Kirjaudu
Varaa esittely

Artikkeli

Refensa on kollega, joka työskentelee ympäri vuorokauden

Refensa on kollega, joka työskentelee ympäri vuorokauden

Securitas on yksi maailman suurimmista turvallisuusalan yrityksistä, ja sillä on yli 340 000 työntekijää maailmanlaajuisesti, joista noin 10 000 työskentelee Ruotsissa. Marcus Lundqvist, Talent Acquisition Manager, vastaa Ruotsin rekrytoinneista ja kertoo tässä haastattelussa, kuinka he käyttävät Refensaa digitaalisiin suositusten tarkistuksiin.

Suurin osa Securitaksen rooleista on ammattiliiton alaisia tehtäviä. Turvallisuusala on työvoimavaltaista, ja työntekijät toteuttavat palveluja eri tavoin Securitaksen asiakkaille. Näihin tehtäviin kuuluvat muun muassa järjestyksenvalvojat, turvavalvojat, erityisvalvontatehtävissä toimivat vartijat, vähittäiskaupan turvavartijat, koiravartijat ja lentoaseman turvatarkastajat. Yhteistä näille rooleille on se, että työntekijät työskentelevät usein asiakkaiden tiloissa, ja rekrytointi tapahtuu pääasiassa kausiluonteisesti kesää varten.

”Rekrytoimme vuosittain noin 2 000 työntekijää, joista noin 1 300–1 400 on kesätyöntekijöitä. Kyseessä on suurelta osin massarekrytointi, ja hallinnoimme merkittävää määrää tehtäviä eri puolilla maata”, Marcus kertoo.

Rekrytoinnin laadun ja tehokkuuden varmistamiseksi he käyttävät useita työkaluja, joista yksi on Refensa.

– ”Saamme vuosittain noin 50 000 hakemusta, ja niiden karsiminen 2 000 valittuun olisi valtava työ ilman älykkäitä digitaalisia valintatyökaluja. Käytämme osaamisperusteista rekrytointia ja pyrimme oikeudenmukaisuuteen hakijoita kohtaan samalla varmistaen rekrytoijien kestävän työkuorman. Refensa on yksi työkaluista, joiden avulla voimme hallita tätä laajaa hakijamäärää”, hän jatkaa.

Refensa otettiin käyttöön aluksi pilottina vuonna 2021, ja myöhemmin se laajennettiin koko organisaatioon.

– ”Laajensimme järjestelmän koko organisaatioon kahdesta pääsyystä. Ensimmäinen syy oli rekrytointiprosessin laadun varmistaminen ja suosittelutarkistusten tekeminen mahdollisimman osaamisperusteisesti ja rakenteellisesti. Suosittelutarkistusten on oltava mahdollisimman laadukkaita. Halusimme standardoida prosessin niin, että kaikilta suosittelijoilta kysytään samat kysymykset toisin kuin puhelinhaastatteluissa.

Toinen syy oli tehokkuuden parantaminen. Käsittelemme erittäin suuren määrän hakijoita, ja turvallisuusalan yrityksenä suosittelutarkistukset ovat kriittinen osa prosessia. Refensa vähentää riskiä, että kiireinen rekrytoija joutuu soittelemaan suosittelijoille. Se säästää aikaa, jolloin rekrytoija voi keskittyä tärkeämpiin tehtäviin. Lisäksi se vapauttaa meidät toimistoajoista – kollegana Refensa ei sairastu, ei lomaile ja työskentelee ympäri vuorokauden. Suosittelutarkistukset voidaan tehdä illalla, yöllä tai viikonloppuisin.”

Referenssitarkistus on tärkeä vaihe kaikissa rekrytoinneissa, mutta ottaen huomioon Securitaksen toimialan, se on erityisen tärkeää.

– ”Meille ei ole helppoa päästä töihin – eikä pidäkään olla, kun otetaan huomioon työtehtävät, joita hoidamme. On tärkeää, että prosessi on mahdollisimman objektiivinen ja osaamisperusteinen.”

Securitas käyttää SmartRecruitersia rekrytointijärjestelmänään, ja siinä on suora integraatio Refensan kanssa. Tämä tarkoittaa, että kun hakija etenee suosittelutarkistusvaiheeseen, järjestelmä lähettää automaattisesti sähköpostin Refensaan, jossa hakijaa pyydetään antamaan suosittelijoidensa yhteystiedot. Kun suosittelutarkistus on valmis, rekrytoija saa ilmoituksen.

Securitas on myös ollut mukana kehittämässä Refensaa ja tuonut esiin parannusehdotuksia.

– ”Kyse on molemminpuolisesta kehityksestä, ja olemme kokeneet, että Refensa sekä Grade ovat olleet erittäin vastaanottavaisia yhteistyölle.”

Tilastot vuodelta 2024

Säästetyt tunnit – vastaa kahta kokoaikaista työpaikkaa vuodessa
0
Minuutit kysymysten vastaamiseen
0
Suosittelutarkistuksen läpikäyneet hakijat
0
Pyydettyjä suosittelijoita keskimäärin
0
Keskimäärin kutsuttuja suosittelijoita per hakija
0
Keskimäärin toteutettuja suosittelutarkistuksia per hakija
0
Osumatarkkuus – 36 % enemmän suosittelutietoja, kuin pyydetty
0 %
  • Korkea osumatarkkuus parantaa luotettavuutta = 136 % (pyydetyt/toteutetut suosittelutarkistukset)
  • Säästetyt tunnit = noin 4000 (mikä vastaa yli 2 vuoden työaikaa)
  • 96 % suosittelijoista, jotka valitsevat vahvistamisen, käyttävät BankID:tä
  • Keskimääräinen vastausaika chat-robotissa = 15 minuuttia
  • Noin 50 % kaikista suosittelutarkistuksista tehdään toimistoajan ulkopuolella, ja yli 65 % suosittelijoista vastaa mobiililaitteella.

Tutustu Refensaan

Lue lisää Refensasta

Vinkkejä ja inspiraatiota HR:n ja osaamisen hallinnan pariin

Lataa lisää

Näin onnistut verkko-oppimisen toteuttamisessa suuressa organisaatiossa

Näin onnistut verkko-oppimisen toteuttamisessa suuressa organisaatiossa

Verkko-oppimisen tuottaminen ei ole koskaan ollut helpompaa. Tilanteessa, jossa jokainen työntekijä voidaan nähdä potentiaalisena koulutuksen tuottajana, korostuu selkeän vastuunjaon ja hallintaprosessin merkitys. Jaamme kanssasi kahdeksan vinkkiä, jotka auttavat sinua onnistumaan digitaalisen koulutuksen parissa!

Työntekijöiden kouluttaminen digitaalisesti on usein itsestäänselvyys suurissa organisaatioissa. Mitä suurempi kohderyhmä, sitä suuremmat säästöt ajassa, kustannuksissa ja ympäristövaikutuksissa.

Meidän ei tarvitse palata ajassa monia vuosia taaksepäin, jolloin verkko-oppimisen tuottamiseen käytetyt kirjoitustyökalut vaativat kokeneita koulutusten tuottajia, joilla oli hyvät tekniset taidot. Nykyään käytännössä kuka tahansa verkkoyhteyden omaava voi luoda verkko-oppimista käyttämällä valmiita malleja ja itseohjautuvia ”vedä ja pudota” -toimintoja. Lisäksi kirjoitustyökalut ovat usein täysin integroituja organisaation oppimisen hallintajärjetelmään.

Kenen vastuulla on tietoturvakoulutus? 

Kuvittele, että organisaatiosi IT-päällikkö luo digitaalisen tietoturvakoulutuksen. Kuusi kuukautta myöhemmin hän lähtee organisaatiosta. Seuraaja ottaa tehtävän, ja tekee muutamia muutoksia organisaation tietoturvakäytäntöihin. Edellisen IT-päällikön luomaa koulutusta ei kuitenkaan koskaan päivitetä. Uusi IT-päällikkö tuottaa sen sijaan uuden tietoturvakoulutuksen. 

Nyt sinä ja kollegasi kohtaavat organisaationne oppimisalustalla kaksi täysin erilaista tietoturvakurssia. Mitä kurssit koskevat? Kuka vastaa niiden sisällöstä? Ja miksi ne näyttävät niin erilaisilta, vaikka organisaation graafinen ilme on ollut sama vuodesta 2005? 

Suurissa organisaatioissa tämäntyyppiset tilanteen eivät ole harvinaisia. Siksi haluamme antaa sinulle muutamia vinkkejä tehokkaan koulutusprosessin varmistamiseksi. 

Kahdeksan vinkkiä sinulle, joka työskentelee verkko-oppimisen parissa suuressa organisaatiossa

1. Nimeä keskitetty koulutustiimi, jolla on kokonaisvastuu organisaation koulutuksista

Tämän tiimin jäsenet voivat itse tuottaa verkko-oppimista, päättää, milloin on tarpeen käyttää ulkopuolista kumppania, tukea organisaation muita toimintoja, varmistaa koulutusten laadun sekä vastata siitä, että koulutukset täyttävät organisaation vaatimukset niin pedagogiikan kuin visuaalisen ilmeen osalta. 

2. Opasta kouluttajat

Tarjotkaa organisaation koulutusten tuottajille oikeat edellytykset, jotta he voivat käyttää yhtenäisiä toimintatapoja sisäisten koulutusten tuottamisessa.

3. Erota tärkeimmät koulutukset

Laajan koulutustarjonnan yhteydessä on tärkeää, että työntekijät ymmärtävät, mitkä koulutukset ovat pakollisia ja mitkä vapaaehtoisia. Liitä koulutukset työntekijöiden rooleihin ja osaamisprofiileihin, jotta työntekijöille on selkeää, mitkä koulutukset heidän odotetaan suorittavan.

4. Hyödynnä sisällöntuotantotyökalun teemoja ja valmiita malleja

Se säästää aikaa ja luo yhtenäisen graafisen ilmeen organisaation kursseille.

5. Tarkista koulutusten tuottajien käyttöoikeudet

Anna rajatut oikeudet harvemmin työkalua käyttäville ja laajemmat oikeudet niille, jotka työskentelevät koulutusten parissa päivittäin.

6. Selvitä, kuka on vastuussa kurssien päivittämisestä oppimisalustalla

Anna rooli nimen sijaan, jotta koulutuksien päivittämiset eivät jää hoitamatta esimerkiksi työntekijöiden vaihtuessa.

7. Jaa digitaaliset koulutukset oikeille työntekijöille

Monet oppimisalustat tarjoavat ominaisuuksia, jotka yksinkertaistavat koulutuksien jakamista. Älä jaa kaikkia kursseja jokaiselle työntekijälle – käytä suodatustoimintoja helpottaaksesi hakua kurssiluettelosta.

8. Älä keksi pyörää uudelleen On olemassa paljon valmiita verkkokursseja, jotka voidaan tuoda helposti oppimisalustaan. Grade tarjoaa esimerkiksi tilattavia verkkokursseja eri aihealueilla, kuten GDPR, tietoturva ja tasa-arvoinen kohtelu.

Tutustu Grade Learningiin

Inspiraatiota HR:stä ja rekrytoinnista

Näytä lisää

Digitaalinen hakijapalaute: Tie oivaltavampaan rekrytointiprosessiin

Digitaalinen hakijapalaute

Digitaalinen hakijapalaute: Tie oivaltavampaan rekrytointiprosessiin

Oletko tietoinen, millaisen vaikutelman hakijat saavat organisaationne rekrytointiprosessista?

Jos työskentelet HR:n tai rekrytoinnin parissa, tiedät, että rekrytointiprosessin laatu on ratkaisevan tärkeää parhaiden hakijoiden houkuttelemiseksi. Mutta miten voimme varmistaa, että prosessi todella toimii? Tässä digitaalinen hakijapalaute tulee avuksi.

Hakijapalautteen automatisointi tarjoaa arvokkaita oivalluksia, parantaa hakijakokemusta ja vahvistaa organisaation mainetta.

Miksi tarvitsemme digitaalista hakijapalautetta?

Epätietoisuus rekrytoinnin laadusta

Miten mittaatte rekrytointiprosessin laatua organisaatiossanne? Yksi suurimmista haasteista, joita monet organisaatiot kohtaavat, on tiedon puute siitä, miten hakijat kokevat rekrytointiprosessin. Ilman konkreettista palautetta on vaikea tietää, mikä toimii ja mitä voisi parantaa. Tämän tiedon puuttuminen voi johtaa tehottomiin rekrytointiprosesseihin, jotka voivat vahingoittaa organisaation mainetta.

Kontrollin puute

Ilman jäsenneltyä tapaa kerätä palautetta HR ja esihenkilöt menettävät hallinnan hakijakokemuksesta. Tämä voi johtaa siihen, että mahdollisia ongelmia ei havaita ajoissa tai arvokkaita kehitysmahdollisuuksia jää hyödyntämättä. Usein hakija on myös mahdollinen asiakas, ja huono kokemus voi vaikuttaa paitsi rekrytointipäätökseen, myös asiakassuhteeseen.

Mittaa hakijakokemusta

Digitaalisen hakijapalautteen avulla voit lähettää automaattisesti dynaamisia kyselyitä hakijoille riippuen missä vaiheessa he ovat heidän rekrytointiprosessiansa – suoraan rekrytointityökalustasi. Tämä tarjoaa syvällisen ja monipuolisen ymmärryksen hakijakokemuksesta prosessin jokaisessa vaiheessa. Tässä muutamia hyötyjä:

Ymmärrystä hakijakokemuksesta

Saat arvokasta tietoa siitä, miten hakijat kokevat koko rekrytointiprosessin alusta loppuun. Tämä luo pohjan jatkuvalle kehittämiselle ja varmistaa, että prosessi on mahdollisimman inklusiivinen ja ammattimainen.

Sisäinen tiedonjakaminen

Järjestelmällisesti kerätty tieto auttaa HR:ää tukemaan rekrytoijia paremmin. Tämä varmistaa kattavan ymmärryksen organisaation toiminnasta kokonaisuutena ja auttaa esihenkilöitä kehittämään omia toimintatapojaan.

Vähennä riskiä menettää hakijoita prosessin loppuvaiheessa

Seuraamalla hakijakokemuksia voit tunnistaa ja korjata mahdollisia ongelmia ennen kuin pätevät hakijat päättävät vetäytyä. Näin voit puuttua tilanteisiin, jotka muuten olisivat voineet vahingoittaa organisaatiosi mainetta.

Vahvista työnantajabrändiäsi ja houkuttele enemmän hakijoita

Seuraa hylättyjä hakijoita

Otatko yhteyttä hakikoihin, jotka eivät saaneet työpaikkaa? Yhteydenpito ja hakijoiden palautteen arvostaminen vahvistavat mainettasi. Tämä osoittaa, että organisaatiosi todella välittää hakijoiden kokemuksista, mikä rohkaisee päteviä hakijoita hakemaan tulevia tehtäviä.

Houkuttele enemmän hakijoita

Kun hakijat kokevat tulleensa kuulluiksi ja kunnioitetuiksi, he kertovat siitä eteenpäin. Tämä voi houkutella enemmän päteviä hakijoita, sillä positiivinen palaute organisaatiosi rekrytointikäytännöistä leviää.

