men det finns fallgropar man bör undvika, och de fallgroparna ville vi belysa i utbildningen.

Lyckad utbildning på plats

Efter cirka ett år av intensivt arbete stod den nya utbildningen klar. Mona berättar att utbildningen nu består av tre delar, varav den första delen är den e-learning som Grade har producerat. Volontärutbildningen innehåller även en handbok och ett antal digitala workshops. E-learningen består av fem moduler där varje modul har ett tema.

– I de olika modulerna får volontärer även möta andra volontärer. Genom att lyssna, lära och ta del av samtal får de inblick i hur samtalen kan upplevas av de som kontaktar Mind förklarar Mona. Modulerna varvar fakta, samtalsverktyg, reflektionsfrågor, om volontärers erfarenheter av hantverket att hålla stödsamtal, samt Minds podcast om medmänskliga samtal. I podden ges möjlighet till fördjupning i uppdraget och modulernas olika teman.

Utöver att ge mer kunskap och förståelse, var målet att skapa en utbildning som ger en känsla av samhörighet och gemenskap, och som också är en plats som uppfattas som trygg, välkomnande, professionell och medmänsklig.

– Tillsammans med Grade har vi verkligen lyckats få till en utbildning som uppfyller våra behov. Vi är väldigt nöjda över samarbetet som gjort att vi nu kan erbjuda Minds alla volontärer en inspirerande, pedagogisk och interaktiv e-learning, avslutar Mona.

Vill du läsa mer om produktion av skräddarsydd e-learning?

Grades e-learningbyrå

Läs fler liknande inlägg

5 tips – Så lyckas du med digital kompetenskartläggning​

Vad ska man tänka på när man rekryterar personal?

Så lyckas du med digital kompetenskartläggning

Är det dags för en grundläggande inventering av era medarbetares kompetens? Vi har erfarenhet av kompetenskartläggning i både stora och små organisationer, och vill gärna dela med oss av våra bästa tips för varje steg i processen.

1. Hitta ert varför

Låt oss börja med det viktigaste av allt – att hitta ert varför. Innan du påbörjar en kompetenskartläggning, är det viktigt att ha en klar idé om varför du vill kartlägga era medarbetares kompetenser. Är det för att ni står inför en större kompetensutvecklingsinsats och vill undvika att utbilda folk i onödan? Är det på grund av en organisationsförändring som kräver att du vet var ni står i nuläget? Eller vill du helt enkelt göra en förutsättningslös kartläggning för att ta reda på vilka kompetenser som finns i verksamheten och använda informationen för att utveckla verksamheten framåt?

2. Tillvägagångssätt och kreativitet

När du väl vet varför du vill göra en kompetenskartläggning, är det dags att börja fundera på hur den ska genomföras. Var kreativ! Kanske passar det er organisation bäst att varje chef ansvarar för kartläggningen av sin avdelning? Vill du skicka ut mail till medarbetarna direkt eller intervjua dem? Du kan också börja i andra änden genom att sammanställa befattningar och roller inom verksamheten och mappa medarbetarna mot dessa roller för att se vilka kompetensgap som finns.

Väx med digital kompetenshantering

Upptäck Grade Competence

3. Testa på pilotgrupp

Innan du genomför kartläggningen på bred front är vår starka rekommendation att testa upplägget på en pilotgrupp. Välj ut en avdelning som du tror kan ge värdefull feedback. När pilotgruppen har genomfört kompetenskartläggningen utvärderar, justerar och testar ni igen på en ny pilotgrupp. Tiden ni lägger på detta vinner ni tillbaka många gånger om när ni sitter på en guldgruva med information om medarbetarnas kompetenser.

4. Genomför med tempo

Innan du genomför kartläggningen på bred front är vår starka rekommendation att testa upplägget på en pilotgrupp. Välj ut en avdelning som du tror kan ge värdefull feedback. När pilotgruppen har genomfört kompetenskartläggningen utvärderar, justerar och testar ni igen på en ny pilotgrupp. Tiden ni lägger på detta vinner ni tillbaka många gånger om när ni sitter på en guldgruva med information om medarbetarnas kompetenser.