Vuoropuhelu hakijoiden kanssa

Digitaalinen hakijapalaute avaa oven kaksisuuntaiselle viestinnälle. Se antaa mahdollisuuden käsitellä valituksia tai ongelmia, joita ei ehkä muuten tuotaisi esiin, luoden positiivisen kokemuksen – jopa niille, jotka eivät saaneet työpaikkaa.

Tietoon perustuva kehittäminen

Datan ja tilastojen avulla HR saa selkeän kokonaiskuvan siitä, mikä toimii ja missä on parantamisen varaa. Tämä mahdollistaa prosessien säätämisen siten, että organisaatio pystyy jatkuvasti houkuttelemaan ja rekrytoimaan parhaita osaajia.

Kilpailuetua Realcruitilla

GDPR:n ja Schrems II:n vaatimusten mukaisesti Realcruit on ainoa työkalu, joka varmistaa sekä tietosuojan että tarjoaa dynaamisen ja kattavan mittauksen hakijan koko matkasta. Se eroaa muista työkaluista, sillä se ei käytä staattisia lomakkeita prosessin eri vaiheisiin, vaan mukautuu hakijan tilanteeseen prosessissa, tarjoten tarkempia oivalluksia.

Digitaalisen hakijapalautteen integrointi rekrytointiprosessiisi ei vain tarjoa arvokasta tietoa, vaan myös vahvistaa mainettasi pitkällä aikavälillä. Tämä varmistaa, että organisaatiosi säilyy kilpailukykyisenä parhaiden osaajien houkuttelemisessa – nyt ja tulevaisuudessa.

Säästä aikaa ja varmista rekrytoinnin laatu digitaalisen hakijapalautteen avulla.

Lue lisää Grade Realcruitista

Luo uusille työntekijöille paras mahdollinen alku

Digitaalinen perehdytys

Luo uusille työntekijöille paras mahdollinen alku

Onnistuneen rekrytointiprosessin päätteeksi olet solminut sopimuksen unelmatyöntekijän kanssa, mutta mitä sitten tapahtuu? Nyt alkaa työ hyvän ensivaikutelman aikaansaamiseksi. Uuden työntekijän tulee tuntea olonsa varmaksi siitä, että hän on valinnut oikean työnantajan. Rekrytointiprosessin ammattimaisuus tulee jatkua johdonmukaisesti työsuhteen alkuun asti.
Hyvän perehdytysprosessin onnistuminen antaa uuden työntekijän työsuhteelle parhaan mahdollisen alun, ja lisäksi se vahvistaa myös työnantajabrändiäsi. Usein keskitytään näyttämään organisaation parhaat puolet rekrytointiprosessin kautta, mutta vähintään yhtä tärkeää on näyttää houkuttelevalta ja ammattitaitoiselta työnantajalta myös työsuhteen alkaessa. Keskity siis olemaan huipulla koko rekrytointiprosessin ajan alusta loppuun!
Yhä useammat ovat alkaneet ymmärtämään hyvän perehdytyksen tärkeyden, ja siihen on monia syitä. Tärkein asia on saada uusi työntekijä tuntemaan olonsa tervetulleeksi. Siten hänen on helpompi päästä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa osaksi organisaatiokulttuuria. Hyvällä alulla on siis suuri merkitys työsuhteen onnistumiselle.

Kuusi vinkkiä, joilla varmistat parhaan mahdollisen alun työntekijöillenne:

1. Tervetuliaisohjelma ja perehdytys
Huolellisesti suunniteltu tervetuliaisohjelma on avainasemassa, kun haluat tehdä hyvän ensivaikutelman uusille työntekijöille. Ohjelmaan voi sisältyä kierros työpaikalla, keskeisten henkilöiden ja osastojen esittely sekä organisaation arvojen, kulttuurin ja historian läpikäynti. Tästä informaatiosta voidaan tarjota paljon myös digitaalisesti, jotta kaikki uudet työntekijät saavat saman arvokkaan tiedon. Digitaalinen perehdytys säästää myös organisaatiolta aikaa ja resursseja.
Varmista lisäksi, että kaikki tarvittava välineistö on valmiina ensimmäisenä työpäivänä. Tietokoneiden ja muiden laitteiden tulee toimia, kulkukortit, mahdolliset työvaatteet ja vastaavat tarvikkeet tulee olla valmiina. On hyvä ajatus asettaa työpöydälle tervetuliaislahja, kuten kukkia, suklaata tai tervetulokortti. Tämä saa uuden työntekijän tuntemaan olonsa arvostetuksi ja tervetulleeksi.
 

2. Yhteisöllinen organisaatiokulttuuri

Hyvä työympäristö on yksi tärkeimmistä tekijöistä työssä viihtymiselle. On tärkeää, että uusi työntekijä pääsee nopeasti osaksi tätä työympäristöä. Jos mahdollista, järjestä yhteisöllinen aktiviteetti pian työsuhteen alkamisen jälkeen, esimerkiksi yhteistyötä, tiimityötä ja sosiaalista vuorovaikutusta edistäviä tapahtumia.

Jos ennen ensimmäistä työpäivää järjestetään jokin tilaisuus, muista kutsua myös uusi työntekijä. Tämä on mukava ja epämuodollinen tapa tutustua tuleviin kollegoihin. Yhteisöllisyyttä vahvistavat aktiviteetit luovat psykologisen siteen organisaatioon, mikä voi auttaa pidentämään työsuhteen kestoa ja osoittautua näin ollen viisaaksi investoinniksi.

3. Koulutus

Hyvä koulutus on tärkeää monestakin syystä. Ensinnäkin se auttaa uutta työntekijää tuntemaan olonsa nopeammin varmemmaksi uudessa roolissaan, mikä puolestaan lisää työn tuottavuutta. Oppiminen, osaamisen kasvattaminen ja tunne siitä, että on hyödyllinen, ovat erittäin tärkeitä työntekijän motivaation ja tyytyväisyyden kannalta.

Hyvin mietitty koulutussuunnitelma uusille työntekijöille on olennainen osa onnistunutta perehdytystä. Koulutusta voidaan järjestää esimerkiksi mentoroinnin avulla, jolloin kollega tai esihenkilö vastaa uuden työntekijän tukemisesta. Koulutus voidaan toteuttaa myös digitaalisesti. Räätälöidyn digitaalisen perehdytysohjelman avulla varmistetaan, että kaikille työntekijöille tarjotaan samanlainen koulutus, ja samalla organisaatio säästää aikaa ja resursseja.
 

Paras vaihtoehto on yhdistää mentorointi ja digitaalinen perehdytys. Uudet työntekijät voivat oppia paljon seuraamalla muita samankaltaisissa rooleissa olevia työntekijöitä ja ottamalla heiltä mallia. Mahdollisuus kysyä, keskustella ja havainnoida rikastaa oppimista. Eri koulutusmuodot eivät sulje toisiaan pois, vaan täydentävät toisiaan ja tuottavat parhaan lopputuloksen.

4. Viestintä ja palaute

Huolehdi uudesta työntekijästäsi. Miten työtehtävät sujuvat? Onko työvälineet ja pääsy tarvittaviin järjestelmiin kunnossa, jotta työ sujuu tehokkaasti? Onko työntekijä päässyt hyvin osaksi työympäristöä? Varmista säännölliset tapaamiset, joilla voit varmistaa, että uusi työntekijä saa tarvitsemansa tuen. On paljon esimerkkejä uusista työntekijöistä, jotka istutetaan tietokoneen ääreen tietämättä, mitä heidän pitäisi tehdä tai keneltä kysyä apua. Tätä on vältettävä kaikin keinoin.

Hyvä aloitus tarkoittaa, että uudet työntekijät huomioidaan ja heidän etenemistään seurataan, kunnes he ovat itseohjautuvia. Kannusta avoimeen ja säännölliseen viestintään uusien työntekijöiden sekä heidän esihenkilöiden ja kollegoidensa välillä. Tarjoa myös säännöllistä palautetta, joka auttaa työntekijää kehittymään ja kasvamaan omassa roolissaan.

Digitaalisen perehdytyksen avulla voit luoda tarkistuslistoja, joiden avulla uuden työntekijän kehitystä voidaan seurata. Voit myös suunnitella räätälöityjä koulutusohjelmia ja tehtäviä, jotka edistävät osaamisen kehittämistä. Näin uudet työntekijät voivat kasvattaa osaamistaan, pysyä aktiivisina ja siirtyä turvallisesti ja tehokkaasti työtehtäviin ilman, että organisaation omia resursseja tarvitsee käyttää koulutukseen. 

5. Arviointiprosessi ja seuranta

Ensimmäisenä työpäivänä on tärkeää käydä aloituskeskustelu. Tässä keskustelussa tulisi käsitellä odotuksia uutta työntekijää kohtaan, mutta myös uuden työntekijän odotuksia organisaatiota ja johtoa kohtaan. Tietyn ajan kuluttua voit sopia uuden keskustelun. Vastaavatko molempien osapuolten odotukset? Tällainen keskustelu antaa tilaa kehittyä molempiin suuntiin ja varmistaa, että molemmat osapuolet ovat tyytyväisiä. Jos esihenkilö on tyytyväinen, tämä on erinomainen aika nostaa asia esiin. Hyvä palaute on tärkeää motivaation lisäämiseksi.

6. Jatkuva kehittäminen

Varmista lopuksi, että arvioit ja parannat perehdytysohjelmaa jatkuvasti uuden työntekijän ja muiden osallisten antaman palautteen perusteella. Tämä auttaa varmistamaan, että organisaatio pystyy tarjoamaan parhaan mahdollisen alun kaikille uusille työntekijöille myös tulevaisuudessa.

Onnea matkaan!

Haluatko tietää lisää, kuinka voit kehittää uusien työntekijöiden perehdytystä Grade Onboardingin avulla?
Lue lisää

Digitaalinen hakijapalaute Realcruitissa – osana Gradea

Digitaalinen hakijapalaute

Digitaalinen hakijapalaute Realcruitissa – osana Gradea 

Maaliskuussa 2019 Linus Wetterlind loi perustan Realcruitille – omalle työkalulle hakijoiden kokemuksen mittaamiseen. Kesän 2022 aikana Realcruitista tuli osa Grade–konsernia ja voimme nyt yhdessä auttaa organisaatioita luomaan laadukkaita rekrytointiprosesseja ja tekemään hakijoista lähettiläitä. 
Tervetuloa Gradelle Linus – mistä sait idean Realcruitin kehittämiselle?  

– Istuin muutamien ystävien kanssa. Yksi heistä kertoi, kuinka tyytymätön hän oli tapaan, jolla häntä kohdeltiin rekrytointiprosessissa hänen hakemassaan yrityksessä, ja kuinka hän ei ostaisi heiltä enää koskaan mitään. Keskustelimme siitä, kuinka rekrytointi voi sekä auttaa että tuhota brändin, ja kuinka nopeasti nykyään mielipiteet todella leviävät. 

– Siksi halusimme löytää keinon parantaa yritysten rekrytointiprosesseja, Linus sanoo. Siitä syntyi ajatus luoda työkalu, joka parantaa ja varmistaa työnhakijoiden kokemuksia rekrytointiprosesseista. Ja mikä myös vahvisti ja turvasi yrityksen työnantajabrändiä ja houkutteli entistä enemmän osaajia. 

Linuksella on liiketalouden ja johtamisen tutkinto Uppsalan yliopistosta. Hän on työskennellyt pääasiassa myynnin ja johtamisen parissa useissa kansainvälisissä yrityksissä ja hänellä on hyvä käsitys brändin ja työnantajabrändin vaikutuksista myyntiin. Se, että Linus on myös kiinnostunut koodaamisesta ja on ohjelmoinut 10-vuotiaasta lähtien, helpotti hänen siirtymistä ideasta todellisuuteen. 

Mitkä ovat hakijakokemuksen mittaamisen suurimmat edut? 

– Rekrytointi on jo itsessään vaikeaa, ja vielä vaikeampaa on ymmärtää, miten hakijat kokevat rekrytointiprosessin ja mitä voidaan, tai mitä pitää vielä parantaa. Tässä kohtaa Realcruit tulee kuvaan. Integroitumalla saumattomasti yrityksen rekrytointityökaluihin, hakijoiden kokemuksia seurataan, analysoidaan ja esitetään yksinkertaisella ja selkeällä tavalla konkreettisin parannusehdotuksin ja oivalluksin. 

Miten Realcruitin käytön voi aloittaa ja mitä vaikutuksia sillä voi olla? 

– Realcruitin käytön aloittaminen on helppoa, Linus sanoo. Realcruit on yhdistetty yrityksen rekrytointityökaluihin ja hakijoiden kokemusta seurataan automaattisesti kyselyiden kautta. Vastaukset analysoidaan ja esitetään tavoilla, jotka on helppo omaksua ja joista on helppo oppia. 

– Mitä enemmän kehität ja modernisoit rekrytointiprosessiasi, sitä enemmän vahvistat työnantajabrändiäsi, saat enemmän palaavia hakijoita ja voit jopa kasvattaa myyntiäsi, Linus summaa. 

Näin Realcruit toimii:

Organisaationne rekrytointityökaluun integroituna Realcruit seuraa saumattomasti, ketkä hakijoista ovat keskeyttäneet hakuprosessin, ketkä ovat saaneet kieltävän vastauksen hakemukseensa ja ketkä on palkattu. Realcruit lähettää tämän jälkeen hakijalle palautekyselyn automaattisesti. Saatte hakijoiden palautteen pohjalta tehtyyn automaattiseen analyysiin perustuvaa hyödyllistä tietoa ja parannusehdotuksia. Niiden avulla voitte parantaa hakijakokemusta ja vahvistaa hakijoiden luottamusta.

Säästä aikaa ja varmista rekrytoinnin laatu digitaalisen hakijapalautteen avulla.

Tutustu Grade Realcruittiin

Markkinointiopas rekrytoijille

Markkinointiopas rekrytoijille 

Se, että rekrytointi kulkee käsi kädessä markkinoinnin kanssa, on yhä selvempää, kun rekrytoijat joutuvat kilpailemaan pätevistä hakijoista. Mikäli ajattelet rekrytoijana myös markkinoinnin näkökulmasta, voit tavoittaa entistä tehokkaammin oikeat osaajat. Aivan kuten markkinoinnissa kyse on tarjouksesi ja kohderyhmäsi tunnistamisesta ja viestisi mukauttamisesta niille, jotka haluat tavoittaa. 
Nosta esille tarjouksesi arvo 

Ensimmäinen askel sinulle rekrytoijana on kehittää niin sanottu EVP (Employer Value Proposition), eli työnantajalupaus. EVP on ydinarvo sille, miten haluat tulla koetuksi työnantajana. EVP puetaan sanoiksi kertomalla, mikä tekee teistä ainutlaatuisen ja miksi jonkun pitäisi valita juuri teidät työnantajaksi. Tämä kiteytyy muutamaan lauseeseen, jossa kerrotaan mitä tarjoat ja miten tarjouksesi eroaa muista työnantajista. 

Näin luot aidon EVP:n: 
  • Haastattele työntekijöitäsi ja kysy, mitä asioita he arvostavat sinussa työnantajana. 
  • Tunnista työnantajat, jotka kilpailevat samoista osaajista. 
  • Vieraile kilpailijoiden urasivuilla ja mieti, kuinka voit erottautua tarjouksellasi ja miltä haluat näyttää. 
  • Tee yhteenveto ja muotoile työnantajalupaustasi sen pohjalta, mitä työntekijäsi arvostavat sinussa työnantajana, ja mikä erottaa tarjouksesi kilpailijoidesi tarjouksesta. 
Tunnista kohderyhmäsi 

Saadaksesi viestisi perille, sinun on ensin päätettävä kenelle tai keille haluat viestiä. Haluat luultavasti tavoittaa useita eri kohderyhmiä riippuen haetusta roolista. Eri kohderyhmät voivat olla kiinnostuneita erilaisista asioista, joten sinun tulisi mukauttaa sitä, mitä ja miten viestit heille. 

Luo hakijaprofiili 

Löytääksesi oikean kohdeyleisön sinun on määriteltävä demografiset ja kiinnostukseen perustuvat tekijät. Kuka sinun tulisi palkata? Missä henkilö on, jonka aiot palkata? Millaisia ​​persoonallisuuden piirteitä henkilöllä on? Kun pystyt vastaamaan näihin kysymyksiin, tiedät todennäköisemmin, mitä kautta etsimäsi hakija etsii tietoa työstä, ja millainen koulutus sekä työkokemus hänellä on. Se auttaa myös selvittämään, mistä henkilö etsii inspiraatiota ja tietoa, ja mikä on tärkeää, kun hänen on tehtävä urapäätös. 

Näin luot hakijaprofiilisi: 
  • Selvitä, mitkä kohderyhmät ovat tärkeimpiä 
  • Vastaa kunkin kohderyhmän kysymyksiin; Millaisissa tehtävissä he työskentelevät tällä hetkellä? Mitä ongelmia heillä on? Mikä liikkeelle paneva voima motivoisi heitä vaihtamaan työpaikkaa? 
  • Kehitetäänkö jokaiselle kohderyhmälle oma pääviesti? 

Kommunikointityyliin kohderyhmän kanssa vaikuttaa myös se, missä vaiheessa he ovat niin sanotulla hakijan polulla. Kohderyhmänä voivat olla passiiviset/tietämättömät hakijat eli ihmiset, jotka eivät etsi aktiivisesti työtä, mutta ovat kiinnostuneita viestistäsi. Henkilö voi muuttua passiivisesta hakijasta aktiiviseksi, tai harkitsevasta hakemuksen lähettäjäksi. Aktiivinen työnhakija voi olla myöhemmin myös organisaatiota suositteleva lähettiläs.  

Tiedä kohderyhmäsi paikka hakijapolulla 

Kun tiedät, missä vaiheessa kohderyhmäsi on hakijapolulla, voit määrittää viestisi ja mukauttaa viestintätyyliä kohderyhmän sekä hakijapolun vaiheen mukaan kuten, kuinka kaukana henkilö on työnhakijasta. 

Kuinka mukauttaa viestintää hakijoille, jotka eivät aktiivisesti etsi työtä: 
  • Herätä kiinnostus jakamalla mielenkiintoisia projekteja, joiden parissa teette töitä. 
  • Herätä tunteita ja uteliaisuutta tarjoamalla mahdollisuus kurkata kulissien taakse, esimerkiksi luomalla Instagram-tili, jonka omistat työnantajabrändäykselle. 
  • Anna potentiaalisille hakijoille selkeä ymmärrys siitä, miksi heidän tulisi valita juuri sinut työnantajaksi. Selkeä työnantajalupaus tekee siitä helpompaa. 
Näin luot viestintää aktiivisesti työtä etsiville hakijoille: 
  • Kirjoita työpaikkailmoitukseesi selkeät roolikuvaukset ja edut, jotta näet mitä hakija saa sinulta. 
  • Lisää ilmoitukseen mukaan selkeä hakukutsu, niin sanottu ”Call To Action”, eli toimintakehotus. 
  • Tee hakijoiden hakemisesta helppoa laitteesta riippumatta.  
Yhteenvetona 

Sen perusteella, että tiedät missä vaiheessa kohderyhmäsi hakijapolulla on, voit määrittää viestisi ja mukauttaa viestintätyyliäsi kohderyhmälle sopivaksi ja ottaa huomioon hakijapolun vaihe – kuinka kaukana hän on hakijasta. 

Haluatteko organisaatiossa vahvistaa työnantajabrändiä ja houkutella sopivia hakijoita? 

Katso lisää

Työmarkkinoita muovaavat trendit: Haasteet ja mahdollisuudet vuonna 2025

Työmarkkinoita muovaavat trendit vuonna 2025

Työmarkkinoita muovaavat trendit: Haasteet ja mahdollisuudet vuonna 2025

Työmarkkinat ovat jatkuvassa muutoksessa. Viime vuosina olemme nähneet, kuinka sekä globaalit että paikalliset tapahtumat voivat muokata tapaamme työskennellä, johtaa ja elää. Tulevaisuuden haasteiden ja mahdollisuuksien kohtaamiseksi organisaatioiden ja johtajien on ymmärrettävä keskeiset trendit, jotka tällä hetkellä muovaavat työelämää. Tässä on kuusi merkittävää kehityssuuntaa, jotka jo vaikuttavat meihin ja joiden merkitys tulee kasvamaan tulevina vuosina.

Joustavuus ja ketteryys: Etätyö ja hybridimallit

 

Pandemia vauhditti tarvetta muuttaa tapoja, miten työskentelemme ja viestimme. Siirtyminen etätyöhön ja lisääntynyt joustavuus ovat monille muodostuneet uudeksi normaaliksi, ja työntekijät odottavat nyt voivansa työskennellä siellä, missä he ovat tuottavimpia – olipa se kotona, toimistolla tai jossain muualla.

Hyödyt: Parempi työn ja vapaa-ajan tasapaino, vähentyneet työmatkat ja lisääntynyt tyytyväisyys.

Haasteet: Tiimikulttuurin ylläpitäminen, innovoinnin edistäminen ja yhteistyön varmistaminen hajautetun tiimin kesken.

Organisaatioiden on tasapainotettava joustavuus rakenteilla, jotka varmistavat tuottavuuden ja yhteenkuuluvuuden. Älykkäät teknologiset ratkaisut ja tietoinen johtajuus ovat avain menestykseen.

 

Tekoäly: Työkalusta strategiseksi avustajaksi

Tekoäly mullistaa työn tekemistä automatisoimalla rutiinitehtäviä, tehostamalla päätöksentekoa ja personoimalla asiakaskokemusta.

Mahdollisuudet: Tekoäly voi vapauttaa aikaa strategiselle työlle ja lisätä tehokkuutta. Chatbotit, ennakoiva analytiikka ja tekoälyä hyödyntävät HR-työkalut antavat organisaatioille kilpailuetua.

Haasteet: Työntekijöiden kouluttaminen työskentelemään tekoälyn rinnalla sekä eettisten kysymysten, kuten yksityisyyden suojan ja datan käytön ratkaiseminen. 

Yritykset ja organisaatiot, jotka panostavat tekoälyn integrointiin ja henkilöstön koulutukseen, ovat edelläkävijöitä digitaalisessa murroksessa. Ota selvää, miten tekoäly voi hyödyttää organisaatiotasi ja varmista, että työntekijöillä on tarvittavat taidot sen tehokkaaseen hyödyntämiseen.

Työmarkkinoita muovaavat trendit ja digitalisaatio

Osaajapula: Pienenevät työikäiset ryhmät

 

Väestörakenteen muutokset johtavat ikääntyvään väestöön ja vähenevään nuorten työntekijöiden määrään. Tämä lisää kilpailua osaamisesta.

Seuraukset: Työnantajien on laajennettava rekrytointia, otettava mukaan enemmän aliedustettuja ryhmiä ja panostettava jatkuvaan sisäiseen osaamisen kehittämiseen.

Ratkaisut: Yhteistyö oppilaitosten kanssa, oppisopimusohjelmien kehittäminen ja räätälöidyn koulutuksen tarjoaminen nykyisille työntekijöille.

Organisaatiot, jotka onnistuvat houkuttelemaan ja kehittämään työntekijöitä, ovat vahvemmassa asemassa työvoimapulan keskellä. Digitaaliset työkalut, kuten oppimisen hallintajärjestelmät ja digitaaliset osaamisen hallintajärjestelmät, ovat keskeisiä pitkän aikavälin menestykselle.

Jatkuva muutos – uusi normaali

Muutos etenee nopeammin kuin koskaan, ja myös monilla rintamilla yhtä aikaa. Teknologiset edistysaskeleet, markkinamuutokset ja globaalit kriisit vaativat ketteriä organisaatioita, jotka pystyvät sopeutumaan nopeasti.

Haasteet: Työntekijöiden uupumus jatkuvien muutosten keskellä ja johtajien puutteelliset työkalut uusien vaatimusten hallintaan.

Toimenpiteet: Tee muutosjohtamisesta ydintaito ja tarjoa työntekijöille tukea ja koulutusta siirtymien aikana.

Menestyvimmät organisaatiot näkevät muutoksen uhkan sijasta mahdollisuutena.


Entistä jakautuneempi maailma: Epävakautta, sotaa ja globaalia epävarmuutta

 

Geopoliittiset jännitteet, taloudellinen epävakaus ja ilmastonmuutos vaikuttavat työmarkkinoihin.

Seuraukset: Häiriintyneet toimitusketjut, taloudellinen epävarmuus, joka vaikuttaa investointeihin, sekä työntekijöiden kasvava stressi.

Ratkaisut: Rakennetaan organisaation resilienssiä kriisivalmiuden, monimuotoisuuden ja vahvan arvopohjan avulla.

Johtaminen jatkuvan myllerryksen maailmassa vaatii empatiaa, strategista ajattelua ja nopeaa sopeutumiskykyä.

Haavoittuvammat työntekijät: Mielenterveys etusijalle

 

Mielenterveys on yksi suurimmista haasteista työpaikoilla. Yhä useammat työntekijät kamppailevat stressin, ahdistuksen ja sosiaalisen syrjäytymisen kanssa.

Syyt: Kasvavat odotukset, jatkuva muutos ja suorituspaineet.

Ratkaisut: Työnantajien on asetettava mielenterveys etusijalle joustavuuden, avoimuuden ja tukijärjestelmien avulla, mukaan lukien pääsy mielenterveys-palveluihin ja vertaistukiverkostoihin.

Organisaatiot, jotka ottavat mielenterveyden vakavasti, vähentävät poissaoloja ja parantavat samalla hyvinvointia, sitoutumista ja uskollisuutta.

 

Kovemmat odotukset: Korkeammat vaatimukset asiakkailta ja työntekijöiltä

 

Työntekijät odottavat mielekästä työtä, joustavuutta ja henkilökohtaista kehittymistä, kun taas asiakkaat vaativat kestäviä ratkaisuja ja korkeaa laatua.

Toimenpiteet: Kehitä vahva organisaatiokulttuuri, joka tasapainottaa suoritukset ja hyvinvoinnin. Ota työntekijät mukaan strategiseen päätöksentekoon ja aseta realistiset kestävän kehityksen tavoitteet.

Organisaatiot, jotka täyttävät sekä työntekijöiden sekä asiakkaiden odotukset, rakentavat vahvempia suhteita ja saavuttavat pitkäaikaista menestystä.

digitalisaatio työelämässä ja työelämän trendit vuonna 2025

Tie eteenpäin

 

Vuoden 2025 työelämä edellyttää joustavampia, empaattisempia ja teknologisesti edistyneempiä organisaatioita kuin koskaan aiemmin. Hyödyntämällä näitä trendejä ja kohtaamalla haasteet innovatiivisesti ja yhteistyöhakuisesti organisaatiot voivat paitsi selviytyä, myös menestyä jatkuvan muutoksen keskellä.

Miten organisaatiosi valmistautuu tulevaisuuden työelämään?
Emme voi ratkaista kaikkia tulevaisuuden haasteita, mutta meillä on teknologiaa, joka varmistaa, että olet mahdollisimman hyvin valmistautunut. Ota yhteyttä, jos haluat tietää lisää, kuinka voimme tukea organisaatiotanne tulevaisuuden kompleksisessa työelämässä.

Lue lisää Gradesta

Hyvin toteutettu offboarding-prosessi vahvistaa työnantajabrändiäsi

Positiivinen offboarding vahvistaa työnantajabrändiäsi.

Hyvin toteutettu offboarding-prosessi vahvistaa työnantajabrändiäsi 

Monet organisaatiot käyttävät paljon aikaa ja vaivaa perehdytysprosesseihin. Se on viisasta, mutta usein unohtuu, että myös hyvä työsuhteen päättämisprosessi on tärkeä, kun työntekijä päättää siirtyä eteenpäin. Hyvin suunnitellun ja rakenteellisen prosessin avulla voidaan varmistaa, että lähtö sujuu mahdollisimman kitkattomasti. Tämä johtaa pitkällä aikavälillä organisaation suosittelijoihin ja vahvempaan työnantajabrändiin. 

Tärkeitä tarkistuspisteitä työsuhteen päättämisprosessissa:

Tarkistuslista ennen työsuhteen päättämistä 

Varmista, että työsuhde päättyy selkeästi ja hallitusti, luomalla hyvin organisoitu ja yksityiskohtainen suunnitelma prosessin kaikille osa-alueille. Helposti unohtuvia asioita voivat olla esimerkiksi työtodistuksen toimittaminen, laitteiden palautus ja digitaalisten käyttäjätilien poistaminen. Hoida prosessi kuntoon digitaalisella tarkistuslistalla. 

Lähtökeskustelu

Aikatauluta henkilökohtainen lähtökeskustelu ennen työntekijän viimeistä työpäivää. Keskustelussa voitte purkaa yhdessä työntekijän kokemuksia, ja työntekijä voi antaa palautetta organisaatiosta ja työoloista. Mitä voisimme tehdä paremmin ensi kerralla? Suosittelisiko työntekijä meitä tulevaisuudessa työnantajana? On hyvä käyttää valmista sisäistä mallipohjaa, jotta kaikille lähteville työntekijöille esitetään samat kysymykset – erityisesti mittaamisen kannalta. 

Lähtökysely – tiedon kerääminen ja trendien mittaaminen

Lähtökyselyt ovat arvokas työkalu organisaatiolle, kun työntekijä päättää lähteä. Anonyymisti kerätyn palautteen avulla voidaan tunnistaa kehittämiskohteita, jotka voivat liittyä esimerkiksi työympäristöön, johtamiseen tai työtehtäviin. Näiden tietojen avulla voidaan havaita trendejä ja tehdä tarvittavia muutoksia, jotka edistävät työntekijöiden viihtymistä ja sitoutumista. 

Osaamisen kartoitus 

Millainen osaaminen lähtevällä työntekijällä on? Osaamisen kartoittaminen ja sen muutosten arvioiminen työsuhteen aikana auttaa tunnistamaan aukot, jotka on täytettävä. Onko kyseessä edelleen sama osaaminen, jota organisaatio tarvitsee, vai onko tarve kehittynyt ajan myötä? Digitaalisen työkalun avulla osaaminen voidaan dokumentoida ja pitää järjestyksessä. 

Henkilökohtainen jäähyväishetki 

Mukauta jäähyväiset yksilöllisesti. Toiset työntekijät nauttivat huomion keskipisteenä olemisesta, kun taas toiset eivät. Mieti, miten jäähyväiset voidaan tehdä mahdollisimman henkilökohtaisiksi ja merkityksellisiksi. 

Pidä yhteyttä!