5. Ta väl hand om skatten

När kompetenskartläggningen väl är genomförd sitter du på en riktig guldgruva av information. Nu gäller det att hitta rutiner för att underhålla informationen om medarbetarnas kompetens, så att det stora arbetet du lagt ner på kompetenskartläggningen inte stannar vid en ögonblicksbild av läget just nu. Hitta rutiner för att sammanställa nya medarbetares kompetens, och bestäm hur befintliga medarbetares kompetensprofiler ska hållas uppdaterade.

Du kan exempelvis låta cheferna se över och eventuellt justera medarbetarnas kompetensprofiler som en del av medarbetarsamtalen. En digital plattform gör ofta det kontinuerliga underhållsarbetet enkelt att genomföra. Ge gärna medarbetarna tillgång till sina kompetensprofiler, så kan de ta del av hur de kan växa och utvecklas i verksamheten framåt.

Vill du veta mer om hur du kan lyckas med kompetenskartläggningen?

Upptäck Grade Competence

Inspiration och kunskap inom HR och rekrytering​

Upptäck Grade Talent

Vill du veta mer om våra lösningar för Talent Management eller boka en kostnadsfri demo? Fyll i formuläret så hör vi av oss inom kort. 

  • 98,25 % kundnöjdhet i supporten
  • GDPR-säker personuppgiftshantering
  • Automatiserat och tidsbesparande

Kan outnyttjad intern kompetens lösa kompetensbristen?

Kan outnyttjad intern kompetens lösa kompetensbristen?

I en undersökning från ManpowerGroup framgår att tre av fyra svenska arbetsgivare har svårt att hitta rätt kompetens. Samtidigt uppger många medarbetare att de är på jakt efter nytt jobb eller är öppna för nya möjligheter hos andra arbetsgivare. Med dessa förutsättningar blir det extra viktigt att både kunna hitta och behålla kompetens – vi delar med oss av 5 tips!

Att hitta medarbetare som passar in i er verksamhet och som dessutom har rätt kompetens är inte alltid lätt. Och när konkurrensen om talangerna ökar behöver ni samtidigt hålla extra hårt i era medarbetare med nyckelkompetens så att de inte lockas till att byta arbetsgivare.

Rekrytera internt?

Vissa roller kan vara svårare än andra att rekrytera till. Inte nog med att ni ska hitta en medarbetare med rätt kompetens, hen ska också passa in och trivas i er verksamhetskultur. När ni definierar er önskade kravprofil för rollen, glöm inte att den kompetens ni efterfrågar kanske redan finns internt hos er.

Skulle någon av era befintliga medarbetare kunna passa för rollen? Finns det någon som har en önskan om att utvecklas och byta roll internt? Perfekt! Grundförståelsen för er verksamhet är guld värd.

Fem tips för hållbar kompetensförsörjning:

1. Kompetenskartläggning

När ni kartlägger kompetens i er verksamhet får ni en bra överblick över vilken kompetens som finns och som saknas både på individ-, team- och verksamhetsnivå. Kompetenskartläggningen är ofta avgörande för att kunna ta beslut om vilken kompetensutveckling som behövs för verksamhetens framtid. Digital kompetensinventering är enkel att göra till en naturlig del av HR-processer som medarbetarsamtal och onboarding.

2. Kompetensförsörjningsplanering

Använd ett digitalt stöd för att planera och arbeta fram en strategi för er kompetensförsörjning framåt. Då får ni hjälp att identifiera vilken kompetens som behöver vara på plats på kort och långt sikt för att verksamheten ska nå sina mål. Ni kommer också att kunna få koll på vilka utbildningar och rekryteringar som bör prioriteras.