Yhteyden säilyttäminen entiseen kollegaan on arvokasta – heillä on paljon tietoa, josta voi olla hyötyä uusille työntekijöille, jotka astuvat heidän rooliinsa. On myös mahdollista, että entinen työntekijä haluaa palata organisaatioon myöhemmin, tai ehkä jopa ryhtyä asiakkaaksi. Kysy, voitteko pitää yhteyttä, ja miten hän toivoisi sen tapahtuvan – esimerkiksi LinkedInin kautta? 

 

Työsuhteen päättämisprosessi voidaan digitalisoida ja automatisoida, mikä varmistaa, että jokainen organisaatiossa saa samanlaisen kohtelun, eikä mitään unohdu. 

Tutustu Grade Talentiin

SSO-kirjautuminen saatavilla Kuntarekryn työnantajakäyttäjille

SSO-kirjautuminen saatavilla Kuntarekryn työnantajakäyttäjille

SSO-kirjautuminen mahdollistaa organisaation käyttäjien kirjautumisen sujuvasti. Kuntarekry-palveluun kytkettävällä SSO-kirjautumisella asiakasorganisaation työnantajakäyttäjät voivat käyttää kirjautumiseen organisaation tietojärjestelmästä löytyviä käyttäjätunnuksia.

Kuntarekry-palvelussa työnantajakäyttäjät suunnittelevat, hallinnoivat ja toteuttavat rekrytointeja. Palvelussa jokaisella käyttäjällä on uniikki käyttäjätunnus, jota käytetään oikean henkilön tunnistamiseen ja tietojen yhdistämiseen oikeaan henkilöön. Käyttäjätunnuksen avulla rajataan palveluun pääsyä ja sitä, mitä tietoja käyttäjä palvelussa näkee ja mitä toimintoja hän voi siellä tehdä.

SSO:n ansiosta Kuntarekry-palvelun käyttö entistä helpompaa, tietoturvallisempaa ja tehokkaampaa

Kuvitellaan, että rekrytoiva esihenkilö tai HR-tiimin jäsen kirjautuu Kuntarekry-palveluun arvioidakseen hakijoita. SSO:n avulla hän voi käyttää järjestelmää ilman erillistä kirjautumista, eikä käyttäjän tarvitse muistaa järjestelmän salasanaa erikseen. Tietoturva korostuu myös, kun käyttäjä deaktivoidaan organisaation omasta AD:sta, jolloin hän ei pääse kirjautumaan enää Kuntarekryn järjestelmään, vaikka rekrytointijärjestelmän pääkäyttäjät eivät arkistoisi tunnuksia järjestelmässä.

SSO tekee rekrytointijärjestelmän käytöstä helpompaa, tietoturvallisempaa ja tehokkaampaa. Se on tärkeä ratkaisu organisaatioille, jotka haluavat panostaa moderniin ja käyttäjäystävälliseen rekrytointiin.

Miksi SSO-kirjautuminen kannattaa Kuntarekry-palvelussa?

SSO (Single Sign-On) on kirjautumisratkaisu, joka helpottaa käyttäjän pääsyä useisiin järjestelmiin yhdellä tunnuksella ja salasanalla. Rekrytointijärjestelmässä tämä tuo merkittäviä etuja organisaatiolle ja samalla helpottaa käyttäjien arkea.

1. Helppous ja sujuva käyttökokemus

SSO mahdollistaa nopean kirjautumisen ilman tarvetta muistaa useita salasanoja.

2. Parannettu tietoturva

Vähemmän muistettavia salasanoja tarkoittaa vähemmän riskejä. SSO:n avulla organisaatiossa voidaan hallita pääsyä järjestelmiin keskitetysti, jolloin käyttäjän täytyy olla aktiivinen sekä organisaation AD:ssa että Kuntarekryssä päästäkseen sisään järjestelmään.

3. Ajan ja kustannusten säästö

Unohtuneiden salasanojen käsittely on yksi yleisimmistä syistä ottaa yhteyttä esimerkiksi IT-tukeen tai järjestelmän pääkäyttäjiin. SSO vähentää tätä tarvetta merkittävästi, mikä säästää sekä aikaa että rahaa.

Heräsikö kysymyksiä? Kerromme mielellämme lisää Kuntarekryn SSO-kirjautumisesta!

Ota yhteyttä

Inspiraatiota HR:stä ja rekrytoinnista

Näytä lisää

Viisi syytä digitalisoida HR-prosessit julkisella sektorilla

Viisi syytä, miksi julkisen sektorin tulisi digitalisoida HR-prosessinsa

Viisi syytä digitalisoida HR-prosessit julkisella sektorilla

 

Julkinen sektori kohtaa kasvavia vaatimuksia tehokkuuden, läpinäkyvyyden ja kilpailukyvyn suhteen nopeasti digitalisoituvassa maailmassa. HR-ammattilaisilla on keskeinen rooli tässä muutoksessa. Moni kuitenkin nojaa edelleen aikaa vieviin manuaalisiin prosesseihin ja kamppailee löytääkseen aikaa vakiintuneiden rutiinien muuttamiseen. 

Pysähdytään hetkeksi pohtimaan joitakin HR:ssä käyttämiäsi rutiineja ja prosesseja: 
  • Rekrytointi: Työanalyysi – tarpeiden tunnistaminen, houkuttelevan työpaikkailmoituksen laatiminen, työpaikkojen markkinointi – missä mainostaa? Hakemusten kerääminen, hakemusten läpikäynti, haastattelut, suositusten tarkistaminen, rekrytointi, sopimusten laatiminen & rekrytointiprosessin arviointi.
  • Perehdytys: Uusien työntekijöiden lisääminen järjestelmiin, tervetulotoivotukset, työvälineiden valmiiksi saattaminen, tutustumistapaamiset & koulutus. 
  • Henkilöstön hallinta: Kehityskeskustelut, osaamisen kehittäminen, henkilöstökyselyt, urapolut, kurssit ja koulutukset. Työajan seuranta ja palkanmaksu. 
  • Työsuhteen päättäminen: Työntekijän poistaminen järjestelmistä, työsuhteen päättämisen muodollisuudet, organisaation omaisuuden palauttaminen & lähtökeskustelut. 

Nämä ovat vain muutamia tehtäviä, jotka liittyvät jokaisen työntekijän ainutlaatuiseen matkaan. Useimmissa julkisen sektorin organisaatioissa on satoja, ellei tuhansia yksilöllisiä työsuhteita. Miten niitä kaikkia voidaan hallita samalla varmistaen, että jokaista kohdellaan reilusti ja tasapuolisesti? 

Entä jos työsuhteen koko elinkaarelle olisi saatavilla digitaalisia ratkaisuja? 

Tässä on viisi syytä, miksi HR-prosessien digitalisointi tulisi olla prioriteettilistasi kärjessä:

Tehokkuuden ja ajansäästön lisääminen 

HR-prosessien digitalisointi automatisoi aikaa vieviä tehtäviä, kuten rekrytoinnin, perehdytyksen, koulutuksen ja osaamisen kehittämisen. Vaikka käyttöönotto vaatii aluksi panostusta, pitkällä aikavälillä se vapauttaa merkittävästi resursseja HR:ssä, mahdollistaen keskittymisen strategisiin tehtäviin ja organisaation kehittämiseen. 

Tietoon perustuva päätöksenteko datan ja analytiikan avulla 

Digitaaliset HR-järjestelmät tarjoavat helpon pääsyn reaaliaikaiseen dataan ja tilastoihin, mikä mahdollistaa esimerkiksi vaihtuvuusriskien ennustamisen, henkilöstötarpeiden suunnittelun todellisen datan pohjalta sekä HR-toimenpiteiden vaikutusten mittaamisen. Näin päätökset perustuvat luotettavaan dataan, eivät pelkkään intuitioon. 

Parempi kokemus esihenkilöille ja työntekijöille 

HR-prosessien digitalisointi ei pelkästään helpota HR:n työtä, vaan parantaa merkittävästi sekä esihenkilöiden että työntekijöiden kokemusta. Digitaalinen koulutus mahdollistaa osaamisen kehittämisen ajasta ja paikasta riippumatta. Osaamisen hallintatyökalut takaavat, että työntekijöiden osaaminen tunnistetaan ja sitä kehitetään, samalla kun esihenkilöt saavat kattavan näkymän nykyisiin ja tarvittaviin taitoihin. Rekrytointi yksinkertaistuu huomattavasti työkalulla, joka tukee prosessia työnkuvan määrittelystä aina palkkaukseen asti. 

Lisää läpinäkyvyyttä ja säädösten noudattamista

Julkisella sektorilla tiukkojen lakien ja säädösten, kuten GDPR:n, noudattaminen on välttämätöntä. Digitaaliset HR-järjestelmät varmistavat, että arkaluonteiset tiedot käsitellään oikein ja säädöksiä noudatetaan. Digitalisointi lisää läpinäkyvyyttä tarjoamalla selkeän näkymän prosesseihin ja varmistamalla, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan tasapuolisesti. 

Houkutteleva työnantajamielikuva

HR-prosessien digitalisointi osoittaa, että organisaatiosi on moderni ja tulevaisuuteen suuntautunut, mikä tekee teistä houkuttelevamman työnantajan. Tehokkaat prosessit parantavat kokemusta sekä hakijoille että työntekijöille, vahvistaen työnantajamielikuvaasi. 
Digitalisointi ei ainoastaan lisää toiminnan tehokkuutta, vaan myös valmistaa julkista sektoria kohtaamaan tulevaisuuden työmarkkinoiden haasteet. 

Vaikka digitaalisten HR-työkalujen käyttöönotto vaatii investointeja, prosessien automatisoinnin ja resurssien paremman hyödyntämisen tuomat pitkän aikavälin kustannussäästöt ovat kiistattomia. 

HR-prosessien digitalisointi ei ole pelkästään tehokkuuden lisäämistä, vaan se antaa julkiselle sektorille valmiudet kohdata tulevaisuuden haasteet ja sopeutua entistä digitalisoituvampaan maailmaan. Toimimalla nyt julkisen sektorin HR-osastot voivat vapauttaa resursseja, tehdä parempia päätöksiä, vähentää kustannuksia ja lisätä läpinäkyvyyttä. Digitalisaatio ei ole enää valinnaista – se on välttämätöntä kestävän kehityksen ja tulevaisuuden menestyksen kannalta. 

Lue lisää siitä, miten voitte digitalisoida koko työntekijäpolun:

Tutustu ratkaisuihimme

Digitalisoi organisaatiosi koulutukset – perehdytyksestä työsuhteen päättämiseen

Tehosta oppimista modernilla LMS-järjestelmällä – digitalisoi perehdytys, työntekijöiden koulutukset ja työsuhteen päätöksen prosessit yhdellä tehokkaalla koulutusalustalla

Digitalisoi organisaatiosi koulutukset – perehdytyksestä työsuhteen päättämiseen 

Koulutus, tiedon jakaminen ja viestintä organisaation sisällä ovat monimutkaisia, ja pitävät sisällään paljon eri prosesseja. Suuri määrä tietoa on tarpeen heti työsuhteen alusta lähtien, koko työsuhteen ajan ja aina sen päättymiseen saakka. Kuinka paljon aikaa ja resursseja voisit säästää digitalisoimalla kaiken oppimiseen liittyvän? 

Työntekijät tarvitsevat koulutusta ja tietoa esimerkiksi lakisääteisistä oikeuksista, työpaikan ohjeistuksista, turvallisuusmääräyksistä, vaadituista sertifikaateista sekä työtehtävään räätälöidyistä koulutuksista. Tämän tiedon ja koulutuksen digitalisointi on tehokas tapa edistää työntekijöiden kehittymistä ja varmistaa, että organisaatio tarjoaa tarvittavat tiedot sujuvan tiedonkulun ja jatkuvan osaamisen kehittämisen takaamiseksi. Digitaalinen oppimisen hallintajärjestelmä auttaa ratkaisemaan koulutusprosessiin liittyviä haasteita, kuten ajan, resurssien ja laadun hallintaa. 

Mitä koulutuksen digitalisointi tarkoittaa?

Digitalisointi siirtää perinteiset koulutusmenetelmät digitaaliseen ympäristöön, jossa oppiminen tapahtuu verkossa ja koulutukseen liittyvät hallinnolliset tehtävät automatisoidaan. Tämä säästää paitsi aikaa myös varmistaa, että koulutus on aina saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Se keventää HR:n ja esihenkilöiden hallinnollista taakkaa, jolloin he voivat keskittyä osaamisen kehittämiseen sen sijaan, että käyttäisivät aikaa kurssien ja sertifikaattien manuaaliseen seurantaan. 

Modernisoi koulutukset tehokkaalla LMS-ratkaisulla – digitalisoi perehdytys, työntekijöiden kehittäminen ja prosessien hallinta yhdessä järjestelmässä.

Perehdytyksestä työsuhteen päättämiseen: saumaton oppimismatka

Perehdytys

Digitaalinen järjestelmä tehostaa perehdytystä merkittävästi. Heti, kun työntekijä allekirjoittaa sopimuksen, hänen oppimismatkansa voi alkaa. Uudet työntekijät ovat tässä vaiheessa usein innokkaita tutustumaan työnantajaansa. Digitaalisen oppimisalustan kautta heille voi tarjota esimerkiksi perehdytysvideoita ja muuta hyödyllistä tietoa.

Työntekijän aloittaessa on paljon pakollista tietoa, kuten turvallisuus- ja GDPR-koulutuksia, joita tarvitaan ennen töiden aloitusta. Nämä materiaalit voidaan luoda kerran ja käyttää uudelleen. Valmiit oppimispolut eri rooleille helpottavat perehdytystä, ja HR näkee selkeästi raporttien ja tilastojen avulla, mitä kursseja uusi työntekijä on suorittanut. Perehdytyksen digitalisointi vähentää epäonnistuneen perehdytyksen riskiä, joka voi johtaa korkeampaan henkilöstön vaihtuvuuteen. 

Jatkuva oppiminen ja osaamisen kehittäminen

Digitaalinen oppimisjärjestelmä mahdollistaa jatkuvan osaamisen kehittämisen, mikä auttaa pitämään työntekijät motivoituneina ja heidän taitonsa ajan tasalla. 

Esivalmistelluilla kursseilla työntekijät voivat hankkia uusia taitoja organisaation tarpeiden mukaan. Kursseista voidaan tehdä pakollisia ja liittää kehityssuunnitelmiin tai vaihtoehtoisesti pitää ne vapaaehtoisina ja saatavilla tarpeen mukaan. HR:llä on aina selkeä kokonaiskuva työntekijöiden suorittamista kursseista. 

Säännösten noudattaminen ja sertifikaatit

Monilla aloilla työntekijöiden on suoritettava tiettyjä sertifikaatteja. Näiden hallinta manuaalisesti voi olla työlästä, ja usein sertifikaatit vanhenevat ennen kuin niitä ehditään päivittää. Digitaalinen koulutusjärjestelmä mahdollistaa sertifikaattien seurannan ja muistuttaa työntekijöitä niiden uusimisesta. Näin varmistetaan, että organisaatio täyttää aina lakisääteiset vaatimukset, mikä on erityisen tärkeää esimerkiksi rakennusalalla tai työturvallisuuteen liittyvillä aloilla. 

Työsuhteen päättyminen

Kun työntekijä lähtee organisaatiosta, on tärkeää varmistaa tiedon siirto. Digitaalisen oppimisalustan avulla voidaan seurata työntekijän suorittamia koulutuksia ja varmistaa, että heidän osaamisensa siirtyy tiimin muille jäsenille. Tämä tekee työsuhteen päättämisestä hallitumman ja tehokkaamman prosessin. Lisäksi voidaan luoda esimerkiksi muistutusvideoita tärkeistä toimenpiteistä, kuten avaimien palautuksesta, käyttäjätilien poistamisesta ja muista asioista. 

Mitä koulutuksen digitalisointi ratkaisee?

  • Ajan ja kustannusten säästö: Työntekijöiden lähettäminen ulkopuolisille kursseille voi olla kallista ja aikaa vievää. Digitaalisella koulutuksella organisaatiot voivat säästää rahaa sekä kurssikuluissa että menetetyssä työajassa, sillä kurssit voidaan suorittaa silloin, kun työntekijälle sopii. 
  • Saatavuus ja joustavuus: Työntekijät voivat suorittaa kursseja itselleen sopivana ajankohtana, mikä helpottaa oppimisen yhdistämistä kiireiseen työpäivään. 
  • Parempi hallinta ja laatu: Digitaalisessa järjestelmässä esihenkilöt saavat tiedot suoritetuista ja suorittamattomista kursseista. Tämä varmistaa, ettei kriittisiä koulutuksia tai sertifikaatteja jää huomiotta. 
  • Tyytyväisemmät työntekijät: Mahdollisuus kehittyä ja oppia uutta lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitoutumista, mikä vähentää vaihtuvuutta ja auttaa organisaatiota pitämään osaajat. 

Oletko valmiina digitalisoimaan organisaationne koulutusratkaisut?

Ota käyttöön digitaalinen oppimisjärjestelmä, kuten Grade Learning, ja valmista organisaatiosi tulevaisuuden haasteisiin. Varmistat, että työntekijöillä on tarvittavat taidot menestyä tänään ja rakennat samalla pohjan tulevaisuuden osaamisen kehittämiselle. 


Haluatko tietää lisää koulutuksen digitalisoinnin mahdollisuuksista? Autamme tekemään oppimismatkasta sujuvan alusta loppuun! 

Lue lisää Grade Learningista

Houkuttele kesätyöhakijat ajoissa

Kesätyörekrytoinnit ja työntekijöiden houkutteleminen

Houkuttele kesätyönhakijat ajoissa 

Oletko jo aloittanut kesän suunnittelun? Parhaiden kesätyönhakijoiden houkutteleminen on hyvä aloittaa ajoissa. Varhainen rekrytointi antaa etumatkaa ja lisää mahdollisuuksia löytää oikeat henkilöt ennen kuin kilpailijat ehtivät liikkeelle. Lisäksi tietyt toimialat vaativat enemmän suunnittelua, jotta kaikki saadaan paikoilleen ajoissa. 

Kilpailu nuoremman sukupolven huomiosta on kovaa. Lisäksi opiskelijat alkavat usein etsiä varhain paikkoja, jotka voivat vahvistaa heidän CV:tään. Aloittamalla ajoissa varmistat, että tavoitat talentit silloin, kun he ovat kaikkein vastaanottavaisimpia. 

Miksi panostaa kesätyörekrytointeihin?

Kesätyörekrytointi on paljon enemmän, kuin pelkkien aukkojen paikkaamista kesän aikatauluissa. Työnantajana sinulla on ainutlaatuinen mahdollisuus vahvistaa työnantajamielikuvaasi ja luoda suhteita tulevaisuuden työntekijöihin. Tässä muutamia etuja: 

  • Vahvista työnantajamielikuvaasi: Profiloi itsesi houkuttelevana työnantajana, joka tarjoaa merkityksellisiä mahdollisuuksia. 
  • Lisää näkyvyyttäsi: Pidemmät kampanjat, jotka jakautuvat eri ajankohtiin auttavat muistuttamaan hakijoita hakuaikatauluista. 
  • Turvaa tulevaisuuden osaajat: Positiivinen kokemus kesätyöntekijänä voi johtaa uusintahakemuksiin tai pitkäaikaisiin työsuhteisiin. 

työpaikkojen markkinointi ja työnantajakuva

Näin onnistut kesätyörekrytoinnissa

Oikeiden hakijoiden tavoittaminen vaatii sekä oikean viestin että oikeat kanavat. Tässä muutamia vinkkejä:

Mukauta viestintääsi 

Kirjoita lyhyesti, selkeästi ja houkuttelevasti. Vältä liian muodollista kieltä ja pitkiä vaatimuslistoja. Tee ilmoituksesta helposti ymmärrettävä ja saavutettava. 

Yksinkertaista hakuprosessia 

Voivatko hakijat jättää hakemuksen helposti mobiilisti? Mitä sujuvampi prosessi, sitä enemmän hakemuksia saat. 

Korosta etuja 

Mitä teillä on työnantajana tarjottavana? Onko se vaikkapa mahdollisuus kehittää arvokkaita taitoja, viihtyisä työympäristö vai mahdollisuus tulevaisuuden työpaikkaan? Myy koko paketti. 

Hyödynnä oikeita kanavia 

Kohderyhmä, erityisesti Z-sukupolvi kuluttaa sisältöä mobiililaitteilla. Sosiaalinen media, kuten Instagram, TikTok ja LinkedIn, ovat erinomaisia alustoja tavoittaa heidät kiinnostavalla ja visuaalisesti houkuttelevalla sisällöllä. 

Pidä kiinni parhaista tekijöistä 

Kun olet löytänyt parhaat hakijat, varmista, että he saavat positiivisen kokemuksen, ja harkitse, miten voit pitää yhteyttä myös kesän jälkeen. Hyvin suunniteltu perehdytys ja säännöllinen seuranta voivat olla ratkaisevia vahvojen, pitkäaikaisten suhteiden luomisessa. 

Tarvitsetko apua alkuun pääsemisessä? Etkö ole varma mistä aloittaa? Ota yhteyttä, niin autamme sinua matkan varrella ja teemme ehdotuksia siitä, kuinka voimme parhaiten auttaa sinua rekrytoinnissa budjettisi ja tarpeidesi perusteella.

Lue lisää Grade Boostista

Digitaalinen koulutus on nostanut Västmanlandin alueen uudelle tasolle

Digitaalinen koulutus on nostanut Västmanlandin alueen uudelle tasolle

Västmanlandin alue on löytänyt toimivan konseptin digitaaliseen koulutukseen. Pääperiaatteina ovat yksinkertaisuus, joustavuus ja mobiili edellä -ajattelu. Alueen keskitetty koulutusyksikkö on tuottanut satoja koulutuksia, joihin alueen 7500 työntekijää voi helposti osallistua räätälöityjen ohjelmien kautta.

Jim Uusikartano työskentelee mediapedagogina CIFU Koulutuksessa, joka on osa Innovaation ja tutkimuksen keskusta Västmanlandin alueella. Vuonna 2015 organisaatio otti käyttöön Grade Learning -järjestelmän. Uuden oppimisalustan myötä avautui uusia mahdollisuuksia digitaalisen koulutuksen tuottamiseen.

– Flashin poistuttua käytöstä etsimme tulevaisuuden kestävää ratkaisua. Halusimme voida tuottaa koulutuksia nopeasti. Oli tärkeää, että työntekijät voisivat osallistua koulutuksiin milloin ja missä tahansa ja millä tahansa laitteella. Melko nopeasti ymmärsimme, että vaikka jokainen yksittäinen tuotanto on tärkeä, määrällä on merkitystä, jotta voimme paketoida erilaisia ratkaisuja yhteen, Jim kertoo.

Keskitetty koulutusyksikkö

Alueen keskitetyssä koulutusyksikössä työskentelee noin 20 henkilöä, jotka tukevat koko aluetta kaikissa koulutukseen liittyvissä projekteissa. Tehtäviin kuuluu kaikkea johtamis- ja esihenkilökoulutuksista terveyden- ja sairaanhoidon erityiskoulutuksiin.

– Tuemme kattavasti koko aluetta kaikissa oppimistoiminnoissa. Voimme esimerkiksi auttaa klinikoita tuottamaan uusia koulutuksia ja kokoamaan sulautuvan oppimisen -ohjelmia. Lopputulos on usein toimiva, kun kollegamme organisaatiossa vastaavat asiantuntemuksesta ja me vastaamme käytännön toteutuksesta, Jim kertoo.

Kustannustehokasta sisäisellä tuotannolla

Tehokas tuotantoprosessi on koulutusyksikön A ja O, ja he käyttävät harvoin ulkopuolisia resursseja projekteissaan. Tavoitteena ei ole koskaan ollut luoda näyttäviä tuotantoja – organisaation kannalta hyödyllisintä on suuri määrä koulutuksia, joiden avulla työntekijät saavat oikean tiedon oikeaan aikaan.

– On itsestään selvää, että on erittäin kustannustehokasta tuottaa koulutukset itse. Omistamalla koulutukset voimme myös helposti päivittää niitä tarpeen mukaan. Joskus toimeksiantajat ovat käyttäneet ulkopuolista apua esimerkiksi tulipalotilanteen kuvaamiseen, mutta kaikki yksinkertaisemmat videotuotannot hoidamme itse, Jim kertoo.

– Tuotantoprosessimme alkaa suuntaa antavalla keskustelulla, jonka tavoitteena on ymmärtää, mitä ongelmaa meidän tulee ratkaista. Tämän jälkeen asiantuntija keskittyy sisällön tuottamiseen, kun taas minä ja kollegani alamme suunnitella, miten koulutuksen sisältö pitäisi jäsentää ja esittää. Tämän jälkeen rakennamme koulutuksen Composerissa, jotta asiantuntijat voivat antaa konkreettista palautetta. Kun pääsemme tarpeeksi hyvälle tasolle, teemme koulutuksen saataville organisaation kurssikatalogiin, Jim jatkaa.

Digitaalinen oppiminen täydentää luokkahuonekoulutusta

Vaikka Jim ja hänen kollegansa ovat vuosien varrella tuottaneet satoja digitaalisia koulutuksia, tavoitteena ei ole koskaan ollut korvata perinteisiä luokkahuonekoulutuksia.

– Tehtävämme on pikemminkin parantaa – ei korvata. Sulautuva oppiminen on yleistymässä, mikä antaa työntekijöille mahdollisuuden osallistua digitaalisiin koulutuksiin ennen käytännön harjoitusten tai muiden oppimistilanteiden toteuttamista. Huomaamme, että voimme tarjota tasavertaisempaa oppimista, kun vähennämme luentoja ja lisäämme käytännön osioita ja keskusteluja. Kouluttajat voivat myös odottaa, että työntekijöillä on tietty määrä ennakkotietoja ennen fyysistä koulutustilannetta, Jim kertoo.

Ajastetut sertifikaatit tuovat turvaa

Joidenkin koulutusten säännöllisen toistamisen tarpeen Västmanlandin alue on ratkaissut oppimisen hallintajärjestelmän ajastetuilla sertifikaateilla. Työntekijät ja heidän esihenkilönsä saavat automaattisesti muistutuksen, kun on aika uusia esimerkiksi paloturvallisuus- tai tietoturvakoulutus.

Tekniseen laitteistoon tai erityisiin menettelytapoihin liittyvissä koulutuksissa alue on kehittänyt standardoidun tavan tarkistaa työntekijöiden osaaminen. Nämä koulutukset, nimeltään Osaamiskortit – koostuvat lyhyestä johdannosta ja itsearviointitestistä. Niihin voidaan liittää käytännön osioita paikan päällä.

– Se, että saamme rakenteellisesti todisteen siitä, että työntekijöillä on tarvittava osaaminen laitteiden käsittelyyn, tuo lisäturvaa sekä meille työnantajina, että yksittäiselle työntekijälle, Jim päättää.

Västmanlandin alue käyttää Grade Learning -järjestelmää. Digitaaliset koulutukset tuotetaan oppimisalustan sisäisellä kirjoitustyökalulla, eli Composerilla.

Jim Uusikartanon parhaat vinkit digitaalisen koulutuksen onnistumiseen:

1. Riittävän hyvä

Kaikkien koulutusten ei tarvitse olla erinomaisia. Jos et ole varma, onko koulutuksesta hyötyä, kysy itseltäsi: ”Onko parempi, että koulutus on olemassa kuin että sitä ei ole?”

2. Mobiili edellä

Keskity luomaan koulutuksia, jotka toimivat hyvin mobiililaitteilla. Tämä tekee koulutuksista saavutettavampia ja osallistumisesta joustavampaa. Sisältöobjektit, jotka eivät toimi pienellä näytöllä, eivät yleensä ole vaivan arvoisia.

3. Enemmän on enemmän

Älä keskity liikaa yksittäiseen koulutukseen, vaan kokonaisuus ja paketoiminen ratkaisevat!

Inspiraatiota HR:stä ja rekrytoinnista

Lataa lisää

Helsingin seurakuntayhtymässä käytetään anonyymiä rekrytointia

Helsingin seurakuntayhtymässä käytetään anonyymiä rekrytointia

Mari Lehtonen Helsingin seurakuntayhtymän Henkilöstöosastolta kertoo heidän kokemuksiaan anonyymistä rekrytoinnista. Hän toimii muun muassa rekrytoinnin koordinoinnin- ja kehittämisen tehtävissä.  

Anonyymin rekrytoinnin lähtökohtana on hakijoiden yhdenvertainen kohtelu ja sen tavoitteena on edistää hakemusten tasapuolista, osaamiseen ja pätevyyteen perustuvaa käsittelyä, sekä lisätä monimuotoisuutta ja vähentää syrjinnän kokemusta rekrytointiprosesseissa. Sen tarkoitus on auttaa rekrytoijaa kiinnittämään huomiota rekrytoinnin kannalta oleellisiin asioihin, kuten hakijan osaamiseen, koulutukseen ja työkokemukseen.

Helppo päätös ottaa anonyymi rekrytointi käyttöön

Mahdollisuus anonyymiin rekrytointiin otettiin Helsingin seurakuntayhtymässä käyttöön heti, kun siihen tuli mahdollisuus jo aiemman rekrytointijärjestelmän KirkkoHR:n aikaan. Kokeilujen kautta sitä on jonkin verran hyödynnetty Helsingin seurakuntien ja palveluyksiköiden rekrytoinneissa.

”Päätös anonyymin rekrytoinnin hyödyntämisestä oli varsin helppo. Työnantajana haluamme edistää ja ylläpitää yhdenvertaisuutta, monimuotoisuutta ja osallisuuden kokemusta. Toivommekin työyhteisöömme eritaustaisia ja eri-ikäisiä henkilöitä. Anonyymiä rekrytointia käyttämällä haluamme varmistaa hakijoiden tasapuolista kohtelua ja ansiovertailua”, Mari kertoo.

Anonyymi rekrytointi käytännössä

Toistaiseksi anonyymin rekrytoinnin hyödyntämisestä on sovittu Helsingin seurakuntayhtymässä rekrytointikohtaisesti rekrytoivan esihenkilön kanssa. Anonyymissä rekrytoinnissa rekrytointi voidaan toteuttaa mahdollisimman pitkään anonyyminä, ilman että rekrytointiin osallistuvilla henkilöillä on mahdollista nähdä hakemusten käsittelyvaiheessa hakijan tunnistetietoja, kuten hakijan nimeä, kuvaa, ikää, sukupuolta, äidinkieltä, puhelinnumeroa, sähköpostia tai muita osoitetietoja tai asuinkuntaa. Hakijat erotetaan ID-numeron avulla.