3. Möjliggör utveckling och karriärbyte

För att behålla medarbetarnas engagemang är det viktigt att det finns möjlighet att utvecklas och kanske till och med prova på en ny roll i verksamheten. När medarbetarnas kompetenser är kartlagda är det enkelt att visualisera de utvecklingsmöjligheter som finns för medarbetarna. De karriärvägar som finns i er verksamhet kan motivera era medarbetare till kompetensutveckling och få dem att känna fortsatt engagemang.

4. Digital successionsplanering

Genom att identifiera vilka nyckelpersoner eller specialistroller som finns i er verksamhet kan ni också säkerställa att det finns lämpliga efterträdare ifall det sker en förändring. När ni kan planera i förväg inför eventuella förändringar, blir det lättare att framtidssäkra verksamheten och förbereda med rätt efterträdare. 

5. Behåll bra medarbetare och stärk ert employer brand

Att ha kompetensutveckling högt på agendan kan vara en stor attraktionsfaktor för arbetsgivare. Enligt LinkedIns rapport Global Talent Trends är utvecklingsmöjligheter en topprioritering över vad medarbetare värderar mest.

Medarbetare som får möjlighet att utvecklas och känner sig stolta över sin arbetsgivare kommer med större sannolikhet stanna längre i verksamheten och bidra till ett stärkt employer brand.

Redo att framtidssäkra kompetensförsörjningen? Läs om hur Grade Competence kan hjälpa dig!

Läs fler liknande inlägg

Lita inte på magkänslan – säkerställ en kompetensbaserad rekrytering

Lita inte på magkänslan – säkerställ en kompetensbaserad rekrytering

Det kan vara tufft att identifiera rätt kandidat, och det är lätt att lita på sin magkänsla i rekryteringsprocessen. Men om du lägger magkänslorna på hyllan och istället fokuserar på kandidatens kompetens, kan det hjälpa dig att på ett mer kvalitetssäkrat sätt hitta rätt person för jobbet.

Att rekrytera träffsäkert kan vara en särskilt svår uppgift när konkurrensen är tuff om talangerna. När du äntligen hittat potentiella kandidater för tjänsten och ska börja med urvalet, är det dessutom vanligt att det uppträder omedvetna fördomar som kan öka risken för felrekrytering eller till och med diskriminering.

Därför bör du istället fokusera på kompetens i alla led, för att hitta fler lämpliga kandidater med rätt personliga egenskaper och färdigheter, och för att säkerställa en fördomsfri rekrytering.

Hårda vs mjuka krav

Kärnan för att få en kompetensbaserad och fördomsfri rekrytering, är att göra ett ordentligt förarbete med kravprofilen för tjänsten. När du som rekryterar formulerar kraven i kravprofilen till din jobbannons blir det kanske ofta per automatik att en kandidat ska ha en utbildning från högskola eller universitet, några års erfarenhet med liknande arbetsuppgifter och några års erfarenhet från samma bransch eller inom offentlig sektor o.s.v.

Att tänka ett varv till när det gäller grundkraven kan vara smart om du vill attrahera fler kandidater. Behöver din kandidat verkligen ha en högskoleutbildning? Och är det väldigt viktigt att personen redan har erfarenhet av samma bransch eller att hen har arbetat inom offentlig sektor?

Att dessutom lägga till att kandidaten ska ha några års erfarenhet från en liknande roll kan eliminera många bra kandidater. Om en person idag känner att de är på ”fel” arbetsplats och vill söka sig därifrån så har hen kanske inte ens hunnit vara ett år på den arbetsplatsen, men kan ändå ha med sig bra och relevant erfarenhet.

Om du istället fokuserar på de hårda kraven, alltså de krav du verkligen måste ha på en kandidat i en roll, och sedan lägger ännu större vikt vid kandidatens personliga egenskaper, kan du identifiera andra kompetenta sökande.

Hittar du till exempel en person, som är lättlärd, strukturerad, lösningsorienterad och bra på att samarbeta, så kan det vara värt att anställa den personen och istället lära hen det som är nödvändigt att kunna för att axla en roll på er arbetsplats.

Fokus på kompetens för att hitta rätt kandidater

Att arbeta med kompetensbaserad rekrytering kan hjälpa dig att hitta nya lämpliga kandidater. Då fokuserar du helt enkelt på de kompetenser, alltså de färdigheter och personliga egenskaper, som behövs för rollen.

En rekryterare kan ha turen att få in många fina, långa och välskrivna personliga brev när de utlyser en tjänst. Men när det kommer till vilken kandidat som är bäst lämpad för tjänsten ska layouten på ansökan inte vara det som avgör.

När du som rekryterar inte stirrar dig blind på CV:n och personliga brev och istället lägger större vikt på de specifika kompetenser som krävs för jobbet, kan du snabbt identifiera de kandidater som uppfyller kraven.

Kompetensbaserad rekrytering gör det också lättare att inte bli fördomsfull och låta sig påverkas av magkänslan. Saker som till exempel ålder, etnicitet och kön blir inte relevant när du använder kompetensbaserad rekrytering.

När du använder kompetensbaserad rekrytering kan du säkerställa att en kandidat har den kompetens du söker, i alla led – från hur du utformar kravprofilen och jobbannonsen, när du intervjuar kandidaten, genom personlighetstester, till när du tar digitala referenser på kandidaten.

Det kan hjälpa dig att identifiera rätt kandidater på ett objektivt sätt och spara både tid och pengar för er verksamhet, då rekryteringsprocessen kommer att gå mycket snabbare.

Grade Recruit hjälper dig att attrahera och rekrytera rätt kandidater. 

Vill du veta hur?

Läs fler liknande inlägg

Ladda mer

Så har Stockholms stad effektiviserat med digital referenstagning

Så har Stockholms stad effektiviserat med digital referenstagning

Karin Toll Lane arbetar som avdelningschef på Stockholms stad inom verksamhetsområdet Rekrytering som ingår i Serviceförvaltningen. Serviceförvaltningen ser bland annat till att de över 40 000 anställda inom Stockholms stad får lön varje månad och de är också ansvariga för att staden gör professionella upphandlingar som sparar skattemedel. Sedan augusti 2020 använder Karin och hennes kollegor Grade Refensa och genomför sina referenstagningar helt digitalt.

Karin har mångårig erfarenhet inom HR och rekrytering då hon arbetat med allt från personbedömning, ledarutveckling, affärscoachning och rekrytering. Hon har också arbetat inom akutsjukvården som kurator och som socialsekreterare inom det kommunala flyktingmottagandet. Hon har stor nytta av sin breda kunskap i sin nuvarande roll, då hon både är med och bidrar till att samhället förbättras, men hon tampas också med de utmaningar som följer med en stor organisation.

– Det är värdefullt för mig att kunna vara med och bidra till samhällsnytta och ändå få arbeta med tjänsteförsäljning där målet är hög kvalitet men med ett nollresultat. Dock tar det tid att driva förändringar, vilket är förståeligt då allt måste utredas och planeras, men det kan ibland kännas frustrerande och då är det tur att jag har fantastiska och engagerade kollegor.

Kompetensbaserad rekryteringsprocess en framgångsfaktor

 

Verksamhetsområdet Rekrytering hanterar cirka 10–15 % av Stockholms stads rekryteringsprocesser och under 2022 genomförde Karin och hennes kollegor cirka 1000 rekryteringar. Karin berättar att som hos många andra arbetsgivare märks kompetensbristen av när det gäller flera yrkeskategorier.