Anonyymi rekrytointi auttaa sulkemaan pois tiedostamattomien ennakkoluulojen vaikutusta hakijan arviointiin, ja siten sen kautta työnantaja voi edistää rekrytointien tasapuolisuutta ja yhdenvertaisuutta.

Helsingin seurakuntayhtymässä on nähty, että prosessina anonyymi rekrytointi ei juurikaan eroa perinteisestä rekrytoinnista. ”Useimmissa rekrytoinneissa meillä on monijäseninen valintaryhmä, joka arvioi hakijoiden ansioita ja osaamista suhteessa hakuilmoituksessa mainittuihin valintakriteereihin. Koska rekrytointimme ovat lähtökohtaisesti aina julkisia, hakijoiden puolueettomaan vertailuun suhteessa valintakriteereihin on meillä jo totuttu”, Mari sanoo.

Prosessi hakijan näkökulmasta

Hakija siis täyttää hakulomakkeen tavalliseen tapaan. Järjestelmä anonymisoi automaattisesti täytetyt tunnistetiedot. Anonyymistä rekrytoinnista ilmoitetaan ja ohjeistetaan hakulomakkeella erikseen ja siitä mitä se tarkoittaa.

Anonyymius poistetaan vasta siinä vaiheessa, kun haastatteluun valitut on päätetty ja kutsut ensimmäisen vaiheen haastatteluun tehdään. Ensimmäisen vaiheen haastattelut tehdään videohaastatteluina tai henkilökohtaisina tapaamisina, eli siinä vaiheessa anonymiteettiä ei voida enää jatkaa.

Anonymisoinnista huolimatta joissakin tapauksessa hakijat tulevat tunnistetuiksi joko hakijasta itsestään johtuen, tai siitä riippumatta. Ohjeistuksista huolimatta hakijat saattavat ilmaista hakemuksessaan tietoja, joista henkilöys paljastuu. Yleistä on myös, että esimerkiksi sisäiset hakijat paljastuvat työhistoriansa kautta. 

”Hakijoiden kannalta toivomme anonyymin rekrytoinnin vahvistavan entisestään luottamusta rekrytointiprosessiimme. Lisäksi haluamme sillä viestiä hakijoille arvoistamme ja yhdenvertaisuuden tavoitteistamme”, Mari nostaa esiin.

Anonyymi rekrytointi on otettu lämpimästi vastaan

Anonyymi rekrytointi on otettu lämpimästi vastaan ja sitä on hyödynnetty monissakin seurakunnissa Helsingissä. ”Työnhakijat ovat antanee poikkeuksetta vain positiivista palautetta anonyymin rekrytoinnin käytöstä”.

”Tavoitteemme on lisätä anonyymien rekrytointien määriä entisestään. Pidämme tätä tärkeänä yhdenvertaisuuden edistämisessä, vaikka meillä julkisissa rekrytoinneissa onkin jo totuttu laatimaan hakijavertailut huolellisesti ja tasapuolisesti. Koemme, että anonyymin rekrytoinnin hyödyntäminen on myös viesti työnhakijoille arvoistamme ja tavoitteistamme”, Mari toteaa loppuun.

Haluatko kuulla lisää anonyymistä rekrytoinnista? Ota meihin yhteyttä niin kerromme mielellämme lisää!

Ota yhteyttä

Inspiraatiota HR:stä ja rekrytoinnista

Näytä lisää

Kuntarekryn hyödyt Sataedulle: Helppokäyttöinen ja aikaa säästävä rekrytointijärjestelmä

Kuntarekryn hyödyt Sataedulle: Helppokäyttöinen ja aikaa säästävä rekrytointijärjestelmä

Sataedu eli Satakunnan koulutuskuntayhtymä on käyttänyt Graden tarjoamaa Kuntarekry-palvelua jo vuodesta 2011, eli ihan Kuntarekryn alkuajoilta lähtien. Sataedussa työskentelee noin 300 ammattilaista, joista enemmistö työskentelee opetusalan tehtävissä ja muut hallinto- ja kehittämistehtävissä sekä muissa tukitoiminnoissa. (sataedu.fi)

Nina Peltomäki työskentelee Sataedun talous- ja hallintojohtajana ja hän vastaa muun muassa rekrytointiprosessien yleisestä ohjeistuksesta ja muista Sataedun käytännön palvelussuhteisiin liittyvistä asioista. Enni Heikintalo työskentelee johdon assistentin sekä henkilöstösuunnittelijan tehtävissä ja on näin ollen vastuussa rekrytointien käytännön toteuttamisesta yhdessä muiden rekrytoivien esihenkilöiden kanssa.

”Toistaiseksi olemme käyttäneet Kuntarekry-palvelua keskitetysti, eli minä, Kuntarekryn pääkäyttäjänä, olen vastuussa hoitamaan työpaikkailmoitukset, haastattelujärjestelyt ja muut vastaavat tehtävät. Osallistun rekrytointiprosesseihin alusta loppuun saakka, mukaan lukien työnhakijaviestinnän, sisäisen tiedottamisen ja työsopimuksien laatimiset. Rekrytoinnin valintaryhmälle toimitan hakijatiedot”, Enni kertoo

Kuntarekry – Helppokäyttöinen ja tehokas työkalu

Sataedu on käyttänyt Kuntarekryä jo useiden vuosien ajan, ja sen käyttö on tuonut merkittäviä etuja organisaatiolle. Aiemmin hakijayhteenvedot tehtiin manuaalisesti, mikä vei paljon aikaa. Nykyään järjestelmä mahdollistaa hakijayhteenvedon saamisen suoraan järjestelmästä. ”Järjestelmä on tiivistänyt ja yhdenmukaistanut toimintatapojamme. Nykyään kaikki hakemukset tulevat meille ainoastaan Kuntarekryn kautta, kun ennen niitä saattoi tulla sähköpostitse tai postitse. On myös kätevää, että voimme julkaista työpaikkailmoitukset suoraan Kuntarekryn kautta myös TE-palveluiden sivuilla”, Enni pohtii.

Vuonna 2022 kuntarekry.fi -sivustolla vierailtiin yhteensä yli 13 miljoonaa kertaa. Yksittäisiä kävijöitä sivustolla oli yli 6 miljoonaa, joista uusien käyttäjien osuus on ollut jatkuvasti noin kaksi kolmasosaa. Keskimäärin Kuntarekryssä avoimia työpaikkoja on jatkuvasti haettavana yli 3500, paikoin jopa yli 7000.

Sataedu on pitänyt järjestelmän käyttöä helppona. Heidän mukaansa kirjautuminen on helppoa ja järjestelmä on looginen. ”Järjestelmä on alusta asti tuntunut helpolta käyttää, ja olemme ilahtuneet siitä, miten sitä on jatkuvasti paranneltu vuosien varrella”, Enni kertoo.

”Järjestelmä on todella helppokäyttöinen. Silloin tällöin tarkastelen rekrytointien tilannetta tai sijaistan Enniä, ja järjestelmän käyttö sujuu aina vaivattomasti. Lisäksi järjestelmä tarjoaa paljon mahdollisuuksia, joita emme vielä hyödynnä täysin, mutta harkitsemme niiden käyttöönottoa pikkuhiljaa, kuten sisäistä viestintää eri rekrytointien osalta”, Nina lisää.

Satedun rekrytointien näkyvyys

Sataedussa työpaikkailmoitukset julkaistaan pääsääntöisesti aina Kuntarekry.fi:ssä ja TE-palveluiden sivuilla. Lisäksi työpaikkailmoitukset nostetaan esiin organisaation omissa some-kanavissa sekä sisäisessä intrassa. ”Hankalampien rekrytointien yhteydessä hyödynnämme myös laajempaa somemarkkinointia. Olemme huomanneet, että markkinoinnilla on ollut positiivisia vaikutuksia rekrytointeihimme. Sen avulla pystytään tavoittamaan myös niitä, jotka eivät aktiivisesti selaa työpaikkoja”, kertoo Nina.

”Tämä on jatkuvaa työtä, jotta rekrytointimme saavat näkyvyyttä ja houkuttelevat hakijoita meille. Tulevaisuudessa aiomme seurata tarkemmin sitä, mistä hakijat ovat löytäneet työpaikkailmoituksemme. Se on hyödyllistä ja kiinnostavaa tietoa, joka auttaa meitä suunnittelemaan rekrytointien markkinointia uudella tavalla”, Enni pohtii.

Sataedussa rekrytointien somenostot sekä satunnaiset lehti-ilmoitukset hoidetaan organisaation viestinnän toimesta. ”Meillä rekrytointipuolella on valmiita pohjia, joita hyödynnämme työpaikkailmoitusten laatimisessa. Viestintä saattaa ajoittain tarkistaa ilmoituksia ja lisäksi he kirjoittavat yleisempiä esittelytekstejä, jotka ovat nähtävillä myös Kuntarekryn työnantajaesittelysivuilla”, Enni kertoo.

Kasvava kiinnostus Sataedun työpaikkoihin

Sataedun hakijamäärät ovat viime vuosina hieman kasvaneet. ”On vaikea sanoa, mikä tähän on vaikuttanut. Uskon, että olemme onnistuneet hyvässä viestinnässä ja markkinoinnissa. Ehkä myös organisaation ja alueen maine houkuttelee uusia hakijoita. Hakijamäärien kasvu on tietysti positiivista, mutta eroja on edelleen eri rekrytointien välillä. Jotkut tehtävät saavat runsaasti hakemuksia, kun taas toisiin tulee vain muutamia. Yleisesti ottaen meillä on kohtuulliset hakijamäärät”, Enni pohtii.

”Jatkossa on tärkeää seurata vielä tarkemmin, kuinka paljon hakijoita saamme ja mistä he löytävät työpaikkailmoituksemme. On aina tärkeää pyrkiä parantamaan, sillä tiedämme, että työvoiman saatavuustilanne on tällä hetkellä haastava. Näihin asioihin on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota, kun tilanne on suotuisa”, Nina lisää.

Sataedu suunnittelee hyödyntävänsä entistä paremmin Kuntarekryn tarjoamia ominaisuuksia tulevaisuudessa. ”Olemme tyytyväisiä Kuntarekryyn, ja uutena asiana säännölliset yhteistyötapaamiset Kuntarekryn ja Sataedun henkilöiden kanssa ovat todella hyvä uudistus. Olemme saaneet niistä paljon hyödyllistä tietoa”, iloitsee Nina. ”Koemme olevamme uuden kynnyksellä ja tulemme laajentamaan Kuntarekryn käyttöä jatkossa. Järjestelmä on erittäin toimiva työkalu Sataedun rekrytointeihin”, Enni päättää.

lähteet: https://sataedu.fi/sataedu/sataedu-tyonantajana/

Haluatko kuulla lisää Graden Kuntarekry-palvelusta ja sen tarjoamista mahdollisuuksista? Ota yhteyttä niin kerromme lisää!

Ota yhteyttä

Inspiraatiota HR:stä ja rekrytoinnista

Näytä lisää

Rovaniemi rekrytoi anonyymisti – askel kohti yhdenvertaisempaa rekrytointia

Rovaniemi rekrytoi anonyymisti – askel kohti yhdenvertaisempaa rekrytointia

Graden Kuntarekry-palvelun rekrytointijärjestelmässä on ollut mahdollista hyödyntää anonyymirekrytointia tukevaa toiminnallisuutta jo vuodesta 2021. Tällöin ennen työpaikkailmoituksen julkaisua valitaan, että kyseessä on rekrytointi, jossa hakemukset käsitellään anonyymisti. Tämän jälkeen järjestelmä huolehtii, että hakijoiden tunnistetiedot eivät näy hakemuksia käsitteleville henkilöille ennen kuin anonyymisyys päätetään purkaa. Purkaminen tapahtuu yleensä haastatteluvaiheessa, jolloin jo muutoinkin selviää, kuka haastatteluun saapuu.

Rovaniemen kaupungilla henkilöiden yhdenvertaisuus on tärkeää ja sitä halutaan luonnollisesti korostaa myös rekrytoinneissa. Jututimme henkilöstöjohtaja Antti Määttää aiheeseen liittyen.

– ”Aloite ja halu anonyymiin rekrytointiin tuli sekä valtuustolta että myös viranhaltijoiden keskuudesta. Tasa-arvoisuus ja tasapuolisuus ovat meille tärkeitä arvoja ja näemme ne myös positiivisina kilpailutekijöinä työmarkkinoilla”, Rovaniemen kaupungin henkilöstöjohtaja Antti Määttä kertoo.

Kokemukset anonyymista rekrytoinnista

Rovaniemellä kaikki esihenkilöt eivät vielä ole rekrytoineet anonyymisti, mutta toimintatapaa on tarkoitus jatkaa. Tavoitteena onkin jollain aikataululla käsitellä hakemuksia kaikissa yksiköissä anonyymisti.

– ”He jotka ovat tätä toiminnallisuutta jo kokeilleet, ovat antaneet positiivista palautetta. Kuntarekryn toimintamalli tuo mukanaan sen, että anonyymirekrytointi ei aiheuta kenellekään lisätyötä, vaan auttaa viemään rekrytointeja läpi siten kuten kuuluukin, hakijoiden osaamiseen ja pätevyyteen keskittyen”, Määttä jatkaa.

Anonyymirekrytointi työnhakijan näkökulmasta

Työnhakijoille anonyymirekrytointi näkyy myös. Työpaikkailmoituksilla on selkeästi näkyvissä, että kyseessä on anonyymi rekrytointi. Siitä mitä se tarkoittaa, on myös helposti saatavilla lisätietoa.

Hakulomakkeella hakija täyttää normaalisti kaikki hakulomakkeen kentät, mutta hänellä on kuitenkin selkeästi nähtävillä, mitkä kentät ovat anonyymeja tietoja. Näin hän pystyy välttämään sitä, että hän kirjoittaisi tunnistetietoja sellaisiin kenttiin mitkä eivät ole anonyymeja. Tällä tavalla työnhakija pystyy myös omalta osaltaan vaikuttamaan myönteisesti anonyymin rekrytoinnin läpivientiin.

Rovaniemellä rekrytoidaan anonyymisti myös jatkossa

Rovaniemellä myös hakijoilta on tullut hyvää palautetta ja kiitosta siitä, että hakijoiden tasavertaiseen kohteluun kiinnitetään huomiota. Määttä kertookin, että Rovaniemen kaupungilla on tarkoitus myös tutkia yhteistyössä Lapin Yliopiston kanssa sitä, miten anonyymirekrytointi on heillä vaikuttanut rekrytointiin ja hakijakokemukseen.

Rovaniemellä anonyymirekrytointia tullaan jatkamaan ja laajentamaan kaikkiin rekrytointeihin tulevaisuudessa.

– ”Kuntarekry-palvelun järjestelmän toiminnallisuus tukee anonyymirekrytointia hyvin. Sen käyttäminen on helppoa ja vaivatonta, joten suosittelen muitakin organisaatioita kokeilemaan sitä anonyymisti käsiteltävissä rekrytoinneissa”, toteaa Määttä.