– Vi utgår från kompetens i vår rekryteringsprocess men numer utgår vi även från potential eftersom kompetens ibland är en bristvara. Vi använder kompetensbaserat urval, intervjuteknik och vi tar även referenser utifrån de kompetenser vi eftersöker. När vi gör chefsrekryteringar och specialistrekryteringar har vi ofta arbetspsykologiska urvalsverktyg, och för roller som får många ansökningar använder vi ibland screeningverktyg för att få till ett mekaniskt urval.

Stockholms stad vill stärka fokus på kompetens i sina rekryteringar. Karin berättar att när de arbetar kompetensbaserat minskar de aktivt risken för subjektiva bedömningar och fördomar. Det underlättar och ger ett effektivt urvalsarbete och det gör ansökningsprocessen enklare för kandidaterna.

– Vi har ett pågående projekt med att arbeta med rekrytering utan personligt brev. Alla våra rekryteringskonsulter har fått i uppdrag mellan oktober – mars, att göra 2–3 rekryteringar utan personligt brev. I början av februari har vi startat över 70 rekryteringar där vi tagit bort möjligheten att skicka in ett personligt brev. Det har uppskattats av både chefer och kandidater och våra rekryteringskonsulter ser att det har effektiviserat urvalsarbetet och satt fokus på rätt saker. Projektet ska följas upp i mars/april nu i år.

Digital referenstagning – mycket mer effektivt

Redan 2019 gjordes en förstudie och digital referenstagning infördes som ett pilotprojekt. År 2020 började Stockholm stad använda Grade Refensa för digital referenstagning. Karin poängterar att hon inte kan förstå hur organisationer som finansieras av allmänna medel fortfarande använder traditionell referenstagning och låter skattebetalarnas pengar gå åt till detta ineffektiva och tidskrävande arbete.

– Innan vi använde digital referenstagning kunde en rekryteringsprocess förlängas med cirka 1–2 veckor, dels för att det tog lång tid att först få tag i referensgivarna på telefon, dels för att man var tvungen att boka in datum och avsätta tid för själva referenssamtalet. Referenstagningen var ett tidsödande moment för alla parter när den gjordes på traditionellt sätt och det fanns dessutom alltid en risk att någon la till eller drog ifrån något när de återkopplade till rekryterande chef.

Digital referenstagning med Grade Refensa har underlättat och effektiviserat enormt för Stockholms stad. Med digital referenstagning kan man ställa exakt samma frågor till alla referensgivare och det är enkelt att använda kompetensbaserade frågor för att kunna bekräfta den bilden kandidaten har gett.

– Processen blir dessutom säker då det sker en systematisk kontroll i systemet när alla våra referensgivare identifierar sig via BankID, berättar Karin. Sen är det också jättemycket värt för referensgivarna att de kan svara när det passar dem. Om våra kunder vill ha traditionell referenstagning idag får betala extra timarvode för det.

Nyligen mottog Karin och hennes kollegor stadens fina kvalitetsutmärkelse och de har även fått höga siffror som bekräftar att kunderna är nöjda med deras tjänster. Karin berättar att de har haft stort fokus på kundnöjdhet, professionellt kompetensbaserat rekryteringsarbete och en god kandidatupplevelse.

– Vår kundnöjdhet är extremt hög och det har den varit sedan vi började mäta år 2014. Betyget för referenstagningsprocessen som vi får av våra kunder inom Stockholms stad ligger på 9,57 av 10, vilket är en skyhög nivå. Vi involverar alla medarbetare i vårt arbete och det är genom den utvecklingsvilja och det engagemang som finns som vi har kunnat nå våra fina resultat, avslutar Karin.

Är du nyfiken på att läsa mer om digital referenstagning? Klicka på knappen nedan. 

Grade Refensa

Vill du ta del av vårt webinar om automatiserad, kompetensbaserad referenstagning?

Kul! Fyll i dina uppgifter nedan så får du automatiskt ett mail med länken till inspelningen. 

Läs fler liknande inlägg

Linkedin-in Facebook Instagram

Inspiration & kunskap

That's Grade news!

Cookieinställningar
Cookiepolicy