Ota yhteyttä

Inspiraatiota HR:stä ja rekrytoinnista

Näytä lisää

Kemin kaupunki – Anonyymin rekrytoinnin avulla tasavertaisempaa rekrytointia

Kemin kaupunki – Anonyymin rekrytoinnin avulla tasavertaisempaa rekrytointia

Kemin Kaupunki on käyttänyt anonyymiä rekrytointia osana rekrytointejaan jo ensimmäisen kerran vuonna 2021. Ajatus kokeilulle lähti, heidän seurattuaan yleistä keskustelua ja muiden kokemuksia anonyymistä rekrytoinnista. Lopullisen kipinän kokeilulle antoi vielä valtuuston tekemä aloite. Kemin kaupungin henkilöstöpäällikkö Jani Koskela kertoo, että kokeilu on ollut positiivinen, vaikka tulosten lopullinen analysointi onkin vielä kesken.

– ”Anonyymi rekrytointi otettiin valtuustoaloitteen myötä aluksi kokeiluun vuodeksi. Vuosi on nyt takana, olemme käyttäneet anonyymi rekrytointia laajasti eri alojen rekrytoinneissa. Emme rajanneet kokeilua millekään tietylle toimialalle, vaan halusimme kokeilla miten se vaikuttaa hyvinkin erilaisissa rekrytoinneissa”, kertoo Jani.

– ”Suhtautuminen anonyymiin rekrytointiin on ollut positiivinen niin hakijoiden kuin rekrytoijienkin keskuudessa. Sitä ei ole koettu mitenkään huonoksi tai vaikeaksi asiaksi. Alkuun monet pohtivat tuoko anonyymi rekrytointi lisää työtä ja miksi tätä tehdään, mutta muutaman kokeilun jälkeen totuus selvisi, että se ei lisää muuta kuin ajatustyötä. Hakijoiden täytyy miettiä omaa kirjoitustaan etenkin vapaissa tekstikohdissa hakemuksella, ja rekrytoijat vain tekevät ansiovertailut ilman tunnistetietoja”, hän toteaa.

Avoin ja tasavertainen rekrytointiprosessi

Monimuotoisuus on ollut paljon esillä rekrytointikeskusteluissa. Tämä oli yksi syy, miksi Kemissä anonyymiä rekrytointia alettiin toteuttaa. Anonyymillä rekrytoinnilla haluttiin osoittaa, että rekrytointiprosessi on avoin ja tasavertainen.

– ”Anonyymi rekrytointi osoittaa hakijoille, että prosessi on avoin ja kaikki ovat samalla viivalla, eli hakija ikä tai sukupuoli ei vaikuta hakijayhteenvetoihin tai ansiovertailuun. Tällä halutaan osoittaa sitä luottamusta, että paras hakija valitaan tehtävään. Tämä opettaa myös rekrytoijille paremmin sitä, että rekrytoinnit etenevät ansiovertailun mukaan ja parhaat hakijat kutsutaan haastatteluun”, toteaa Jani.

– ”Vaikka laajempi analyysi kokeilusta ei ole vielä valmis, vaikuttaa siltä, että anonyymi rekrytointi on jäämässä tavaksi. Kun käytännöt saadaan istutettua koko Kemin kaupungin tasolle, uskotaan että myös rekrytointia saadaan kehitettyä. Tämä voi osaltaan mahdollistaa myös sitä, että sellaiset henkilöt, jotka eivät välttämättä muuten hakisi, hakevatkin tehtävään koska kyseessä on anonyymisti toteutettu rekrytointi. Myös yleisesti rekrytoinneissa uskomme anonyymin rekrytoinnin olevan jatkossa tärkeässä roolissa ja sen edistävän yhdenvertaisuutta”, hän jatkaa.

Rekrytointijärjestelmä helpottaa anonyymiä rekrytointia

Anonyymi rekrytoinnin kokeilussa hyvä suunnittelu on avainasemassa. Graden tarjoaman Kuntarekry-palvelun rekrytointijärjestelmässä on mahdollista toteuttaa anonyymejä rekrytointeja suoraan järjestelmästä, ilman manuaalista työtä. Järjestelmä poistaa automaattisesti yksilöintitiedot rekrytoinneista siihen asti, että anonymiteetti poistetaan. Tämän ominaisuuden on koettu helpottavan anonyymi rekrytointia huomattavasti ja vähentävän siihen liittyvää työtä.

– ”Jos pohtii anonyymi rekrytoinnin kokeilua kannattaa pohjatyö tehdä kunnolla ja päättää esimerkiksi missä rekrytoinneissa anonyymiä rekrytointia halutaan käyttää ja mitä sillä halutaan saavuttaa. Meillä kokeilu ei tuottanut vaikeuksia, vaikka se tehtiin useisiin ja hyvin erilaisiin rekrytointeihin. Tekemisestä tulee myös nopeasti rutiininomaista, kun sitä aletaan toteuttamaan suunnitelmallisesti”, kertoo Jani.

– ”Kuntarekry-palvelun rekrytointijärjestelmän toiminnallisuus on helppo tapa toteuttaa anonyymiä rekrytointia. Kun tieto tulee suoraan järjestelmästä ja se on jäsennelty valmiiksi, ei tarvitse erikseen kerätä tietoja toisen ryhmän toimesta ja poistaa yksilöintitietoja, ennen kuin tiedot annetaan eteenpäin rekrytoijille. Siksi emme oikeastaan edes koe, että kyseessä olisi erillinen prosessi verrattuna ei-anonyymiin rekrytointiin. Kun ei tarvitse tehdä mitään erikoisjärjestelyitä tulee anonyymi rekrytoinnin käyttö helposti osaksi arkea. Tähän mennessä olemme olleet tyytyväisiä sekä kokeiluun, että järjestelmään”, lopettaa Jani.

Haluatko tutustua Kuntarekry-palvelun rekrytointijärjestelmän anonyymi rekrytointi -toiminnallisuuteen tai kuulla, miten anonyymi rekrytointi voisi auttaa teitä kehittämään rekrytointiprosessejanne. Laita meille viestiä ja varaa esittely alla olevasta painikkeesta.

Ota yhteyttä

Inspiraatiota HR:stä ja rekrytoinnista

Näytä lisää

Näin onnistut digitaalisessa osaamiskartoituksessa

Näin onnistut digitaalisessa osaamiskartoituksessa

Onko aika selvittää, mitä osaamista työyhteisöstänne löytyy? Meillä on kokemusta sekä suurten että pienten organisaatioiden osaamiskartoituksista – ja haluamme jakaa parhaat vinkkimme jokaiseen prosessin vaiheeseen.

1. Määrittele tarkoitus

Aloitetaan tärkeimmästä – tarkoituksen löytämisestä. Ennen kuin aloitat osaamiskartoituksen, on tärkeää ymmärtää, miksi haluat kartoittaa työntekijöiden osaamista. Onko kyse siitä, että edessä on laajempi osaamisen kehittämisprojekti ja haluatte välttää turhia koulutuksia? Johtuuko se organisaatiomuutoksesta, joka vaatii tietoa nykyisestä osaamistasosta? Vai haluatteko tehdä avoimen kartoituksen selvittääksenne, millaista osaamista organisaatiossa on ja hyödyntää tietoa toiminnan kehittämiseen?

2. Toteutustapa

Kun tiedät, miksi haluat tehdä osaamiskartoituksen, on aika miettiä toteutustapaa. Ole luova! Ehkä teidän organisaatiossanne toimii parhaiten, että jokainen esihenkilö vastaa oman tiiminsä kartoituksesta. Haluatko lähettää kyselyn työntekijöille vai haastatella heitä? Voit myös aloittaa toisesta päästä: listaa organisaation tehtävät ja roolit ja peilaa työntekijät niihin, jolloin näet missä osaamisvajeita on.

Hyödynnä digitaalista osaamisen hallintaa

Tutustu Graden osaamisen hallinnan ratkaisuun

3. Testaa pilottiryhmällä

Ennen kuin viet kartoituksen laajaan käyttöön, suosittelemme testaamaan sitä pilottiryhmällä. Valitse osasto tai tiimi, joka todennäköisesti antaa arvokasta palautetta. Kun pilottiryhmä on suorittanut kartoituksen, arvioikaa tulokset, tehkää tarvittavat muutokset ja testatkaa uudelleen toisella pilottiryhmällä. Valmisteluun käytetty aika maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti, kun käytössänne on arvokas tietopankki työntekijöiden osaamisesta.

4. Etene suunnitelmallisesti

Kun kartoitus otetaan käyttöön koko organisaatiossa, on hyvä edetä ripeästi. Prosessin venyttäminen voi johtaa siihen, että tilanteet muuttuvat kesken työn ja tulokset vanhenevat ennen kuin ne ehtivät käyttöön. Pidä siis tahti napakkana, jotta saatte ajankohtaisen ja yhtenäisen kokonaiskuvan.

5. Hyödynnä ja ylläpidä tietoa

Kun osaamiskartoitus on valmis, sinulla on käsissäsi todellinen tietovaranto. On tärkeää luoda rutiinit tiedon ylläpitoon, jotta työ ei jää vain yhdeksi tilannekuvaksi. Mieti, miten uusien työntekijöiden osaaminen kartoitetaan, ja miten nykyisten työntekijöiden profiileja päivitetään.

Voit esimerkiksi pyytää esihenkilöitä tarkistamaan ja tarvittaessa päivittämään työntekijöiden osaamisprofiilit osana kehityskeskusteluja. Digitaalinen alusta helpottaa tietojen jatkuvaa päivittämistä. Anna mielellään myös työntekijöille pääsy omiin osaamisprofiileihinsa, jotta he näkevät, miten voivat kehittyä ja kasvaa organisaatiossa.

Haluatko tietää, miten onnistut osaamiskartoituksessa?

Tutustu Grade Competenceen

Inspiraatiota HR:stä ja rekrytoinnista

Näytä lisää

Digitaalinen referenssitarkistus – Martin Heden Lindgrenin haastattelu

Digitaalinen referenssitarkistus - Martin Heden Lindgrenin haastattelu

Digitaalinen referenssitarkistus on ollut kuuma aihe rekrytoinnissa viime vuosina. Perinteinen referenssien tarkistaminen on usein aikaa vievää ja vastausten laadun varmistaminen voi olla haasteellista. Tässä haastattelussa Refensan toinen perustaja Martin Heden Lindgren puhuu digitaalisen referenssitarkistuksen eduista ja siitä, miksi se on tärkeämpää kuin koskaan.

Refensa on käyttäjäystävällinen, digitaalinen referenssityökalu, joka voidaan helposti integroida useisiin markkinoilla oleviin rekrytointityökaluihin. Refensa on kuulunut keväästä 2022 lähtien Grade-konserniin – autamme yhdessä yrityksiä ja organisaatioita löytämään ja rekrytoimaan työntekijöitä sekä vahvistamaan pitovoimaa.

Mistä sait idean Refensan kehittämiseen?

Tarkastelimme digitaalisia referenssitarkistustyökaluja noin 3-4 vuotta sitten. Hämmästyimme, ettemme löytäneet automaattista työkalua, johon hakijat voisivat itse kutsua suosittelijoita ja seurata heidän omaa referenssiprosessiaan, tai tarjota interaktiivista ja mukaansatempaavaa kokemusta sekä hakijalle että suosittelijalle. Päätimme kehittää oman ratkaisumme ja tässä se on.

Mitkä ovat mielestäsi digitaalisen referenssitarkistuksen suurimmat edut?

Käyttäjämme ovat nostaneet ajansäästön yhdeksi suurimmista eduista.  Aikaa säästyy läpimenoajat mukaan lukien yhdestä kahteen tuntiin, jopa puolitoista viikkoa hakijaa kohden. Yli 50 % kaikista suosittelijoita vastaa virka-ajan ulkopuolella. Tätä mahdollisuutta rekrytoijien on yleensä vaikea tarjota perinteisessä referenssitarkistuksessa. On selvää, että myös suosittelijat suosivat digitaalista prosessia, jonka voimme nähdä myös konkreettisesti tuloksien myötä.

Avoimet vastaukset ja objektiivinen arviointi

Monet käyttäjät kokevat saavansa rehellisempiä vastauksia digitaalisessa referenssitarkistuksessa. Referenssien tarkistaminen objektiivisesti ja tasalaatuisesti on helpompaa uransa alkutaipaleella oleville rekrytoijille sekä myös kokeneimmille rekrytoinnin ammattilaisille. Lisäksi on helppo saada selkeä yleiskuva automaattisesti luodusta referenssiraportistamme.
Refensa voidaan integroida saumattomasti useisiin erilaisiin rekrytointityökaluihin. Tämä tekee sen aloittamisesta ja käytöstä erittäin helppoa – ilman uuden järjestelmän opettelua. 
Millaisia kokemuksia asiakkailla on Refensasta?
 
Kun tarkastelemme asiakkaita, jotka ovat käyttäneet Refensaa 2-3 vuoden ajan, voimme nähdä, että referenssin vasteaika on pudonnut noin 20 tuntiin. Aiemmin kesto oli muutamista päivistä jopa yli viikkoon. Näin ollen sijoitetun pääoman tuottoprosentti on 500-1000 % välillä, kun otetaan huomioon työntekijän, esimerkiksi rekrytoijan keskipalkka.  Keskimääräisesti täytettyjen referenssien määrä suhteessa pyydettyihin referensseihin hakijaa kohden on noin 103-104 %, sillä Refensan kautta hakijat kutsuvat noin 20 % enemmän referenssejä kuin rekrytoija on pyytänyt (keskimäärin 2-3 referenssiä hakijaa kohden). Se tarjoaa erittäin hyvän parannuksen suurimmalle osalle referenssitarkistuksia.

Onko sinulla vinkkejä digitaalisen referenssitarkistuksen aloittamiseen ja sen hyödyntämiseen?

Jos digitaalinen referenssitarkistus on organisaatiolle täysin uutta, sen voi aloittaa hieman pienemmässä mittakaavassa 1-5 hengen ryhmällä ja jalkauttaa sen käyttöä pikkuhiljaa. Yleensä sen suosio kasvaa organisaatiossa melko nopeasti. Meillä Gradella on asiantuntijoita, jotka auttavat asiakkaita eri kokoisista organisaatioista pääsemään alkuun Refensan kanssa. Ota meihin yhteyttä kokeillaksesi digitaalista referenssitarkistusta ja pääset alkuun nopeasti.
 

Lue lisää Graden tarjoamasta ratkaisusta digitaaliseen referenssitarkistukseen:

Grade Refensa

Tutustu Grade Refensaan

Haluatko tietää enemmän siitä, kuinka Refensa voi auttaa sinua ja kollegoitasi säästämään aikaa ja varmistamaan laadukkaan digitaalisen referenssitarkistuksen?

  • Käyttäjäystävällinen ja helppo aloittaa
  • Automatisoitu ja aikaa säästävä
  • Korkeat arviot tuesta ja palvelusta

Lohjan kaupungilla rekrytoidaan keskitetysti

Lohjan kaupungilla rekrytoidaan keskitetysti

Lohja rekry on Lohjan kaupungin keskitetty rekrytointiyksikkö, joka hoitaa koko kaupungin rekrytointien julkaisut ja niihin liittyvät tehtävät. Yksikössä toimiva tiimi opastaa ja ohjaa esihenkilöitä sekä muita rekrytoijia ja työnhakijoita rekrytointiin liittyvissä asioissa, viestii monipuolisesti eri sosiaalisen median kanavissa ja osallistuu erilaisiin rekrytointitapahtumiin yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Tiimin keskeinen tehtävä on kaupungin sijaisvälityksen koordinointi, sijaishakemusten käsittely, haastattelut sekä esihenkilöiden tukeminen sijaistarpeiden täyttämisessä. Myös työnantajamielikuvan kehittäminen on yksi yksikön tärkeistä tehtävistä. Pääsimme haastattelemaan Lohjan rekryn asiantuntijoita ja kyselemään hieman tarkemmin tiimistä ja sen toiminnasta.

Lohja rekry on ollut nykyisessä toiminnassaan vuodesta 2017 lähtien. Tätä ennen keskitettyä rekrytointia toteutettiin muun muassa varhaiskasvatuksen ja opetusalan sijaisrekrytoinneissa. Tällä hetkellä tiimissä työskentelee kolme rekrytoinnin asiantuntijaa Mervi, Elina ja Virve. Kaikki kolme ovat siirtyneet nykyisiin tehtäviin sijaispuolen yksiköistä. Pääasiassa tiimissä tehtävät on jaettu tasapuolisesti niin, että kaikki tekevät kaikkea, mikä näkyy tehokkuudessa ja tätä kautta positiivisessa palautteessa, jota tiimi viikoittain tekemisestään saa.

Tiimin työtehtävät

Tiimi on jakanut viikon työpäivät niin, että jokainen tekee vuorollaan päivystys-sijaispäivää, rekrytointipäivää sekä agendatonta päivää, jolloin voi olla avustamassa kahdessa edellisessä tai sitten tehdä jotain muuta, kuten kehittämistehtäviä tai hoitaa tapaamisia. Yleensä sijaispäivät ovat hektisiä, sillä tällöin päivä täyttyy vuorojen hakemisista, työsopimusten valmistelusta, puheluihin, sähköposteihin ja viesteihin vastaamisesta ja paljosta muusta. Rekrytointipäivät taas koostuvat rekrytointien avaamisista, päätösten ilmoitteluista ja rekrytointien sulkemisista. Rekrytointipäivät vaihtelevat vuodenaikojen mukaan, mikä näkyy suoraan työmäärässä. Ruuhka-aikoina, esimerkiksi opettajien rekrytointien aikaan, työtä on todella paljon, mutta rauhallisempina aikoina töitä on tasaisemmin. Tiimin tyypillinen viikko päättyy siihen, kun pohditaan että joko se viikko on taputeltu. Aika menee siis nopeasti kun tekemistä riittää, ja se jos mikä on mukavaa.

Keskitetyn rekrytoinnin hyödyt

Tiimi kokee, että kaupungin rekrytointien keskittäminen heille on tehokkaampi tapa, kuin jos rekrytoinnit olisi hajautettu kaikille esihenkilöille. Tiimin mukaan tällöin rekrytoinnit hoituvat samalla tavalla ja niitä koskee samat ”säännöt”. Keskitetyn rekrytoinnin myötä esihenkilöiden ei myöskään tarvitse yksin pähkäillä eri asioita tai hallita kaikkea. Rekrytiimi myös tekee viimeisen tarkistuksen esimerkiksi työpaikkailmoituksille, jolloin tekstejä voidaan vielä muokata lennokkaammiksi ja sopivan pituisiksi. Tiimi myös tarkistaa, että ilmoitukset eivät sisällä kirjoitus- tai muotovirheitä, ja näin ollen varmistetaan, että kaikki kaupungin työpaikkailmoitukset ovat yhtä laadukkaita. Keskitetty rekrytointi saa viikoittain kehuja esihenkilöiltä ja usein myös keikkalaisilta. Mikäli tiimissä ei osata vastata kysymyksiin ohjaavat he henkilön eteenpäin ja näin ollen varmistavat, että kysymyksiin löytyy aina vastaus.

Ajankohtaisia kehittämishankkeita

Lohjalla pyritään jatkuvasti kehittämään toimintaa ja seurataan rekrytointiin liittyviä ajankohtaisia aiheita. Tällä hetkellä tiimi tekee yhteistyötä Siuntion kunnan kanssa sijaispalveluiden tarjontaan liittyen ja kehittää kaupungin hammashoitajien ja musiikkiopiston sijaisrekrytointeja. Lisäksi tiimi tarkastelee myös rekrytointi-ilmoitustensa tekstejä ja pyrkii kehittämään niitä entisestään. Rekrytointien tueksi on lisätty myös rekrytointimarkkinointia, jolla pyritään saamaan lisää tekijöitä esimerkiksi hoitoalalle. Lisäksi tiimi pyrkii pitämään Teams-palavereita muiden kuntien ja kaupunkien kanssa, joissa voidaan jakaa ideoita, ajatuksia ja sparrailla toisia. Rekrytiimi pitää myös omia sisäisiä kehityspäiviä, joilla kehitetään tiimin omaa toimintaa sekä pohditaan esille nousseita asioita. Myös Graden Kuntarekryn asiantuntijat on toiminnan kehittämisen tukena ja tiimi mainitseekin, että heiltä saa aina vinkkejä ja apua, kun sitä tarvitsee. Myös toiminnan kehittämisen kannalta, heillä on oma roolinsa.

SMS-haut toimivat hyvin

Rekrytiimi on sitä mieltä, että SMS-haku on todella nopea tapa käynnistää sijaishaku, mikä tietysti helpottaa ja nopeuttaa sijaisten saantia. Tiimin mukaan kukaan esihenkilöistä tai sijaisista ei varmasti haluaisi palata vanhaan tapaan, jolloin sijaisille soiteltiin yksitellen puhelimitse ja kysyttiin kuka pääsisi sijaistamaan. Mainittakoon kuitenkin poikkeustilanteet, joissa joudutaan hieman soveltamaan, ja tällöin on usein helpompi olla yhteydessä sijaisiin puhelimitse ja selittää tilanne auki. Lohja rekryn rekisteristä löytyy yhteensä noin 500 sijaista, joista suurin osa tekee sijaisuuksia ikääntyneiden palveluissa ja varhaiskasvatuksessa. Siinä olisikin kyllä hommaa, jos jokaiselle sijaiselle pitäisi soittaa yksitellen ja kysyä pääsisikö joku töihin.

Inspiraatiota HR:stä ja rekrytoinnista

Näytä lisää

Moderni rekrytointijärjestelmä tukee rekrytoinnin kehittämistä Tampereella

Moderni rekrytointijärjestelmä tukee rekrytoinnin kehittämistä Tampereella

Tampereen kaupunki on yksi Suomen suurimmista työnantajista ja samalla Pirkanmaan alueen suurin työnantaja. Tampereen kaupunki työllistää noin 14 000 ihmistä noin 650 ammattinimikkeellä, joten toimivalle rekrytoinnille on tarvetta. Monetra Pirkanmaa Oy on julkiselle sektorille tukitoimintoja tuottava ja kehittävä yhtiö. Monetra Pirkanmaan ja Tampereen kaupungin henkilöstöyksikön yhteistyö rekrytoinnin osalta on ollut tiivistä ja rekrytointia kehitetään jatkuvasti. Tampereen kaupungin henkilöstöyksikkö ohjaa ja Monetra Pirkanmaa tuottaa Tampereelle sovitut rekrytointipalvelut ja hoitaa esimerkiksi kaikki Tampereen kaupungin rekrytoinnit.

Syksyllä 2019 Tampereen kaupunki ja Monetra Pirkanmaa aloittivat Graden omistaman Kuntarekry-palvelun käytön. Yhteistyö on käynnistynyt hyvin ja kokemukset Kuntarekry-palvelun käytöstä ovat olleet positiivisia. Iina Salokanto-Hiltunen Monetra Pirkanmaan rekrytointipalvelusta vastasi Kuntarekryn käyttöönottoprojektista ja kertoo, miten käyttöönotto on sujunut ja miltä rekrytoinnin kehitys näyttää Tampereella tulevaisuudessa.

Sujuva käyttöönotto ja helppokäyttöinen järjestelmä

Tampereella käyttöönottoprosessi oli sujuva ja perusrekrytointi osuus saatiin käyttöön nopeasti. Helppokäyttöisyys on myös saanut esimiehiltä kiitosta. Käyttöönottoa on tarkoitus laajentaa perusrekrytoinnin lisäksi myös sijaisrekrytointiin kuluvan vuoden aikana. Uuden järjestelmän avulla myös rekrytointiprosessin kehittäminen onnistuu jatkossa helpommin.

– ”Käyttöönotto on sujunut tosi hienosti. Rekrytointiosion haltuunottoon meni meillä vain kolme kuukautta. Sijaisrekisteriin siirrytään vuoden 2020 lopulla. Esihenkilöiltä saadun palautteen mukaan järjestelmä on helppokäyttöinen ja sen toiminnot auttavat rekrytoinnin läpiviennissä. Myös hakijaviestintä on sujuvaa ja oikea-aikaista, joka edesauttaa työnantajaimagon rakentamisessa. Tampereella on käytössä myös Kuntarekryn täyttölupaprosessi ja tämä on tuonut joustavuutta rekrytointeihin. Tärkeänä Tampereella pidetään läpinäkyvyyttä ja sitä, että esimerkiksi rekrytointilupien etenemistä voi rekrytoiva esimies seurata reaaliajassa. Nämä toteutuvat hienosti Kuntarekryssä. Myös rekrytointien ennakointi ja työnsuunnittelu on helpottunut rekrytointipalveluissa, kun rekrytoinnit alkavat täyttöluvalla Kuntarekryssä”, kertoo Iina.

– ”Varmasti uusi järjestelmä tukee kehittämistä. Kun saamme kokonaisuudessaan haltuun järjestelmän, niin pystymme enemmän laittamaan enemmän paukkuja rekrytointien kehittämiseen. Myös raportoinnin lisääminen ja analysointi kehittävät rekrytointia. Jatkossa kilpailu osaavista tekijöistä kiristyy kuntasektorilla, niin sujuva työnhakuväline auttaa tässä kilpailussa”, Iina jatkaa.

Rekrytoinnit sujuvasti maaliin

Yhteydenpito hakijoihin ja raportointimahdollisuudet ovat auttaneet rekrytointien läpikäyntiä ja kehittämistä. Etenkin isoissa hauissa Kuntarekry on helpottanut rekrytoinnin hallintaa sekä rekrytoijien välistä kommunikaatiota

– ”Rekrytointiprosessissa tärkeinä pidämme yhteydenpitoa työnhakijoihin ja sitä, että järjestelmä tukee raportointia ja rekrytoivaa esimiestä hakemusten läpikäynnissä. Tässä Kuntarekry on erittäin hyvä työkalu. Olemme saaneet monia rekrytoinnin osaprosesseja siirrettyä Kuntarekryllä hoidettavaksi, joka siten vähentää esimerkiksi sähköpostiliikennettä ja auttaa rekrytoinnin asiantuntijoita omien rekrytointien seurannassa ja hallinnoinnissa. Meillä on myös vuosittain isoja hakuja kuten opettajien haku ja näissä isoissa hauissa on Kuntarekry ollut erittäin ketterä työväline. Kun hakemuksia on satoja ja rekrytoivia esihenkilöitä useita, niin järjestelmän valikot auttavat rekrytoivien esihenkilöiden kommunikointia ja yhteistyötä. Myös hakijoille tulee positiivinen kuva, kun rekrytoinnit menevät sujuvasti maaliin”, toteaa Iina.

Rekrytoinnin tulevaisuus Tampereella

Kilpailu työntekijöistä kiristyy ja tämä näkyy myös Tampereen kaltaisissa suurissa kaupungeissa. Työnantajamielikuva, yhteistyö rekrytoivien esimiesten kanssa ja toimiva rekrytointiprosessi yhdistettynä moderniin järjestelmään auttavat kuitenkin siinä, että rekrytointeja voidaan kehittää ja jatkossakin kilpailla osaavasta työvoimasta.

– ”Kilpailu on tietyillä aloilla kovaa ja julkinen sektori joutuu kilpailemaan osaajista yksityisen puolen kanssa. Moderni järjestelmä auttaa tässä asiassa. Lisäksi Kuntarekryn valtakunnallisuus ja tunnettavuus on valttia. Koska Tampere tuli Kuntarekryn käyttäjäksi vasta nyt, niin olemme päässeet suoraan ottamaan hyödyt jo aikaisemmasta brändityöstä”, kertoo Iina.

– ”Tampereen kaupunki on vetovoimainen kaupunki, jonne uusia ihmisiä muuttaa jatkuvasti. Mutta on selvää, että rekrytointihaasteita on joillain aloilla tulevaisuudessa, kuten jo tällä hetkelläkin. Mutta suosittelemme ehdottomasti Kuntarekry-järjestelmää! Monetra Pirkanmaa Oy:n rekrytointipalveluissa käytämme monipuolisesti erilaisia listauksia ja Tila-vaihtoehtoja. Myös yhteistyö rekrytoivien esihenkilöiden kanssa sujuu hyvin järjestelmän kautta. Rekrytointipalvelut pystyvät auttamaan esihenkilöitä, kun käytämme järjestelmän mahdollisuuksia mm. hakemusten selaamisessa muistiinpanoja, kommenttikenttiä ja soveltuvuuden arvioinnin valikoita”, lopettaa Iina.

 

Graden rekrytointityökalut

Inspiraatiota HR:stä ja rekrytoinnista

Näytä lisää

Evästeet koostuvat pienistä tekstitiedostoista. Nämä tiedostot sisältävät tietoja, jotka tallennetaan laitteellesi. Joidenkin evästetyyppien sijoittamiseksi tarvitsemme suostumuksesi. Grade käyttää seuraavia evästetyyppejä.
Jos haluat lukea lisää käyttämistämme evästeistä ja niiden säilytysajasta, klikkaa tästä siirtyäksesi evästepolitiikkaamme.

Hallitse evästeasetuksiasi

Välttämättömät evästeet

Välttämättömät evästeet ovat evästeitä, jotka on sijoitettava, jotta verkkosivuston perustoiminnot toimisivat. Perustoiminnot sisältävät esimerkiksi evästeitä, jotka ovat tarpeen valikoiden käyttämiseen ja sivuston navigointiin.

Toiminnallisuusevästeet

Toiminnalliset evästeet on sijoitettava, jotta verkkosivusto toimii odotetusti. Esimerkiksi kieliasetuksen muistamiseksi, tiedon saamiseksi siitä, oletko kirjautunut sisään, sivuston turvallisuuden ylläpitämiseksi, kirjautumistietojen muistamiseksi tai tuotteiden lajittelun mahdollistamiseksi sivustolla haluamallasi tavalla.

Tilastolliset evästeet

Sivuston kanssa vuorovaikuttamisesi selvittämiseksi asetamme evästeitä tilastotietojen keräämiseksi. Nämä evästeet anonymisoivat henkilötiedot.

Mainonnan mittaamisevästeet

Voidaksemme tarjota parempaa palvelua ja kokemusta asetamme evästeitä markkinoinnin räätälöimiseksi sinulle. Toinen tämän sijoittamisen tarkoitus on markkinoida tuotteita tai palveluita sinulle, tarjota räätälöityjä tarjouksia tai markkinoida ja antaa suosituksia uusista käsitteistä, perustuen aiempiin ostoksiisi kanssamme.

Käyttäjämainonnan mittaamisevästeet

Relevanttien mainosten näyttämiseksi asetamme evästeitä mainosten mukauttamiseksi sinulle.

Henkilökohtaisesti mukautetut mainosevästeet

Relevanttien ja henkilökohtaisten mainosten näyttämiseksi asetamme evästeitä tarjotaksemme ainutlaatuisia tarjouksia, jotka on räätälöity sinun käyttäjätietojesi perusteella.